内容を説明してメールを検索する方法

送信者や件名の単語を覚えている場合、受信トレイの検索は素早く行えます。しかし、大まかな内容しか覚えていない場合は時間がかかります。去年の冬のどこかで大家さんが暖房の修理について書いてきた、あるいは業者が新しい配達日を確認してきたものの、送信元アドレスも件名も、会社のメールか個人のメールのどちらに届いたのかすら思い出せないという状況です。

このガイドでは、通常そのようなメールを探し出す方法と、Fabricで連携済みの受信トレイや転送したすべてのアイテムを横断し、メールの内容を説明して見つける方法について解説します。

過去のメールを探す一般的な方法

通常使われるツールはメールボックス自体の検索機能で、from:、has:attachment、日付範囲などの検索演算子がよく使われます。これは、少なくとも1つの確実な詳細が分かっている場合に最も効果的です。「暖房」で検索しても大家さんが「ボイラー」と書いていた場合、目的のメッセージは検索結果の次のページに埋もれるか、まったく表示されないことがあります。

事前に設定されていれば、ラベル、フォルダー、ルールが役立ちます。ほとんどの人が何かしら設定していますが、適用は不完全になりがちで、探しているメールに限ってルールから漏れていたということがよくあります。次に頼る方法は1か月分のメールをさかのぼってスクロールすることですが、これは受信トレイが小さい場合には機能しても、忙しい受信トレイでは途方に暮れてしまいます。

アカウントが2つあると、手間は2倍になります。仕事用のOutlookと個人用のGmailがある場合、うろ覚えのメールを探すには2つのアプリで2回検索する必要があり、結局は送信者に「再送してください」とメッセージを送ることになる場合が多々あります。

ステップ1：受信トレイを連携する

Fabricには、GmailおよびOutlook用の連携（Connections）があります。Fabricマーケットプレイスにアクセスし、アプリを選択して「Install」をクリックします。権限画面が表示されたら、メールアカウントにサインインして権限を付与すると、連携が成功したという確認とともにFabricに戻ります。

連携すると、ナレッジ検索パネルとAIアシスタントが、Fabric内のすべてのアイテムと並行してそのメールボックスを検索できるようになります。GmailとOutlookの両方を使用している場合は、それぞれを連携してください。連携機能には有料プランが必要です。

ステップ2：手元に残しておきたいメールを転送する

契約の確認、予約、後で必要になる手順など、Fabric自体に保存しておく価値のあるメールもあります。それらのメールを添付ファイルとともに、ご自身のFabricメールアドレスに転送してください。認証済みのFabricアカウントアドレスからのみメールを受け付けますが、チーム向けに追加の送信元アドレスを承認することもできます。

転送されたメールはファイルやノートの横に並び、Fabricは他のアイテムと同様に処理します。意味に基づいて検索が一致するよう埋め込みを作成し、要約を作成し、タグを提案します。メールの請求書や領収書を自動的に保存する方法では、定期的な送信者からのメールに対してこれを習慣化する方法を紹介しています。

ステップ3：ナレッジ検索パネルでメールの内容を説明する

「Search」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押します。ウェブ版およびデスクトップ版では、ナレッジ検索パネルは検索画面の右側にあります。モバイル版では下部のドロワーにあります。パネル内をクリックし、同僚に説明するようにメールの内容を説明します。たとえば、「去年の冬の暖房修理に関する大家からのメール」や「オーク材のテーブルの新しい配達日を確認する業者」のように入力します。

パネルはFabricと連携済みアプリをまとめて検索するため、1つの説明で両方の受信トレイと転送したすべてのアイテムをカバーできます。最初の結果が近いものの目的のものではない場合は、「その前の、請求書が添付されていたもの」のように追加の質問をすれば、そこから絞り込むことができます。

Fabricに転送したメールについては、メインの検索ボックスでも意味やキーワードによる検索が可能で、完全一致のために語句を引用符で囲んだり、アイテムの種類で絞り込んだりできます。すべてのアプリを一度に検索する方法では、このパネルが検索全体の他の部分とどのように連携するかを説明しています。

ステップ4：AIアシスタントにメール内の答えを尋ねる

メールそのものではなく、そこに何が書かれていたかを知りたい場合が多くあります。AIアシスタントに「ケータリング業者は手付金の返金について何と言っていましたか？」と尋ねてみてください。Fabricと連携済みアプリ全体で同じ検索が実行され、クリック可能な参照情報付きで回答が返されるため、元のメッセージを開いて文面を確認できます。

これは、話があちこちに飛んでしまったスレッドで役立ちます。配達日が1か月の間に3回変更された場合、アシスタントはどのメッセージに最終決定が含まれていたかを教えてくれ、そこへリンクしてくれます。役立つ回答はメモとして保存でき、結論を後から見つけやすい場所に残しておくことができます。

ステップ5：添付ファイルを他のファイルと一緒に保管する

添付ファイルは、そもそもメールを探し始めるきっかけとなることがよくあります。再度必要になるものが見つかったら、Fabricに転送してライブラリに追加しましょう。ライブラリ内では、検索によってPDFやドキュメント内のテキストが読み取られます。過去のメールの添付ファイルを素早く見つける方法では、このケースについて詳しく説明しています。

メールや添付ファイルを保存する際、同時にコメントやタグを追加できます。「最終見積もり、12日に電話で合意」といった簡単なメモを残すことで、メール自体には含まれていないコンテキストが記録され、その後の検索で一致する手がかりが1つ増えます。また、Fabricが独自にタグを提案することも可能で、それを保持するか無視するかを選択できます。

これらはすべて、Fabric内でメールをフォルダーに整理する必要はありません。整理されているかどうかにかかわらず、検索やアシスタントはすべてのアイテムを対象に機能します。

よくある質問

誰が送ってきたか思い出せないメールはどうやって探せばいいですか？

受信トレイをFabricに連携し、ナレッジ検索パネルでそのメールの内容を説明してください。Fabricと連携済みアプリ全体を意味に基づいて検索するため、送信者の名前は必要ありません。

FabricはGmailを検索できますか？

はい。FabricマーケットプレイスからGmailを連携すれば、検索やAIアシスタントからアクセスできるようになります。連携機能には有料プランが必要です。

Outlookでも動作しますか？

はい。Outlookはサポートされている連携対象であり、Gmailと同様の方法でセットアップできます。

仕事用と個人用の受信トレイを同時に検索できますか？

両方を連携すれば、ナレッジ検索パネルがFabric内のすべてのデータと一緒にまとめて検索します。

自分のFabricメールアドレスには誰がメールを送信できますか？

デフォルトでは、認証済みのFabricアカウントアドレスからのみ送信可能です。チームをご利用の場合は、追加の送信元アドレスを承認できます。

検索を絞り込むために追加の質問をすることはできますか？

はい。ナレッジ検索パネルとAIアシスタントのどちらも追加の質問を受け付けるため、自然な言葉で検索を絞り込むことができます。

スマートフォンからメールを検索できますか？

はい。iOSおよびAndroidアプリでは、ナレッジ検索パネルは検索画面の下部ドロワーにあります。アプリはモバイルダウンロードページから入手できます。

受信トレイを検索するにはどのプランが必要ですか？

GmailおよびOutlookへの連携には有料プランが必要です。各プランの詳細は料金プランをご覧ください。