説明文からドキュメントを検索する方法

同僚から「美術館向けに作った、あの段階的展開の提案書ってどこにある？」と聞かれました。存在することは覚えています。共有ドライブのWordファイルかもしれないし、誰かが作成し始めたGoogleドキュメント、Notionのページ、あるいは結局それが正式版となったスライド資料かもしれません。名前は「提案書_v3_確定」や「美術館ドラフト」、あるいは過去の提案資料を再利用したため美術館とはまったく無関係なファイル名になっている可能性もあります。

このページでは、内容は説明できるものの名前が思い出せないドキュメントを探す一般的な方法と、保存したファイルや接続したアプリを横断して、内容を説明することでFabric内でドキュメントを見つける方法を解説します。

ドキュメントを探す一般的な方法

多くの人は、そのドキュメントがあると思う場所から探し始めます。Googleドライブ、OneDrive、Dropboxはいずれもファイルの中身を検索でき、NotionやConfluenceは自ツール内のページを検索できます。それぞれ自ツール内ではうまく機能します。しかし、チームのドキュメントが3つや4つのツールに分散している場合、1つのファイルを探すためにツールごとに毎回少しずつ異なる検索結果や構文で同じ検索を繰り返すことになります。

パソコン上では、SpotlightやWindowsの検索機能を使って名前や一部の内容からローカルファイルを検索します。ドキュメントを最近開いた場合は、「最近使ったファイル」の履歴が役立ちます。しかし、テーマしか覚えていない去年のファイルに対しては、どちらもあまり役に立ちません。

最後の手段は、通常Slackなどで誰かに聞くことです。「段階的展開についてまとめたドキュメント持っている人いる？」適切な人がその場にいて覚えていれば、これで解決します。しかしコンサルティング会社や代理店、リサーチチームなどでは、過去のドキュメントに含まれるナレッジがまさにそのような個人の記憶に依存していることが多く、人の入れ替わりとともに失われてしまいます。

ステップ1：ドキュメントとアプリを1つの検索に統合する

Fabricは、PDFに加えて、DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSONファイル、PPTおよびPPTX形式のPowerPointスライド、CSVおよびXLSX形式のスプレッドシートを処理できます。ファイルをドラッグ＆ドロップしたり、貼り付けたり、「ファイルをアップロード」をクリックして一度に大量のファイルを処理したりできます。Fabric内で作成したメモもドキュメントとして扱われます。

Finderやエクスプローラーから操作するには、Fabricデスクトップアプリをインストールします。Mac、Windows、Linux上でFabricがドライブとしてマウントされ、チームでドライブを共有できるため、チーム全体で編集する提案書を1か所にまとめておくことができます。

他のツールにあるドキュメントは、そのままにしておくことができます。コネクションを通じて、Googleドキュメント、スライド、スプレッドシート、NotionのページをFabricから検索できるようになり、Googleドライブコネクションでは双方向でファイルが同期されます。設定するには、Fabricマーケットプレイスに移動し、アプリを選択して「インストール」をクリックし、サインインして権限を付与します。コネクションの利用には有料プランが必要です。

ステップ2：Fabricに各ドキュメントを理解させる

ドキュメントが追加されると、Fabricは検索で意味に基づいたマッチングができるように埋め込み（embeddings）を生成し、要約を作成し、コンテンツタイプやトピックを抽出し、タグを提案します。これがスマート整理です。これにより、「提案書_v3_確定」という名前のファイルでも、その内容である「美術館向けの段階的展開の提案書」として検索でヒットするようになります。

さらに、スマートコレクションを使えば、誰かが手動で分類しなくても、すべての提案書やすべての取締役会向け資料など、内容ごとにドキュメントを自動でまとめることができます。フォルダー、スペース、タグの使用は任意であり、それらの有無にかかわらず検索は同様に機能します。デジタルファイルの整理方法では、その上に重ねるシンプルな構造化について説明しています。

