すべてのデバイスでドキュメントを利用する方法

ドキュメントは、コンピュータ間を移動するたびに増殖していきます。職場のノートPCで企画書を作成し始め、仕上げるために自宅にメールで送り、自宅のPCで編集して送り返す。金曜日になる頃には、一方のマシンには「企画書_v3_最終.docx」があり、もう一方には「企画書_v3_最終_JS.docx」が存在し、どちらに最新の変更が含まれているのか分からなくなってしまいます。

このガイドでは、通常どのようにして複数デバイス間でドキュメントを利用できるようにしているのか、どこでバージョンの混乱やストレージの分散が生じるのか、そしてお使いのすべてのコンピュータやスマートフォンで開くことができるドキュメントの単一コピーをFabricに保持する方法について解説します。

ドキュメントをどこからでも利用できるようにする一般的な方法

Microsoft Wordと連携したOneDrive、およびGoogleドキュメントと連携したGoogleドライブが標準的な解決策であり、それぞれのスイート内ではうまく機能します。WordドキュメントはOneDriveに自動保存され、そのアカウントにサインインしているあらゆるデバイスで開くことができます。Googleドキュメントはどのブラウザでも開けます。摩擦が生じるのは、この2つが交錯するときです。GoogleドライブにアップロードされたWordファイルは変換されるかプレビューで開かれ、DOCXとしてダウンロードされたGoogleドキュメントは別のコピーになってしまいます。

また、多くの人は異なるサービスで仕事用アカウントと個人用アカウントを使い分けており、さらに前の職場のDropboxなども加わって、ドキュメントが複数のドライブに分散しています。自分宛てにファイルをメールで送信したり、USBメモリを使ったりしてその場をしのぎますが、そのたびに新たなコピーが作成されてしまいます。

時間が経つにつれ、問題は「ドキュメントがどこにあるか」から「どのコピーが最新か」へと移行します。ファイルのどのバージョンが最新かを見分ける方法ではその解決策を取り上げ、クラウドストレージを統合する方法ではドライブの数を減らす方法を解説しています。

ステップ1：ドキュメントをFabricドライブに保存する

お使いの各コンピュータにFabricデスクトップアプリをインストールします。Mac、Windows、Linuxに対応しており、お使いのコンピュータに仮想ドライブとしてFabricを追加します。Finderまたはエクスプローラーからドキュメントフォルダをその中に移動するだけで、アプリがインストールされているすべてのコンピュータから同じファイルを確認できます。

このドライブは通常のフォルダと同じように動作するため、DOCXファイルをWordで、スプレッドシートをExcelで、プレゼンテーションをPowerPointで直接開くことができます。ドライブ上のファイルはコンピュータの容量を消費せず、開いたときにストリーミングされます。

デスクトップアプリがない場合は、Webアプリにファイルをドラッグするか、「ファイルをアップロード」をクリックします。Fabricは、DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSONのドキュメント、PPTおよびPPTXのスライド、CSVおよびXLSXのスプレッドシートに対応しています。

ステップ2：ドキュメントがある場合はGoogleドライブを接続する

Googleドライブからすべてを移動する必要はありません。FabricのマーケットプレイスでGoogleドライブを選択し、「インストール」をクリックして、サインインして権限を付与します。リダイレクトされると、Fabricが接続を確認します。Googleドライブ接続は双方向のディープ同期です。ファイルはFabric内に作成され、変更は双方向に反映されます。

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドも接続を通じて取り込むことができます。これにより、Fabricドライブ上のWordファイルとGoogleファイルが1つのライブラリに収まり、同じ検索結果に表示されるようになります。接続機能を利用するには有料プランが必要です。

ステップ3：スマートフォンでドキュメントを開く

iOSまたはAndroidにFabricモバイルアプリをインストールします。同じライブラリが開くため、職場のノートPCで保存した契約書を通話中や待合室で確認することができます。

