内容を説明してスプレッドシートを検索する方法

業者の内訳が記載されたイベント予算のスプレッドシートや、誰かが昨年の秋に集めた見積もりの列が、どこかにあるはずです。それは「予算 FINAL.xlsx」や「Book1.xlsx」、あるいは会計ツールから出力された「export_2025-09-14.csv」という名前かもしれません。何のデータが記録されているかは分かっていても、ファイル名や、3つあるドライブのどれに保存されたかが分からないことがあります。

本ガイドでは、内容は説明できるものの名前が思い出せないスプレッドシートを普段どのように探しているかを振り返り、Fabricで内容を説明したりAIに読み取らせたりして見つけ出す方法をご紹介します。

スプレッドシートを普段どのように探しているか

Excelの「最近使ったファイル」一覧やGoogleスプレッドシートのホーム画面には、最近開いたファイルが表示されます。それ以前の古いファイルを探す場合、多くの人はファイルシステムやGoogleドライブを名前で検索します。しかし、ツールの自動生成名でエクスポートされたものや、共有されるうちに「(1)」や「v2」が付いたコピーが多いため、スプレッドシートではこの方法がうまくいかないことがよくあります。

次の手段としては、列のヘッダーに含まれそうな単語を推測して検索し、候補を開いてタブを一つずつ確認していくのが一般的です。しかし、スプレッドシートの大部分は数値と短いラベルで構成されているため、推測した単語では見落としがちです。Googleドライブ自体の検索機能でできることについては、ファイルの中身でGoogleドライブを検索する方法についてのLearn記事で詳しく解説しています。

それでも見つからない場合、作成者にメッセージを送ることになります。その相手がまだ在籍していて記憶にあれば良いですが、フリーランサーや小規模チームの場合、何ヶ月も前のメールの添付ファイルを延々と探し回る羽目になることも少なくありません。

ステップ1：スプレッドシートを1つのライブラリに集約する

CSVやXLSXファイルをFabricにドラッグするか、貼り付けるか、「ファイルをアップロード」をクリックします。アップロードは大量のファイルにも対応しているため、エクスポートしたファイルが入ったフォルダごとまとめて取り込むことができます。メールの添付ファイルとして受け取ったスプレッドシートの場合は、ご自身のFabricメールアドレスにメールを転送するだけで、ファイルも一緒に取り込まれます。

Finderやファイルエクスプローラーで作業する場合は、デスクトップアプリをインストールしてください。Fabricが仮想ドライブとしてマウントされるため、Excelやブラウザから直接エクスポートを保存できます。そこにあるファイルは開いたときにストリーミングされるため、PCのストレージ容量を消費しません。

GoogleスプレッドシートはGoogleドライブの連携を通じて取り込みます。Fabricマーケットプレイスからインストールし、サインインして権限を付与してください。Googleドライブとは双方向で同期されるため、スプレッドシートはFabric内に表示され、常に最新の状態に保たれます。なお、連携機能の利用には有料プランが必要です。

ステップ2：スプレッドシートに記録されている内容で検索する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押して、「秋のオフサイトの業者見積もり」「チャネル別の月次広告費」「食事制限の記載があるゲストリスト」など、シートの内容を言葉で入力します。検索はハイブリッド形式のため、キーワードだけでなく文脈・意味でも一致を判定します。正確な列名を知っている必要はありません。

内容の説明だけで探せる理由は、Fabricにファイルが取り込まれた際の処理にあります。Fabricは意味検索用の埋め込み（エンベディング）を作成し、ファイルの要約を作成した上で、コンテンツタイプや関連する概念などの属性を抽出します。そのため、請求書の支払いを追跡しているスプレッドシートであれば、その要約を通じて「まだ未払いの相手」といった検索にもヒットします。

アイテム種別のフィルターを使って結果をファイルだけに絞り込んだり、大体の場所が分かっている場合はタグやフォルダの場所でフィルターを追加したりできます。

ステップ3：AIアシスタントに候補を読み込ませる

AIアシスタントはCSVやXLSXファイルを読み取ることができるため、外見からは見分けがつかないスプレッドシートが複数ある場合に便利です。「9月に支払った会場の前払金が載っているスプレッドシートはどれ？」と尋ねれば、Fabricや連携済みアプリ内を検索し、参照したファイルへのクリック可能なリンクを添えて回答してくれます。

