内容からPDFファイルを検索する方法

あるPDFに「30日間の予告期間」と書かれていたことや、3社の価格を比較した表があったことは覚えている。しかし、ファイル名が何だったか、どのフォルダーに入れたか、メールで届いたのかダウンロードしたのかさえ思い出せない。頭にあるのは文書の内容を言い換えた記憶だけで、ファイル名はおそらく scan_0032.pdf のようなものだったはずです。

このページでは、内容を手がかりにPDFを探し出す一般的な方法と、自分の表現が文書内の言葉と一致していなくても、その内容を説明するだけでFabricでPDFを見つけ出す方法について解説します。

ファイル名がわからないPDFを探す一般的な方法

最初に試すのは、多くの場合コンピューター自体の検索機能です。MacのSpotlightやWindowsの検索はどちらも多くのPDF内のテキストをインデックス化しているため、文書内の特徴的な単語を入力すれば見つかることがあります。これは正確な語句を覚えている場合には有効です。しかし、「賃貸契約の早期解約に関する条項」のように言い換えた表現で検索すると、有益な結果が全く得られないか、無関係なファイルの長いリストが表示されがちです。

GoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージもドキュメント内を検索できるため、すべてのPDFがその1つのアカウントに保存されていれば役立ちます。しかし実際には、PDFはクラウドストレージ、メールの受信トレイ、ダウンロードフォルダーなどに分散して保存されており、それぞれ仕様の異なる検索機能を使って個別に探す必要があります。

最終手段は、それらしいファイルを1つずつ開いて「Ctrl+F」で検索することです。候補となりそうなPDFをいくつかChatGPTにアップロードし、その話題について触れているのはどれかを尋ねる人もいます。どちらのアプローチも数個のファイルであれば機能しますが、あらかじめどのファイルをチェックすべきか見当がついていることが前提となります。

ステップ1：1回の検索ですべてにアクセスできるようPDFを集約する

PDFをFabricにドラッグ＆ドロップするか、貼り付けるか、「ファイルをアップロード」をクリックします（大量の一括処理にも対応しています）。Finderやエクスプローラーから操作したい場合は、Fabricデスクトップアプリを使用すると、Mac、Windows、Linux上にFabricを仮想ドライブとしてマウントできます。ファイルは開いたときにストリーミングされるため、ディスク容量を圧迫しません。

添付ファイルとして届いたPDFは、専用のFabricメールアドレスに転送できます。このアドレスは、認証済みアカウントのアドレスからのメールを受信します。すでにGoogleドライブにあるPDFは、双方向同期が可能なコネクションを通じて取り込むことができます（コネクション機能には有料プランが必要です）。

PDFが取り込まれるたびに、Fabricは埋め込み（embeddings）を作成して意味ベースの検索に対応させ、短い要約を作成し、コンテンツタイプやトピックなどの属性を抽出し、タグを提案します。この自動整理は手動で分類することなく行われるため、ライブラリのルートに置かれたPDFでも、きちんと整理されたフォルダー内のファイルと同じようにすぐに見つけることができます。

ステップ2：PDFの内容を言葉で説明する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押し、覚えている内容を普段の自然な言葉で入力します。Fabricの検索はハイブリッド型で、意味によるマッチングとキーワードによるマッチングを同時に行います。そのため、たとえば「賃貸借契約の終了の予告期間」と入力すると、共通する単語がほとんどなくても「契約解除には2か月前の書面による通知が必要」と書かれた賃貸契約書を見つけ出すことができます。

テーマ、目的、あるいは記憶に残っている詳細を説明してみてください。「1,000個あたりの単価が記載されたサプライヤーの見積書」「駐車許可証に関する自治体からの通知書」「高齢者の睡眠と記憶に関する研究」など、どのような表現でも構いません。検索結果を開くと一致する箇所があるページに直接ジャンプするため、40ページもある文書をスクロールして確認する必要はありません。

スキャンしたPDFでも同様に機能します。検索対象には画像内のテキスト（写真に撮られたテキストを含む）も含まれるため、スキャンした銀行からの手紙なども内容で検索できます。スキャンに関する詳細は「スキャンしたドキュメントを検索する方法」で解説しています。