スマートフォンに先に届いたドキュメントを逆方向に送ることも可能です。メールやメッセージアプリで「共有」をタップしてFabricを選択するか、添付ファイル付きのメールを自分のFabricメールアドレスに転送します。どちらの方法でも、席に戻ったときにはコンピュータに入っています。

Fabricではテキストドキュメント上でハイライトやコメントの追加ができ、それらのメモはファイルと一緒に保存されるため、スマートフォンで追加したコメントはデスクトップでドキュメントを開いたときにもそのまま残っています。

ステップ4：内容からドキュメントを検索する

どのデバイスからでも、「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押して、ドキュメントの内容を入力します。Fabric検索はドキュメント内のテキストを読み取り、キーワードだけでなく意味による一致も行うため、「コンサルティング契約書の通知期間に関する条項」と入力すれば、適切なファイルと該当ページが表示されます。

また、Fabricはドキュメントが追加された際に短い要約を作成し、トピックを抽出します。これは、どのファイルが必要かを確認するために複数の長いファイルを開くのに時間がかかるスマートフォンで役立ちます。開く前にファイルの内容が要約でわかり、提案されたタグを使って関連するドキュメントをグループ化することも可能です。

クライアント名や条項番号などの正確なフレーズには引用符を使用し、フォルダ、タグ、またはアイテムの種類で結果を絞り込むにはフィルターを使用します。

ステップ5：他のユーザーとドキュメントで共同作業する

他の人にドキュメントを確認してもらうには、閲覧者、コメント投稿者、または編集者として共有します。コメント投稿者はテキストをハイライトしてコメントを追加でき、対応が完了したコメントには完了マークを付けることができます。外部のユーザーは、登録なしで共有リンクを開くことができます。詳細はコラボレーションをご覧ください。

一連のドキュメントからすばやく回答を得たい場合は、フォルダを開いてAIアシスタントに質問してください。そのフォルダ内のみを参照して回答し、使用したドキュメントを引用します。テキストだけでなくスプレッドシートも読み取ることができます。

よくある質問

自宅のコンピュータから職場のドキュメントにアクセスするにはどうすればよいですか？

両方のコンピュータにFabricデスクトップアプリをインストールし、ドキュメントをFabricドライブに保存してください。これで両方のマシンから同じファイルを開くことができます。事前に、職場のファイル保存場所に関する勤務先の規則をご確認ください。

FabricのWordドキュメントをMicrosoft Wordで開くことはできますか？

はい。デスクトップアプリを使用すると、Fabricドライブは通常のフォルダと同じように動作するため、そこからWordでDOCXを開くことができます。

各デバイスに重複したコピーが作成されてしまいますか？

Fabricから作業していれば、重複することはありません。各デバイスは独自のコピーを保持するのではなく同じファイルを開き、デスクトップドライブ上のファイルはコンピュータの容量を消費しません。

GoogleドキュメントとFabricを一緒に使用できますか？

はい。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドは接続機能を通じてFabricに取り込まれ、Googleドライブ接続によってファイルが双方向に同期されます。接続機能を利用するには有料プランが必要です。

Fabricはどのドキュメント形式に対応していますか？

DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSONのドキュメント、PPTおよびPPTXのスライド、CSVおよびXLSXのスプレッドシート、PDF、EPUB電子書籍に対応しています。

スマートフォンでドキュメントを読むことはできますか？

はい。iOSおよびAndroid用のFabricアプリは、デスクトップアプリやWebアプリと同じライブラリを開きます。

スマートフォンからドキュメント内のテキストを検索できますか？

はい。すべてのFabricアプリで、検索機能がドキュメント内のテキストを読み取ります。

無料プランはありますか？

はい。無料プランには、ファイルのアップロードとメモ機能が含まれており、ストレージとファイルサイズに制限があります。Googleドライブや他のアプリへの接続には有料プランが必要です。料金プランをご覧ください。