契約書を自動で整理する方法

契約書はあらゆる方向から届きます。秘密保持契約（NDA）は電子署名サービス経由で署名されて戻り、サプライヤーは規約をPDFの添付ファイルで送り、オフィスの賃貸借契約書は何年も前のスキャンデータであり、フリーランサーとの契約書はWordで作成され紙に署名されます。それぞれが届いた場所にそのまま放置され、後になって生じる疑問（どの契約が自動更新されるのか、あるいは誰に対して独占権を約束したのかなど）を解決するには、1つずつ開いて確認しなければなりません。

このガイドでは、中小企業やチームが普段どのように契約書を整理しているか、そうした手法のどこに最も手間がかかるのか、そして各契約書を読み込んで種類ごとにグループ化し、全体のデータに対して質問できるようにFabricを設定する方法について解説します。

一般的な契約書の整理方法

最も一般的な構成は、取引先ごとに1つのサブフォルダを作成した共有フォルダに、日付、取引先、契約タイプなどの命名規則を適用する方法です。コストがかからず、使い慣れた方法です。電子署名プラットフォーム経由で締結された契約書はそのプラットフォームのアーカイブに残り、添付ファイルはそれを受け取った人の受信トレイに残りがちであるため、フォルダには一部の契約書しか入っていないという状態になります。

多くのチームは契約管理台帳を追加します。これは、各契約書の取引先、開始日、更新日、通知期間を一覧にしたスプレッドシートです。誰かが新しい契約書を読み込んで行に入力しさえすれば、台帳によって更新時期を把握できるようになります。更新日を追跡・管理する方法では、この側面について詳しく説明しています。

大企業では、起草、承認ワークフロー、フィールド抽出機能を備えた契約ライフサイクル管理ソフトウェア（CLM）を使用します。これらのツールは、設定に時間をかけられる社内法務チームに適しています。規模の小さいビジネスの場合、導入や価格が問題の規模に見合わないことが多く、スプレッドシートによる管理台帳がそのまま使われ続けます。

ステップ1：すべての契約書を1つのライブラリに集約する

既存の契約書をFabricにドラッグするか、「ファイルをアップロード」をクリックします。アップロードは一度に大量のファイルを処理できるため、アーカイブフォルダを一括で取り込むことができます。FabricはPDFやDOCXファイルを読み込むことができ、写真撮影されたテキストも検索対象となるため、スキャンされた契約書にも対応します。

メールで届く契約書については、メッセージまたは添付ファイルをFabricのメールアドレスに転送します。認証済みのアカウントアドレスからのメールを受信でき、チームプランでは追加の送信者を承認できるため、契約書を担当する人なら誰でも転送して取り込むことができます。契約書フォルダがすでにGoogleドライブにある場合は、連携（コネクション）によってFabricと双方向で同期されます。連携機能には有料プランが必要です。

ステップ2：Fabricに各契約書を読み込ませて要約させる

各契約書は取り込み時に処理されます。Fabricは検索がドキュメントの意味に基づいて一致できるようにエンベディングを作成し、短い要約を作成し、コンテンツタイプやカバーされている概念などの属性を抽出し、タグを提案します。たとえば、12ページに及ぶ業務委託契約書であれば、「月額料金と60日の通知期間を定めた1年間のデザインリテイナー契約」のように要約されるため、一覧で内容を把握するには十分です。

適切と思われる提案タグを適用し、「2025年の更新により失効」や社内の担当者など、ドキュメント自体には記載されていない情報があればコメントを追加します。これらのメモはファイルと一緒に保持されます。

ステップ3：スマートコレクションで契約書を種類別にグループ化する

取り扱う契約の種類ごとにスマートコレクションを設定します（NDA、クライアント契約、サプライヤー規約、雇用および請負契約、賃貸借契約など）。スマートコレクションは内容に基づいて自動的に追加されるため、新たに署名されたNDAは、ファイル名が単に「Signed_document.pdf」となっていてもNDAコレクションに追加されます。

