数か月前に作成したスライドを見つける方法

スライドのイメージは頭に浮かんでいます。3つの料金プランを比較する棒グラフ、青いヘッダー、去年の春頃の四半期レビュー用に作成したもの。しかし思い出せないのは、それがどのスライド資料（デッキ）に入っていたか、ファイル名は何だったか、あるいは最新のコピーがダウンロードフォルダーにあるのか、共有ドライブにあるのか、それともクライアントに送信したメールにあるのかということです。ゼロから作り直すには1時間かかりますし、元のものとは少し違った仕上がりになってしまうでしょう。

このガイドでは、昔のスライドを探す際によく使われる方法やそれらの限界、そしてFabricを使ってスライドの内容を言葉で説明して見つけ出す方法について解説します。

昔のスライドを探す際によく使われる方法

最初に確認するのは、PowerPointやKeynoteの「最近使ったファイル」のリストです。ここ数週間以内に開いたスライド資料なら、これで問題なく見つかります。それ以前のものになると、多くの人はファイルシステムに切り替えてファイル名で検索しますが、これは覚えやすい名前が付いている場合には役立つものの、「Final_v3_updated.pptx」のような名前だとあまり役に立ちません。

Googleスライドで作成したものであれば、次にGoogleドライブを検索してみることになります。ただし、検索できるのはそのドライブ内にあるものに限られます。さらにスライドはあちこちに散らばりがちです。Drive内のバージョン、メールで送信された編集済みコピー、クライアントフォルダー内のエクスポートされたPDF、チャットに貼り付けられたスクリーンショットなど。記憶にあるスライドは、そのどれかに存在する可能性があります。

最終手段は、それらしいスライド資料を1つずつ開いてサムネイルをめくっていくか、同僚に「あのグラフが入っていたプレゼンを覚えているか」と尋ねることです。どちらも最終的には見つかるかもしれませんが、資料の数が増えるほど時間がかかり、誰かがファイル名や大体の日付を覚えているかどうかに依存します。

ステップ1：1回の検索で届く場所にスライド資料を集める

PowerPointファイル（PPTおよびPPTX）をFabricにドラッグするか、貼り付けるか、または「ファイルをアップロード」をクリックします。アップロードは大量のファイルを一度に処理できるため、古いプレゼンテーションのフォルダーを一括で移行できます。PDFとして書き出したスライド資料も取り込んでおく価値があります。検索機能がPDF内のテキストを読み取り、該当する正確なページを開いてくれるためです。

スライド資料がコンピューターのフォルダー内にある場合、Fabricデスクトップアプリを使用すると、Mac、Windows、Linux上にFabricを仮想ドライブとしてマウントできます。他のフォルダーと同じようにプレゼンテーションフォルダーをそこへ移動してください。そこに置かれたファイルはコンピューターのストレージを消費せず、開いたときにストリーミングされます。

Googleスライドの場合は、Googleドライブの連携（コネクション）を設定します。Fabricマーケットプレイスに移動し、Google Driveを選択して「インストール」をクリックし、サインインしてアクセス許可を付与します。Googleドライブは双方向同期を使用するため、ファイルはFabric内に作成され、常に最新の状態に保たれます。連携機能を利用するには有料プランが必要です。

ステップ2：検索ボックスでスライドの内容を説明する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押し、「大企業向け料金プランの比較」や「Q3ローンチ日程のロードマップ」など、覚えている内容を普段の言葉で入力します。Fabricの検索はハイブリッド方式で、キーワードだけでなく意味によるマッチングも行うため、入力する言葉がスライド上の文言と完全に一致している必要はありません。

これが機能するのは、Fabricが取り込まれた各スライド資料を自動で処理するためです。意味による検索を可能にするエンベディングを生成し、ファイルの短い要約を作成し、コンテンツタイプやカバーしているトピックなどの属性を抽出します。そのため、料金見直しのスライド資料は、「サブスクリプションプラン」というフレーズが資料内に一度も登場しなくても、その検索クエリでヒットします。

フィルターを使えば、アイテムの種類、タグ、またはファイル内の場所によって絞り込むことができます。製品のコードネームやスライドの見出しなど、正確なフレーズを覚えている場合は、引用符（""）で囲むことで完全一致検索が可能です。

ステップ3：見つかったスライド資料を起点に広げる

見つかったスライド資料が、探しているものと関連する資料（昨年のものが欲しいのに今年度の取締役会報告資料が見つかったなど）であることもあります。それを選択して類似検索を実行してください。Fabricはライブラリ全体から似たアイテムを見つけ出します。これにより、初期のドラフトや関連するプレゼンテーション、クライアントに送付したPDFエクスポートなどが簡単に見つかります。

