ドキュメントに関するクライアントのフィードバックを得る方法

提案書がWordファイルとしてクライアントに送られます。2日後、1人の担当者による変更履歴が含まれた「Proposal_v3_final_JM.docx」として戻ってきますが、その同僚は元のメールに返信する形で、価格設定セクションに関する別のメモを送ってきます。その結果、2つの異なるファイルに2通りのフィードバックが存在することになり、一部のメモは内容が食い違っています。

このガイドでは、ドキュメントのフィードバックを収集する一般的な方法、それらの方法によってファイルの重複やメモの紛失が発生する原因、そしてクライアントがテキストをハイライトして直接コメントできるようにFabricで1つのドキュメントを共有する方法について解説します。

ドキュメントへのフィードバックを収集する一般的な方法

Wordドキュメントをメールで送信し、変更履歴の記録を依頼する方法は、依然として多くの業界で標準となっています。クライアントにとっても馴染みのある形式であり、変更履歴によってすべての編集内容が明確に表示されます。問題が生じるのは、クライアント側で複数人が確認する場合です。各自が自分のファイルを個別に編集することが多く、誰かが手作業でそれらのバージョンを統合しなければならなくなるためです。

Googleドキュメントのコメント機能なら、すべてのレビュー担当者が1つのファイル上で作業するため、複数のファイルが乱立する問題は解消されます。しかし、クライアントによってはGoogleアカウントの利用が制限されていたり、外部ドキュメントへのアクセスがブロックされていたりする組織に所属している場合があり、フィードバックを受け取る前に、共有リンクをめぐる度重なるアクセス申請の手間が発生することがあります。

3つ目の選択肢は、PDFを送信してメールでフィードバックをもらう方法です。クライアントがテキスト自体を変更できないため、こちらの方法を好む人もいます。ただし、この場合フィードバックは「4ページの第2段落、スケジュールに関する文」といった形で届くため、各メモを元の箇所の該当箇所と照合する作業が発生します。

どの方法をとるにしても、バージョン名が増え続けることになります。どのファイルのバージョンが最新かを確認する方法では、この問題の側面について詳しく取り上げています。

ステップ1：クライアントがアクセスできる場所にドキュメントを配置する

クライアント専用のスペースとプロジェクト用のフォルダーを作成します。そのスペースを共有すると、クライアントはそのスペースのみを閲覧できるため、他のクライアント向けのドキュメントのプライバシーは保護されます。

ドラッグ、貼り付け、または「ファイルをアップロード」をクリックしてドキュメントを追加します。FabricはDOCX、TXT、Markdown、HTML、JSONに対応しています。また、メモ・ドキュメントエディタを使用してFabricのメモとしてドキュメントを作成することもでき、最初から下書きとクライアントのコメントを同じ場所にまとめておくことができます。

下書きをGoogleドキュメントで作成している場合は、Googleドライブ連携によりFabricとファイルを双方向で同期できます。連携機能のご利用には有料プランが必要です。

ステップ2：コメント権限で共有する

「共有」をクリックし、クライアントに「閲覧者（コメント可）」のロールを付与します。Fabricのロールと権限（閲覧者、閲覧者（コメント可）、編集者、管理者）を使用すると、クライアントはテキストを変更することなくマークアップできるため、クライアントの意見を収集しながら文面の管理権を維持できます。クライアントに直接編集してもらいたい場合は、代わりに「編集者」ロールを付与してください。

外部ユーザーは登録不要で共有リンクを使用できるため、クライアント側の法務や財務の担当者もメールから直接ドキュメントを開いてコメントを開始できます。

フィードバックを受け取るには共有リンクが必要です。公開リンクは閲覧のみ（オプションでダウンロード可能）で、コメント機能には対応していません。

ステップ3：クライアントにテキストのハイライトとコメントを依頼する

テキストファイルでは、コメント権限を持つユーザーは文章をハイライトし、必要に応じてコメントを追加できます。メモは対象の正確な語句に直接紐づけられるため、「スケジュールに関する文」といった曖昧な指摘ではなく、ハイライトされた文章の横にコメントが表示される形になります。注釈ページでは、ハイライトとコメントがどのように表示されるかを確認できます。