チームの運用に合わせて取引先ごとのフォルダを残しておくこともできます。その場合でも、コレクションを使用すれば全体を横断する別のビューが得られます。弁護士から今年署名したすべてのNDAを求められた場合でも、クライアントごとのフォルダを1つずつ検索することなく、該当のコレクションを開くだけで済みます。

ステップ4：条項を検索し、複数の契約書を横断して質問する

Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押し、条項の内容を入力します。Fabric検索はすべての契約書内のテキストを読み取り、該当する正確なページで検索結果を開きます。「責任の制限」のようにフレーズを引用符で囲むと、完全一致で検索できます。

契約書全体を横断して質問したい場合は、契約書フォルダを開いてAIアシスタントに「これらの契約のうち自動更新されるものはどれですか？また、必要な通知期間は？」のように尋ねます。AIはそのフォルダ内の契約書をもとに回答し、各契約書を引用元として提示するため、該当する条項を開いて自分で確認できます。その回答をメモとして保存し、管理台帳の作成や更新に役立てることも可能です。

Fabricは、契約書に何が記載されているかを見つけ、読み、比較するのに役立ちます。条件を解釈し、それに対してどう対応するかを判断するのは、引き続きユーザー自身および（重要な場面では）弁護士の役目です。

閲覧中に条項をハイライトしてコメントを追加することで、同僚への注意喚起や次回の更新交渉に向けたフラグ付けを行えます。コメントはその箇所に関連付けられたまま残るため、次にその契約書を開いた人にもフラグが付けられた理由が伝わります。

ステップ5：各契約書の閲覧権限を管理する

契約書には価格や個人情報が含まれることが多いため、アクセス権は慎重に制限してください。閲覧者、コメント投稿者、編集者、管理者のロールを使用して、特定のユーザーとのみスペースやファイルを共有することで、財務担当者が雇用契約書を見ることなくサプライヤーの規約だけを確認できるようにします。

さらにセキュリティを強化したい場合は、ファイルまたはフォルダを右クリック（または開いて3点リーダーのメニューをクリック）し、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。フォルダに設定したパスワードは後から追加されたファイルにも適用され、リセットはできないため、パスワードマネージャーに保存してください。パスワード保護はProプランおよびTeamプランで利用できます。

よくある質問

Fabricはスキャンされた契約書を読み取れますか？

はい。検索は写真撮影されたテキストを含むPDFや画像内のテキストをカバーしているため、スキャンされた契約書もその内容から検索できます。

Fabricは自動的に契約書をフォルダに分類してくれますか？

いいえ。各契約書を要約し、属性を抽出してタグを提案します。設定したスマートコレクションはそれらの情報に基づいて自動的に分類されます。作成したフォルダ構成はそのまま維持されます。

すべての契約書の中から特定の条項を見つけるにはどうすればよいですか？

条項の説明を入力して検索するか、引用符で囲んで完全一致のフレーズで検索します。検索結果は条項が表示されているページで開きます。

更新間近の契約書をAIに教えてもらうことはできますか？

契約書フォルダ内でAIアシスタントに質問すると、各契約書からの引用を添えて回答してくれます。回答に基づいてアクションを起こす前に、引用された条項を確認してください。

Fabricは契約管理システムですか？

FabricはAIワークスペースであり、クラウドドライブです。契約書に関しては、読み取り、要約、グループ化を行い、AIアシスタントが各契約書からの引用とともに質問に答えます。

契約書が入ったフォルダをパスワードで保護できますか？

はい、ProプランおよびTeamプランで可能です。アクセス権を持つすべてのユーザーはパスワードの入力が必要になり、一度入力すると6時間アクセスが維持された後、再入力が求められます。

メールで届いた契約書を保存するにはどうすればよいですか？

認証済みのアカウントアドレスまたは承認済みの送信者から、メールまたは添付ファイルをFabricのメールアドレスに転送します。

オンラインに契約書を保存するのは安全ですか？

Fabricでは、スペースやファイルごとのロールによるアクセス制御のほか、ProプランとTeamプランではパスワード保護が可能です。重要書類をオンラインで安全に保管する方法で、考慮すべきポイントを解説しています。設定が自社の法的要件やコンプライアンス要件を満たしているかご確認ください。