ステップ3：検索結果を絞り込む

説明による検索で結果が多すぎる場合は、フィルターを追加します。アイテムの種類（PDFのみを表示）、タグ、またはファイルシステム内の場所（「仕事」や「家庭」フォルダーなど）で絞り込むことができます。

文書の一部を正確に覚えている場合は、その語句を引用符（" "）で囲みます。引用符で囲まれた単語は完全一致で検索されるため、参照番号、保険証券番号、人名、特定のフレーズなどに最適です。説明文と引用符付きの語句を組み合わせることもできるため、「保険の更新」に引用符で囲んだ証券番号を組み合わせることで、すばやく絞り込めます。

求めているものと近いものの目的のファイルではないPDF（昨年のレポートなど）が見つかった場合は、それを選択して類似検索を実行します。Fabricはライブラリ全体から似たアイテムを探し出すため、より新しい版や、忘れていた関連ドキュメントが簡単に見つかります。

ステップ4：要点しか覚えていないときはAIアシスタントに尋ねる

検索キーワードを入力するよりも、「どのドキュメントにそれが書かれていたか？」を知りたい場合があります。そのようなときは、AIアシスタントに「納期遅延の違約金について書かれていたPDFはどれ？」のように尋ねてみてください。Fabricおよび連携しているアプリ全体をエージェント型検索で横断し、ソースファイルへのクリック可能な参照リンクを付けて回答するため、参照元のPDFを開いて確認できます。

アシスタントの対象を絞りたい場合は、フォルダーを開いてその中でアシスタントを起動すると、検索範囲をそのフォルダー内に限定できます。また、フォルダーを開かずに右クリックして、アシスタントのコンテキストに追加することも可能です。追加の質問もできるため、見つかったPDFを別のPDFと比較させたり、役立つ回答をメモとして保存したりできます。

Webおよびデスクトップの検索画面右側、またはモバイルの下部ドロワーにあるナレッジ検索パネルでも、FabricとGmailやOutlookなどの連携アプリを対象に同様の検索が行えます。PDFを保存したのか、受信しただけだったのかが定かでない場合に役立ちます。

よくある質問

正確な単語を1つも覚えていなくてもPDFを見つけられますか？

はい、見つけられます。Fabricの検索はキーワードだけでなく意味でもマッチングを行うため、ご自身の言葉で説明すれば、異なる表現が使われているPDFでも見つけることができます。

スキャンしたPDFでも検索できますか？

はい。検索はPDFや画像内のテキスト（写真に撮られたテキストを含む）に対応しているため、スキャンした手紙や書類もその内容で検索できます。

PDF内の特定のフレーズを完全一致で検索するにはどうすればよいですか？

フレーズを引用符（" "）で囲んでください。引用符で囲まれた単語は完全一致として検索されるため、氏名、参照番号、固有の言い回しなどを探す際に便利です。

検索結果をPDFのみに限定できますか？

はい。「アイテムの種類」フィルターをご利用ください。タグやファイルの保存場所で絞り込むことも可能です。

検索結果では、PDFのどの部分が一致したかが表示されますか？

はい。検索結果を開くと、一致する箇所がある該当ページが直接開きます。

特定の事実がどのPDFに含まれているかをAIに教えてもらうことはできますか？

はい。FabricのAIアシスタントに質問すると、参照したPDFへのクリック可能なリンクを付けて回答してくれるため、元の情報を確認できます。

ファイル名もファイルの種類もまったく思い出せない場合はどうすればよいですか？

どのような内容だったかを言葉で説明し、検索機能にお任せください。あらゆるファイルに対応したその他の検索アプローチについては、「名前が思い出せないファイルを見つける方法」をご覧ください。

検索する前にPDFを整理しておく必要がありますか？

いいえ、必要ありません。FabricはPDFが取り込まれる際に自動で要約と属性の抽出を行い、検索機能がコンテンツ自体を読み取るため、フォルダー分けやタグ付けは必須ではありません。

無料プランでもPDFを検索できますか？

ファイルのアップロードは無料プランに含まれていますが、AIの利用には制限があります。Googleドライブやその他のアプリの連携には有料プランが必要です。現在のプラン内容については料金プランをご覧ください。