スキャンしたPDFを検索可能にする方法

スキャンしたPDFは文書のように見えますが、実際には写真の束のように動作します。オフィスのスキャナーを通した賃貸借契約書、スマートフォンでPDFとして保存した診療報酬明細書、親から郵送されてきた昔の確定申告書など、どれも画面上には文字が表示されています。しかし、ページが画像であるため、Cmd+Fを押しても何も見つかりません。

このページでは、スキャンデータにテキストレイヤーを追加する一般的な方法、それらの方法で時間がかかってしまう理由、そしてすべてのページの文字を1つのライブラリから検索・質問できるようにスキャンしたPDFをFabricに取り込む方法について説明します。

スキャンデータを検索可能にする一般的な方法

従来の定番の方法は、PDFエディターでの光学文字認識（OCR）です。Adobe Acrobatには各ページの上に非表示のテキストレイヤーを追加する「テキスト認識」ツールがあり、多くのスキャナーユーティリティでもスキャンの最後に同様の処理が用意されています。これは綺麗に印刷されたページには効果的です。難点は、ファイルごとに作業が必要なことです。PDFを開き、OCRを実行し、保存して、次のファイルでも同じことを繰り返します。引き出し1杯分の古いスキャンデータがあると、午後がつぶれてしまうこともあります。

もう1つのよくある裏技は、PDFをGoogleドライブにアップロードしてGoogleドキュメントで開くことです。これにより、スキャンが編集可能なテキストに変換されます。これは手紙から1段落を抜き出すのには便利です。しかし、変換されたドキュメントは元のレイアウトが崩れてしまうことが多く、最終的にスキャンデータと、行ごとの一致すら怪しいテキストバージョンの2つのコピーが手元に残ることになります。

Adobe ScanやMicrosoft Lensなどのスマートフォンのスキャナーアプリは、撮影時にOCRを実行するため、新しい書類には便利です。無料のオンライン変換ツールなら単発のファイルを処理できますが、あまりよく知らないサイトに個人情報が含まれる書類をアップロードする必要があります。そしてどの場合でも、検索可能なファイルは結局どこかのフォルダーに保存されるため、見つけられるかどうかはファイル名を何となく覚えているかにかかっています。

ステップ1：スキャンしたPDFをFabricに追加する

まずはスキャンデータを集めます。Fabricのウェブアプリまたはデスクトップアプリで、PDFをドラッグするか、貼り付けるか、「ファイルをアップロード」をクリックします。アップロードは一度に大量のファイルを処理できるため、数百枚のスキャンが入ったフォルダーも、1つずつではなくまとめて取り込むことができます。ファイルのアップロードは無料プランに含まれており、ストレージとファイルサイズの制限については料金ページに記載されています。

スキャナーがパソコン上のフォルダーに保存する設定になっている場合は、Fabricデスクトップアプリを使う方が簡単です。Mac、Windows、LinuxでFabricを仮想ドライブとしてマウントするため、スキャナーの保存先をFabricのフォルダーに指定したり、完了したスキャンを他のフォルダーと同じように移動したりできます。ドライブ上のファイルはパソコンの容量を消費せず、開いたときにストリーミングされます。

メールの添付ファイルとして届いたスキャンデータは、認証済みのアカウントアドレスからFabricのメールアドレスに転送できます。スマートフォンの場合は、任意のアプリでPDFを開き、「共有」をタップしてFabricを選択します。

ステップ2：Fabricにページを読み取らせる

スキャンデータを取り込むと、追加の操作を行うことなくFabricが自動的に処理します。検索機能は、PDF、ドキュメント、画像、スクリーンショット内のテキストをカバーしており、スキャンしたページである写真内のテキストも対象になります。また、Fabricは各アイテムの短い要約を作成し、コンテンツタイプや扱われているトピックなどの属性を抽出するため、「SCAN0047.pdf」という名前のスキャンデータであっても何についての文書かが分かります。

この処理はスマートコレクションにも活用され、コンテンツに基づいて自動的に分類するように設定できます。たとえば、保険書類のコレクションなら、一致する新しい保険証券のスキャンを自動的に収集します。Fabricはタグの提案も行い、保存時に独自のタグやコメントを追加することも可能です。フォルダー分けは任意で、分類してもしなくてもスキャンデータは検索できます。

