ドキュメントを自動で整理する方法

ドキュメントライブラリが整理された状態を長く保つことは滅多にありません。「Document1.docx」という名前のWordファイルが古いツールからエクスポートされたMarkdownの横に並び、3つの提案書のコピーにはそれぞれ微妙に異なる名前が付けられ、まとまったPDFには送信側のシステムが付けた名前がそのまま残っています。これらを手作業で整理するには、ファイルを開いて内容を確認し、どこに分類すべきかを判断し、新しいファイルが届くたびに同じ判断を繰り返す必要があります。

このガイドでは、通常どのようにドキュメントが管理されているか、各アプローチにおいてどこに最もメンテナンスの手間がかかるか、そしてファイルが追加された際の内容に基づいて自動的に説明付けとグループ化が行われるようにFabricを設定する方法について解説します。

一般的なドキュメントの整理方法

標準的な方法は、Google Drive、OneDrive、Dropboxなどのフォルダ階層を利用し、プロジェクト、クライアント、年ごとにフォルダを作成し、データが増えるにつれてサブフォルダを追加していくことです。フォルダは直感的で、共有も簡単です。しかし、保存するたびにどの場所にするかの判断が求められ、2つの場所に該当するドキュメント（たとえば支払い記録を兼ねた契約書など）は、どちらか一方にしか入らないか、両方にコピーされることになります。

次に取られる一般的な対策が命名規則です。先頭に日付を入れ、クライアントコードやバージョン番号を付与します。ファイル命名規則は、几帳面な一人の担当者がすべてのファイルを管理している間はうまく機能します。しかし、外部から受け取ったドキュメントは元のファイル名のまま保存されがちで、忙しい週になると名前の変更作業は真っ先に後回しにされてしまいます。

チームによっては、ドキュメントをNotionやWikiに移行し、種類、担当者、ステータスなどのプロパティを手作業で追加することもあります。これにより並べ替え可能なテーブルが完成しますが、プロパティの入力は誰かが行う必要があり、入力が滞るとテーブルの精度は徐々に崩れていきます。SpotlightやWindows Searchによるデスクトップ検索は、ファイル名や場合によっては本文のテキストからファイルを検索できますが、検索できるのはそのPC内だけに限定されます。

ステップ1：Fabricが読み取れる場所にドキュメントを配置する

ドキュメントの入ったフォルダをFabricにドラッグするか、ファイルを貼り付けるか、ウェブ版またはデスクトップアプリの「ファイルをアップロード」をクリックします。アップロードは大量のファイルを一度に処理できるため、アーカイブ全体を一度で移行できます。Fabricは、DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSONファイル、PDF、PPT/PPTXスライド、CSV/XLSXスプレッドシートを読み取ることができます。

Finderやエクスプローラーで作業を続けたい場合は、Fabricデスクトップアプリを使用することで、Mac、Windows、Linux上にFabricを仮想ドライブとしてマウントできます。そのドライブにドキュメントを保存するとFabricに追加され、ファイルを開くまではPC上の容量を消費しません。

Google Driveに保存されているドキュメントは、連携（コネクション）経由で追加できます。Google Driveは双方向で同期されるため、そのファイルはFabric上にも作成され、どちら側で行われた編集も反映されます。Google Docs、Google Slides、Google Sheets、およびNotionページも連携経由で取り込むことが可能です（連携には有料プランが必要です）。

ステップ2：Fabricが各ドキュメントについて分析した内容を確認する

すべてのドキュメントは取り込み時に処理されます。Fabricはファイルの埋め込みベクトルを作成し、これにより意味に基づいた検索マッチングが可能になるほか、内容を簡潔にまとめた要約を生成します。また、コンテンツの種類や扱われている概念・トピックなどの属性を抽出し、内容に基づいてタグを提案します。

いくつかのファイルを開いて結果を確認してみてください。たとえば「Document1.docx」が納品条件に関するサプライヤー契約書のドラフトであることが判明した場合、本文を読まなくても要約を見るだけでそれが分かります。適切と思われる提案されたタグを適用したり、独自の表現やコメントを追加したりできます。タグはフォルダをまたいで機能するため、1つのドキュメントに複数のタグを付けてもファイルを複製する必要はありません。