クライアント側の複数人が同じドキュメントをレビューする場合でも、全員が単一のファイルにコメントし、お互いのコメントに返信できます。意見の食い違いも同じ行の横に並んで表示されるため、編集作業を始める前にそれらを把握できます。Fabricのコラボレーションツールには@メンション機能も含まれており、特定の担当者に判断を仰ぎたい場合に役立ちます。

リンクと一緒に短いメッセージを添えることで、クライアントが確認すべき点に集中しやすくなります。「書式は後ほど変更しますので、スコープとお支払い条件をご確認ください」と具体的に伝えることで、一般的な所感の依頼よりも有用なコメントが得られやすくなります。

ステップ4：変更を反映し、各コメントを完了としてマークする

コメントを順番に処理していきます。1つの対応が終わったら、完了としてマークします。これによりコメントがチェックリストのように機能し、クライアントもどの項目が対応済みかを確認できます。クライアントからのフィードバックを完了としてマークする方法では、この運用方法についてさらに詳しく解説しています。

製品名の変更や「当社」から正式な会社名への置き換えなど、複数箇所に及ぶ変更については、AIアシスタントがドキュメントを直接編集できます。変更ごとに承認・却下の選択肢が表示されるため、すべての修正内容を確認してから確定できます。また、同じフォルダー内にある要件書と照らし合わせて修正稿をチェックするようアシスタントに依頼することもでき、アシスタントはソースへのクリック可能な参照リンクを添えて回答します。

ステップ5：最終バージョンを送付する

クライアントの承認が得られたら、リンクとしてドキュメントを公開します。「共有」をクリックし、「公開」タブを開いて「リンクを作成」をクリックし、リンクの名前を設定します。クライアントが保管用にコピーを必要とする場合は、ダウンロードの許可をオンにします。公開リンクでのダウンロード機能はすべてのプランで利用可能です。後から軽微な修正が発生した場合でも、Fabricで元のドキュメントを編集すれば公開バージョンも更新されるため、送信したリンクは常に最新の状態に保たれます。

よくある質問

Wordファイルのやり取りをメールで何度も往復させずに、クライアントにコメントしてもらうにはどうすればよいですか？

DOCXファイルをFabricにアップロードし、クライアントにコメント権限を付与して共有します。すべてのレビュー担当者が1つのファイルにコメントするため、手動で統合する必要がありません。

クライアントはアカウントを作成せずにドキュメントにコメントできますか？

はい。外部ユーザーはアカウント登録なしで共有リンクを利用できます。

クライアントは特定の文をハイライトしてメモを残すことができますか？

はい。コメント権限を持つユーザーは、テキストファイル内のテキストをハイライトし、必要に応じてコメントを追加できます。メモはその文章に直接紐づけられます。

レビュー中のクライアントによるドキュメントの直接編集を防ぐことはできますか？

はい。「閲覧者（コメント可）」のロールを付与してください。テキストのハイライトやコメントは可能ですが、本文を変更することはできません。

クライアントがコメントできるドキュメントの形式は何ですか？

Fabricは、DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSONドキュメント、およびFabric内で作成されたメモに対応しています。GoogleドキュメントはGoogleドライブ連携（有料プランが必要）を通じて取り込むことができます。

どのフィードバックに対応済みかをクライアントに示すにはどうすればよいですか？

対応が完了したコメントを順次「完了」としてマークします。クライアントは、どのコメントが対応済みで、どれがまだ未対応であるかを確認できます。

クライアント側のチームの複数人が同じドキュメントにコメントすることは可能ですか？

はい。各担当者にコメント権限を付与して共有してください。全員が1つのファイルにコメントし、お互いのコメントに返信することができます。

フィードバック用に送信するドキュメントにパスワードを設定することはできますか？

はい、ProプランおよびTeamプランで設定可能です。パスワードのリセットはできないため、パスワードマネージャーに保存してください。プランの詳細は料金ページをご確認ください。

クライアントのフィードバックには、共有リンクと公開リンクのどちらを使用すべきですか？

フィードバックには、コメント権限を設定した共有リンクを使用してください。公開リンクは最終バージョンの納品用です。特定のファイルのみへのアクセス権をクライアントに付与する方法では、クライアントごとにドキュメントを分けて管理する方法を説明しています。