ステップ3：すべてのページのテキストを検索する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押します。通常の検索語句で、意味に基づくマッチングとキーワードによるマッチングを組み合わせたハイブリッド検索が実行されます。そのため、スキャン上に「termination of tenancy（賃貸借契約の終了）」と書かれていても、「notice period for ending the lease（賃貸解約の通知期間）」と入力すれば該当する条項を見つけ出すことができます。検索結果からは対象のページへ直接ジャンプできるため、40ページに及ぶスキャン契約書でも素早く確認できます。

参照番号、口座番号、名前などを検索する場合は、単語を引用符（""）で囲むことで、厳密な完全一致検索が行えます。フィルターを使用すれば、タグ、ファイルの保存場所、アイテムの種類で結果を絞り込めるため、PDFのみに検索を限定することも可能です。スキャンしたドキュメントを検索する方法には、スキャンデータで効果的な検索クエリの例がさらに掲載されています。

ステップ4：スキャンデータについて質問する

ファイルそのものではなく、特定の情報を知りたい場合もあります。スキャンが入っているフォルダーを開き、AIアシスタントを起動します。アシスタントはそのフォルダー内のみを対象にして内部のすべてを分析するため、「これらの明細書全体で支払われた固定資産税の合計はいくらですか？」や「締め切りについて言及している手紙はどれですか？」といった質問が可能です。回答にはクリック可能な参照元ドキュメントが引用されるため、どのページから情報を得たのかを確認できます。

フォルダーを右クリックして、フォルダーを開かずにアシスタントのコンテキストに追加することも可能です。手元に残しておきたい回答があれば、スキャンデータの横にメモとして保存できます。

ステップ5：新しい紙の書類も同じ方法で取り込む

まだスキャンしていない書類なら、スマートフォンがあれば十分です。写真内のテキストもFabricで検索できるため、印刷された手紙の写真を共有シートから送信すれば、その文言で検索できるようになります。手書きのページの場合は、手書きスキャナーが写真を構造化されたメモに変換し、元の画像も一緒に保存します。これは無料プランを含むすべてのプランで利用できます。スマートフォンで紙のドキュメントをスキャンする方法では、綺麗に撮影するための手順を解説しています。

スキャンしたPDFはリーダーモードで開き、他のPDFと同様にハイライトやコメントの追加が可能です。

よくある質問

スキャンしたPDF内のテキストが検索できないのはなぜですか？

スキャナーは各ページを画像として保存するため、ビューアーが検索できるテキストレイヤーがPDFに存在しないからです。単語を検索可能にするには、OCRソフトウェアや、画像内のテキストを読み取るFabricのようなツールが必要です。

Fabricにスキャンをアップロードする前にOCRを実行する必要がありますか？

いいえ。Fabricの検索はPDF内のテキストや画像内の撮影されたテキストを読み取るため、スキャンデータをそのままアップロードできます。

スキャンデータ内にある正確な口座番号や参照番号を検索できますか？

はい。Fabricの検索で番号を引用符（""）で囲むと厳密な完全一致検索が行われ、該当するページが直接開きます。

スキャンしたPDFが入ったフォルダー全体を一度に検索可能にできますか？

はい。フォルダーの内容を一度にアップロードするか、Fabricデスクトップドライブに移動します。ファイルごとに個別の手順を踏むことなく、取り込まれた後に各ファイルが順次処理されます。

個人文書のスキャンをアップロードしても安全ですか？

Fabricは転送中および保存中のファイルをAES-256で暗号化しており、共有や公開を行わない限りコンテンツのプライバシーは保護されます。その他の考慮事項については、重要なドキュメントをオンラインで安全に保管する方法をご覧ください。

スマートフォンでスキャンしたPDFを検索できますか？

はい。iOSおよびAndroidアプリでも同様に検索が機能し、モバイルではナレッジ検索パネルが画面下部のドロワーに配置されています。

FabricでスキャンしたPDFを検索するには有料プランが必要ですか？

ファイルのアップロードは無料プランに含まれており、ストレージ容量とファイルサイズに制限があります。Googleドライブなどの他のアプリとの連携には有料プランが必要で、無料プランでのAI利用には制限があります。

手書きのスキャンを編集可能なテキストに変換できますか？

はい。手書きのページの写真を「手書きスキャナー」にアップロードすると、Fabricがそれを編集可能な構造化メモに変換し、元の画像も横に保存されます。