対象を絞り込みたい場合は、ファイルが保存されていそうなフォルダを開き、そこでアシスタントを起動します。そうするとアシスタントはそのフォルダ内に限定して中身をすべて分析します。また、フォルダを開かずに右クリックして、アシスタントのコンテキストに追加することも可能です。

追加の質問でさらに絞り込むこともできます。最初の回答で昨年の予算が見つかった場合は、「ケータリングの項目が含まれているバージョンを教えて」と尋ねれば、そこから続けて検索してくれます。

ステップ4：1つのスプレッドシートから関連ファイルを探す

スプレッドシートには、月次レポート、四半期ごとのエクスポート、クライアントごとに複製したテンプレートなど、関連する「グループ」が存在することがよくあります。そのうちの1つが見つかったら、それを選択して類似検索を実行します。Fabricは内容の意味が似ているアイテムを返すため、他の月のデータや初期のドラフト、関連するメモなどを簡単に見つけ出すことができます。

これは、探しているスプレッドシートが何かのコピーだった場合にも役立ちます。元のテンプレートを見つけてそこから類似検索を実行すれば、それを基に作成されたクライアント別のバージョンが並んで表示される可能性が高くなります。そこからアシスタントに「特定のクライアントや月について言及しているのはどれ？」と尋ねれば、すぐに特定できます。

関連ファイルが多数あり、どのコピーが最新版か確認したい場合は、ファイルのどのバージョンが最新かを見分ける方法でその問題の解決策を詳しく解説しています。

ステップ5：定期的なスプレッドシートを見つけやすくする

毎月同じ種類のエクスポートを行う場合は、そのためのスマートコレクションを作成しておきます。スマートコレクションは内容に基づいて自動的にファイルを集めるため、新しいエクスポートも手作業で整理することなくそこに追加されます。また、Fabricはファイルごとにタグを提案してくれるほか、保存時に独自のタグやコメントを追加することもできます。

フォルダでの整理が好みな場合は従来通り利用できますが、検索やアシスタント機能を使う上でフォルダ分けは必須ではありません。

よくある質問

名前が分からないExcelファイルはどうやって探せばいいですか？

Fabricの検索バーに「2025年のフリーランス請求書」のように、ファイルに記録されている内容を入力してください。Fabricが各ファイルに対して生成する要約と埋め込み情報を使用して、意味に基づいた検索を行います。

FabricはCSVやXLSXファイルの中身を読み取れますか？

はい。AIアシスタントはCSVやXLSXファイルを読み取れるため、特定の数値データが含まれているスプレッドシートがどれかを質問することができます。

Googleスプレッドシートにも対応していますか？

はい。Googleドライブ連携を通じて双方向でファイルを同期できます。なお、連携機能には有料プランが必要です。

意味のないファイル名が付いたCSVエクスポートはどうやって探せばいいですか？

ファイル名ではなく、エクスポートに含まれる内容で検索するか、AIアシスタントに特定を依頼してください。どちらの方法でも、ファイルの内容と要約を基に処理が行われます。

ファイルが見つかった後、その数値について質問することはできますか？

はい。AIアシスタントにスプレッドシートについて質問すれば、情報ソースへのリンクを添えて回答してくれます。役立つ回答はメモとして保存することも可能です。

スプレッドシートがメールの添付ファイルとして送られてきた場合はどうすればいいですか？

ご自身のFabricメールアドレスに転送してください。認証済みのアカウントアドレスからのメールを受信できるほか、チーム利用時には送信者を個別に追加承認することもできます。

この機能を使うためにスプレッドシートの名前を変更する必要はありますか？

いいえ。Fabricはファイルの中身を基に処理を行うため、「Book1.xlsx」のような名前のままでも問題なく見つけることができます。

この機能は無料プランでも利用できますか？

アップロードと一部のAI機能は無料プランでも利用できますが、ストレージ容量やファイルサイズに上限があります。Googleドライブとの連携には有料プランが必要です。各プランの詳細は料金ページをご確認ください。