ステップ3：よくアクセスするグループ用のスマートコレクションを設定する

スマートコレクションは、内容に基づいて自動的にファイルを集約します。提案書、ポリシー、会議のアジェンダ、調査レポートなど、頻繁に探すドキュメントの種類ごとにコレクションを作成しておけば、該当するドキュメントが追加された際に自動的に分類されます。翌月に保存された提案書も、手作業で整理することなく「提案書」コレクションに自動で追加されます。

コレクションはフォルダと併用できます。ドキュメントは特定のクライアントフォルダ内に配置されつつ、全クライアントの署名済み契約書を集約したコレクションにも表示されます。これは、従来のフォルダ階層では実現が難しかった横断的なビューです。まずは2〜3個のコレクションから始めるのが賢明です。同じ種類のファイルを何度も検索していることに気づいたら、さらに追加していきましょう。

ステップ4：必要な構造だけを追加する

フォルダ、スペース、タグ、カンバンビュー、キャンバスは、すべてFabricでは任意であり、これらが一切なくても検索は機能します。多くのユーザーは、最上位のフォルダをいくつか（クライアント、管理、個人など）保持するにとどめ、詳細な整理はコレクションと検索に任せています。より詳細なフォルダ階層を作りたい場合は、デジタルファイルの整理方法でフォルダ設計について詳しく解説しています。

承認待ちのドラフトなど、段階を経て進めるドキュメントの場合は、フォルダをステージごとのカラムを持つカンバンビューに切り替えることができます。リスト表示に戻してもファイルが移動することはありません。

ステップ5：内容からドキュメントを検索する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押して、ドキュメントの内容を言葉で説明して検索します。Fabricの検索は意味とキーワードの両方で一致を判定し、各ファイル内のテキストを読み取るため、「外注先向けのオンボーディングチェックリスト」といったクエリを入力すれば、ファイル名に関係なく見つけることができます。完全一致させたい場合は単語を引用符で囲み、タグ、場所、アイテムの種類で絞り込んでリストを絞り込みます。

探していた適切なドキュメントが1つ見つかり、それと類似した他のファイルを探したい場合は、そのファイルを選択して類似検索を実行します。一連のドキュメントから答えを導き出したい場合は、フォルダを開いてAIアシスタントに質問してください。アシスタントはそのフォルダ内に限定して参照し、使用したドキュメントを引用します。回答はメモとして保存することも可能です。

よくある質問

Fabricはドキュメントを自動的にフォルダに移動しますか？

いいえ。Fabricは各ドキュメントの要約を作成し、属性を抽出してタグを提案します。そして設定したスマートコレクションがその情報をもとに自動で集約を行います。元のフォルダ構造はそのまま維持されます。

Fabricが読み取れるドキュメント形式は何ですか？

DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSONファイル、PDF、PPT/PPTXスライド、CSV/XLSXスプレッドシートです。Google DocsおよびNotionページは連携経由で取り込むことができ、有料プランが必要です。

既存のフォルダ構造をそのまま維持できますか？

はい。フォルダをそのまま移行すれば、Fabricが中のドキュメントを処理します。ファイルを移動することなく、スマートコレクションやタグによって新たな視点での表示が追加されます。

後から追加したドキュメントはどうなりますか？

追加時にも同様に処理され、条件に一致するスマートコレクションに自動的に表示されます。

ファイル名が思い出せない場合、どうやってドキュメントを探せばいいですか？

内容を言葉で入力してください。検索機能はキーワードだけでなく意味でも一致を判定し、該当するページを開いて結果を表示します。その他のテクニックについては、名前を思い出せないファイルを探す方法をご覧ください。

Google Driveからファイルを取り出すことなく、Drive内のドキュメントを整理できますか？

はい。Google Drive連携を使用すると、ファイルはDrive内に保持されたままFabric上にも作成され、変更内容は双方向で同期されます。連携機能のご利用には有料プランが必要です。

Fabricに取り込んだドキュメントにマークアップ（注釈）を付けることはできますか？

はい。ドキュメントやPDF内のテキストにハイライトやコメントを追加することができ、PDFをリーダーモードで閲覧することも可能です。

無料プランで試すことはできますか？

無料プランには、ファイルのアップロード、メモ、制限付きのAI利用が含まれており、ストレージとファイルサイズに上限があります。Google Driveなどのアプリとの連携には有料プランが必要です。詳細はプランと価格をご確認ください。