画像やスクリーンショットとして保存したスライドの場合、類似性は構図、色、被写体にも及ぶため、1つのグラフのスクリーンショットから見た目が似ている他のスライドを見つけることができます。ここではカラー検索も便利です。HEXコードを貼り付けるか、カラーピッカーでブランドカラーを選択すると、Fabricが一致する画像を返します。

ステップ4：AIアシスタントにどの資料だったか尋ねる

スライドの記憶が曖昧なときは、AIアシスタントに質問してみましょう。「地域別の解約率を比較したスライドが入っていたプレゼンはどれ？」のように尋ねてみてください。Fabricおよび連携しているアプリ内を検索し、参照したファイルへのクリック可能なリンクを付けて回答してくれます。最初の回答が意図と少し違った場合でも、続けて追加の質問ができます。

スライド資料がある大体の場所が分かっている場合は、まずそのフォルダーを開いてからアシスタントを起動してください。アシスタントはそのフォルダー内のみに対象を絞り、中のすべてのファイルを分析します。これは、クライアントのフォルダーに何十もの資料があり、特定のキャンペーンに言及した1つが必要な場合に役立ちます。フォルダーを右クリックしてアシスタントのコンテキストに追加することでも、フォルダーを開かずに同様の操作が可能です。

ナレッジ検索パネル（Webおよびデスクトップでは検索画面の右側、モバイルでは下部ドロワーに配置）では、Fabricと連携アプリ全体を対象とした同様の検索とフォローアップの質問が可能です。詳細については、すべてのアプリを一度に検索する方法をご覧ください。

ステップ5：必要に応じてシンプルな整理構造を追加する

ここまでの手順は、フォルダーやタグに一切依存しません。次回のためのショートカットを作りたい場合は、プレゼンテーション用や定例会議用のスマートコレクションを設定してください。スマートコレクションはコンテンツに基づいて自動で収集されるため、条件に一致する新しいスライド資料は、手動で分類しなくてもそこに表示されます。Fabricはファイルごとにタグの提案も行うため、承認するか無視するかを選択できます。

わかりやすいファイル名を付けることは、特に共有ドライブにおいて他のメンバーの助けになります。チームで命名ルールを導入したい場合は、ファイル命名規則にシンプルなスキームが記載されています。

よくある質問

ファイル名を覚えていない場合、PowerPointのスライドをどうやって探せばいいですか？

スライド資料をFabricに取り込み、スライドの内容を普通の言葉で検索してください。検索はキーワードだけでなく意味でもマッチングされるため、トピックの説明を入力するだけで探し始めることができます。

これはGoogleスライドでも機能しますか？

はい、双方向でファイルを同期するGoogleドライブ連携を通じて利用できます。連携機能には有料プランが必要です。

色でスライドを検索することはできますか？

カラー検索は画像に対して機能するため、スクリーンショットや書き出した画像として保存したスライドに適しています。HEXコードを貼り付けるか、カラーピッカーを使用してください。

スライド資料がメールで送られてきた場合はどうすればいいですか？

メールまたは添付ファイルを専用のFabricメールアドレスに転送してください。認証済みのアカウントアドレスからのメールを受信できます。有料プランでは、GmailやOutlookを連携して、ナレッジ検索パネルから直接それらを検索することも可能です。

事前にプレゼンテーションをフォルダーに整理しておく必要がありますか？

いいえ。Fabricはファイルが取り込まれた際に各ファイルの要約とエンベディングを作成するため、事前の整理を一切行わなくても検索は機能します。フォルダー、タグ、スマートコレクションの使用は任意です。

AIアシスタントは回答の根拠となった場所を示してくれますか？

はい。回答には情報源へのクリック可能な参照リンクが付いているため、見つかったスライド資料を開いて自分でスライドを確認できます。

スマートフォンから昔のスライド資料を検索できますか？

はい。iOSおよびAndroidアプリでも同様の検索が可能で、下部のドロワーにナレッジ検索パネルが用意されています。モバイルダウンロードページから入手してください。

無料プランでも利用できますか？

無料プランでもファイルのアップロードや限定的なAIの利用が含まれていますが、ストレージとファイルサイズに上限があります。Googleドライブなどの連携機能には有料プランが必要です。詳細は料金ページをご確認ください。