契約案件を素早く見つける方法

契約書は急に必要になる傾向があります。敷金の件で家主から電話がかかってきたり、取引先から値上げは契約上認められていると言われたり、あるいは会計士から2年前のフリーランサーとの契約書を金曜日までに提出するよう求められたりします。署名済みのコピーは、電子署名のメール、「法務」というフォルダー、引き出しの中の印刷物など、どこかに必ず存在しています。

このガイドでは、普段どのようにして急いで契約書を探し出しているのか、そしてFabricで契約書を管理し、内容を言葉で説明するだけで即座に該当のページを見つけ出せるようにする方法について解説します。

普段どのように契約書を探しているか

ほとんどの人が最初に行うのは、メールの検索です。相手先の名前と「契約」や「署名」といったキーワードを組み合わせます。多くの契約書は電子署名の完了通知メールとして届くため、この方法がうまくいくこともよくあります。しかし、記憶にない社名で契約が締結されていたり、チームの別のメンバーが最新版を送信していたりすると、探すのが難しくなります。

電子署名プラットフォームには完了したドキュメントの記録が残るため、すべて同じプラットフォームで署名されていれば便利です。しかし中小企業では、一部の契約書はあるツールに、一部は別のツールにあり、さらに数件は紙で署名されて「Scan_0417.pdf」といった名前で共有ドライブにスキャンされている、という事態に陥りがちです。

共有の「法務」や「契約書」フォルダーを用意するのが整然とした解決策であり、誰かがそれを維持管理していれば機能します。しかしよくある落とし穴は、整理・保存されることのなかった契約書であり、まさにその日に限って必要になるのがそうした契約書なのです。

ステップ1：契約書をひとつのライブラリに集約する

署名済みのPDFやWord文書をFabricにドラッグするか、「ファイルをアップロード」をクリックします。大量の一括アップロードでも問題ありません。メールで届く契約書の場合は、完了メールまたは添付ファイルをFabricメールアドレスに転送します。認証済みのアカウントアドレスからのみメールを受け付けますが、チーム向けに他の送信者を承認することも可能です。

契約書がすでにGoogleドライブの共有フォルダーにある場合は、Googleドライブ連携により双方向で同期されるため、ファイルはFabricに表示され、常に最新の状態に保たれます。連携機能のご利用には有料プランが必要です。紙の契約書はモバイルアプリで撮影するか、スキャンしてアップロードできます。検索機能は写真やスキャンしたページ内のテキストも読み取ります。

ファイルシステムでの作業を好むチームは、デスクトップアプリをインストールすることで、Fabricをチーム全体で共有可能なドライブとしてマウントできます。

ステップ2：検索で契約書の内容を言葉で説明する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押して、「エルム街のオフィスの賃貸借契約」「動画編集者との合意書」「清掃会社の業務委託契約」など、必要な内容を言葉で説明して検索します。検索は意味とキーワードの両方で一致を判定し、PDFや文書内のテキストも読み取ります。検索結果は該当するページを直接開きます。

Fabricは契約書が追加されると処理を実行します。意味ベースの検索用の埋め込みを作成し、短い要約を書き出し、コンテンツタイプなどの属性を抽出し、タグを提案します。「基本業務委託契約書」という見出しの契約書でも、雇用したWeb開発者との契約であれば、その開発者を検索した際にヒットします。

素早く見つけるには、名前や参照番号を引用符で囲んで完全一致検索を行ったり、タグ、フォルダーの場所、アイテムの種類によるフィルターを使用して、同じ会社名が記載された請求書やメールを除外したりします。

デスクを離れているときに契約書を確認する必要が生じても、iOSおよびAndroidアプリで同じ検索が利用できます。家主との通話中にスマートフォンですぐに該当ページを見つける方が、通常、メールで返信すると約束するよりも迅速です。

ステップ3：必要な条項についてAIに質問する

検索の背景にある疑問は、ひとつの事実に関するものであることがよくあります。契約書フォルダーを開き、AIアシスタントに質問してみてください。「清掃会社にはどのくらい前に通知する必要がありますか？」「オフィスの賃貸契約の更新時期はいつですか？」などと尋ねます。AIはそのフォルダー内のみを対象にし、クリック可能な参照リンク付きで回答するため、参照をクリックして元の文章を自分の目で確認できます。「契約を中途解約した場合もこれは適用されますか？」といった追加の質問も可能で、それぞれの回答は根拠となった条項を示します。

アシスタントは契約書に書かれている内容を見つけ出し、引用します。それがご自身の状況にとって何を意味するのかを判断するのは依然として人間の役割であり、重要な事柄については弁護士の判断が必要です。契約更新日の管理方法では、このような回答をリマインダーに変換する方法をご紹介しています。

ステップ4：契約書を自動で収集させる

契約書用のスマートコレクションを設定します。スマートコレクションはコンテンツに基づいて自動的にファイルを集めるため、署名済みの合意書が一般的な受信トレイフォルダーに入った場合でも、そこに表示されます。その上でフォルダーやタグを使用するかどうかは自由です。

契約書を保存する際に短いコメントを添えておくと、後で役立ちます。「改定後の料金、3月のメールを参照」などのメモを残すことで、ドキュメントには記載されていない背景情報を記録できます。相手先や年度などのタグは検索フィルターとしても機能し、Fabricはファイルが追加された際に自動的にいくつかのタグを提案します。

ステップ5：機密性の高い契約書を保護する

契約書には氏名、金額、署名が含まれているため、セキュリティページでFabricのデータ取り扱い方法を確認しておくことをお勧めします。契約書をさらに制限するには、契約書またはフォルダーを右クリック（または開いて3点リーダーのメニューを使用）し、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。パスワード保護はProプランおよびTeamプランで利用できます。

パスワードのリセット機能はないため、パスワードマネージャーに保存してください。アクセス権を持つすべての人がパスワードを入力する必要があり、アクセスの有効期間は6時間です。フォルダーにパスワードを設定すると、後から追加された契約書も保護対象になります。

よくある質問

署名済み契約書を見つける最も速い方法は何ですか？

契約書をFabricで保管し、相手先や内容など、必要な契約書の特徴を検索に入力して説明します。該当するページが直接開きます。

FabricはPDFやWordの契約書内を検索できますか？

はい。検索機能はPDFやDOCXファイルなどのドキュメント内のテキストを読み取ることができます。

スキャンした紙の契約書も検索できますか？

はい。検索は、撮影されたテキストを含む画像やスキャンデータ内のテキストも対象とします。

メールで届いた契約書はどのように保存しますか？

メールまたは添付ファイルをFabricメールアドレスに転送してください。チーム向けに追加の送信元アドレスを承認することもできます。

契約書の解約予告期間についてAIに教えてもらうことはできますか？

はい。契約書フォルダー内でAIアシスタントに質問すると、元ドキュメントへの参照リンクとともに回答します。法的な解釈については、ご自身または弁護士による判断が必要です。

契約書をパスワードで保護することはできますか？

はい。ProプランおよびTeamプランで可能です。リセットはできませんので、パスワードは安全な場所に保管してください。

契約書はフォルダーに分類して整理する必要がありますか？

いいえ。整理しなくても検索は機能しますし、スマートコレクションを使えば自動的に契約書を集めることができます。

会計士と契約書を共有することはできますか？

はい。閲覧またはコメントの権限を設定して共有できます。外部のユーザーはアカウント登録なしで共有リンクを開くことが可能です。機密ファイルの共有については、重要なドキュメントをオンラインで安全に保管する方法をご覧ください。