ステップ3：検索でドキュメントの内容を説明する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押し、そのドキュメントが何について書かれていたかを説明するように入力します。Fabricの検索はハイブリッド検索で、意味とキーワードを組み合わせてマッチングします。「段階的展開を含む美術館向けの提案書」と入力すれば、ファイル名に「美術館」という単語が含まれていなくても、スライド内で「フェーズ1：パイロットギャラリー」について書かれている資料を見つけ出すことができます。

適切な説明には、目的や内容が含まれます。「新規契約社員向けのオンボーディングチェックリスト」「3つの会場の見積もりを比較したスプレッドシート」「見出しや大文字の表記ルールをまとめたスタイルガイド」などです。クライアント名、プロジェクトコード、正確なフレーズは引用符（" "）で囲むと完全一致で検索できます。アイテムの種類で絞り込んでドキュメントのみを表示したり、場所で絞り込んで特定のクライアントのスペース内にとどめたりできます。最初の検索結果が惜しいものの目的のものでない場合は、クライアントの業界や予算の金額など、覚えている詳細をもう1つ追加して再度検索してください。

提案書の過去のバージョンなど、近いものが見つかったら、それを選択して類似検索を実行し、関連するドキュメントを表示します。これにより、より新しいバージョンや、その提案書をもとに作成されたスライド資料を見つけることができます。

ステップ4：接続したアプリを検索し、AIに質問する

接続したアプリも含めて検索するには、ナレッジ検索パネル内をクリックします（Webおよびデスクトップでは検索画面の右側、モバイルでは下部ドロワーにあります）。これにより、Fabricと接続したアプリを横断してエージェント型の検索が実行され、そこで追加の質問をすることもできます。すべてのアプリを一度に検索する方法で、その設定について詳しく説明しています。

AIアシスタントも同様の検索を実行します。「段階的展開についての美術館の提案書はどこにある？各フェーズの内容は何だった？」と尋ねると、見つかったドキュメントへのクリック可能な参照リンクとともに回答してくれます。特定の領域に限定したい場合は、フォルダーを開いてそこでアシスタントを起動するか、フォルダーを右クリックしてアシスタントのコンテキストに追加します。

よくある質問

ドキュメントの名前が思い出せないときはどうやって探せばいいですか？

何についてのドキュメントだったかを言葉で説明してください。Fabricの検索はキーワードだけでなく意味でもドキュメントを照合するため、ファイル名が一致している必要はありません。

Fabricはどのドキュメント形式を検索できますか？

DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSON、PPTおよびPPTX、CSVおよびXLSX、PDF、そしてFabricのメモに対応しています。Googleドキュメント、スライド、スプレッドシート、Notionのページはコネクション経由で取り込まれます。

GoogleドキュメントとNotionを同時に検索できますか？

はい、両方を接続すれば可能です。ナレッジ検索パネルとAIアシスタントにより、Fabricと接続済みアプリをまとめて検索できます。コネクションの利用には有料プランが必要です。

スプレッドシートの中身も検索できますか？

FabricはCSVおよびXLSXファイルに対応しており、AIアシスタントがそれらを読み取ることができるため、スプレッドシートに含まれる内容について質問することができます。

ドキュメントの最新バージョンを見つけるにはどうすればよいですか？

いずれかのバージョンを見つけたら、類似検索を実行して関連ファイルを表示します。各バージョンがGoogleドライブ内にある場合は、Googleドライブ内のファイルの中身で検索する方法も参考になります。

特定のクライアントのドキュメントだけに検索を絞り込むことはできますか？

はい。場所でフィルタリングするか、そのクライアントのフォルダーを開いてAIアシスタントに質問すれば、そのフォルダー内のみを対象に検索が行われます。

検索を機能させるにはドキュメントにタグを付ける必要がありますか？

いいえ。Fabricはドキュメントが追加された際にそれぞれの要約を作成しトピックを抽出するため、タグやフォルダーがなくても検索は機能します。

チームで同じドキュメントを検索できますか？

はい。チームとスペースを共有し、各メンバーの役割を閲覧者、コメント投稿者、編集者、管理者のいずれかに設定できます。プランについてはチーム向け料金プランをご覧ください。