PDFをバックアップする方法

1台のノートパソコンに保存されたPDFは、紛失や盗難、あるいは起動しなくなった場合に、そのパソコンと一緒に失われてしまいます。危険にさらされるファイルは、多くの場合、最も再入手が困難なものです。署名済みの賃貸契約書、昨年の確定申告書、スキャンしたパスポート、有料の業界レポート、あるいは大学のポータルサイトからすでに削除されてしまった講義資料などです。

このガイドでは、人々が普段行っているPDFのバックアップ方法、それぞれの方法にどのような課題があるのか、そしてすべてのPDFのコピーをFabricに保存して、どのデバイスからでも開けるようにし、内容に基づいて検索できるようにする方法について説明します。

一般的なPDFのバックアップ方法

MacのTime MachineやWindowsのファイル履歴を実行する外付けドライブを使用することは、確実な第一歩です。ドライブが接続されていれば、スケジュールに従ってマシン全体がコピーされます。ただし、通常そのコピーはノートパソコンと同じ家の中に置かれており、1つのPDFを復元するには、ドキュメントの内容ではなく日付別にスナップショットを探す必要があります。

Googleドライブ、Dropbox、iCloud Drive、OneDriveなどのクラウド同期フォルダーを使用すると、オフサイトのコピーが作成されます。これらは同期フォルダー内にあるすべてのものを保護します。ただし、「ダウンロード」フォルダーに入ったままのPDFや、メールに添付されたままのもの、デスクトップに置かれたPDFは、誰かが移動するまではバックアップの対象外となり、実際にはかなりの数が移動されないまま放置されます。

自分宛てにPDFをメールで送信することは、多くの人が行う手軽な解決策です。これにより確かに2つ目のコピーが作成されます。しかし、後でそれを見つけられるかどうかは、件名を覚えているか、あるいは送信したおおよその時期を覚えているかに依存し、受信トレイが大きくなるにつれて検索は難しくなります。

ステップ1：既存のPDFをFabricにコピーする

まずは最も重要なフォルダーから集めましょう。財務、法務、身元確認書類、仕事の参考資料などです。Fabricのウェブアプリまたはデスクトップアプリで、PDFをドラッグするか、貼り付けるか、「ファイルをアップロード」をクリックします。アップロードは一度に大量のファイルを処理できるため、数百枚の明細書が入ったフォルダーも一度に転送できます。

移動するのではなくコピーすることで、元のファイルがパソコン上に残り、2つの場所に2つのコピーが作成されます。これこそがバックアップの目的であり、代替の利かないものについては意図して行う価値があります。

ステップ2：継続的なバックアップのためにデスクトップドライブをインストールする

Mac、Windows、Linux向けのFabricデスクトップアプリは、Fabricを仮想ドライブとしてマウントします。Finderやエクスプローラーに他の場所と同じように表示されるため、ブラウザのダウンロードダイアログ、スキャナーアプリ、または「PDFとして印刷」メニューから直接FabricにPDFを保存できます。

ドライブ上のファイルはパソコンの容量を消費せず、開いたときにストリーミングされます。これは、安全に保管したいものの滅多に開かない大量のレポートやマニュアルのアーカイブに適しています。個人用クラウドドライブとしてのFabricでは、ドライブがデバイス間でどのように機能するかを説明しています。

ステップ3：新着のPDFを届き次第Fabricに送信する

請求書、保険証券、予約確認書など、多くのPDFはメールの添付ファイルとして届きます。そのメッセージまたは添付ファイルを、ご自身のFabricメールアドレスに転送してください。Fabricは認証されたアカウントアドレスからのメールのみを受信しますが、チームでは追加の送信者を承認することができます。

iOSまたはAndroidでは、共有シートを使用して任意のアプリからFabricにPDFを送信できます。また、モバイルアプリはデバイスの「ファイル」セクションを同期することもできるため、スマートフォン上でそこに保存されたPDFは自動的にバックアップされます。アプリはモバイルダウンロードページから入手してください。

PDFがすでにGoogleドライブにある場合は、連携（コネクション）によって双方向のディープシンクでFabricに取り込まれ、Fabric内にファイルが作成され、変更は双方向に反映されます。連携機能を利用するには有料プランが必要です。

ステップ4：PDFを検索してバックアップを確認する

バックアップは、ファイルを再び取り出すことができて初めて役に立ちます。「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押して、そのPDFの内容を入力してください。検索機能はPDF内のテキストを読み取り、意味やキーワードで一致するものを探します。検索結果からは該当するページを直接開くことができます。完全一致で検索したい場合は保険証券番号や口座番号を引用符（""）で囲み、アイテムの種類で絞り込んでPDFのみを表示することもできます。

また、Fabricは届いた各PDFを処理します。意味ベースの検索用のエンベディングを作成し、短い要約を作成して、コンテンツの種類やトピックなどの属性を抽出し、タグを提案します。設定したスマートコレクションはこれらの属性から自動的に内容を分類するため、保険書類用のコレクションには、ご自身で整理しなくても新しい保険証券が自動的に追加されます。

ステップ5：どこからでもPDFを開き、機密性の高いファイルはロックする

Fabricはウェブ、Mac、Windows、Linux用のデスクトップアプリ、さらにiOSおよびAndroidアプリで動作するため、オフィスのノートパソコンからバックアップしたPDFを、薬局の受付やレンタカーのカウンターでスマートフォンから開くことができます。PDFはリーダーモードで開き、ハイライトやコメントを追加できます。

身元確認書類や診療記録には、パスワード保護を追加してください。ファイルまたはフォルダーを右クリックするか、開いて3点リーダーのメニューをクリックし、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。パスワードのリセット機能はないため、パスワードマネージャーに保管してください。パスワード保護はProプランおよびTeamプランで利用できます。

書類だけでなく写真、メール、アカウントまで網羅する広範な計画については、デジタルライフをバックアップする方法をご覧ください。

よくある質問

PDFをクラウドにバックアップする最善の方法は何ですか？

お持ちのPDFをクラウドライブラリにコピーし、保存先となるデスクトップドライブや、添付ファイルを転送するメールアドレスなど、新しいファイルを取り込むルートを設定することです。Fabricはその両方に対応しており、バックアップしたPDFの内容を検索可能にします。

PDFを自動的にバックアップすることはできますか？

はい、いくつかの方法があります。Fabricのデスクトップドライブへの保存、スマートフォンの「ファイル」セクションの同期、Googleドライブ連携により、手動でアップロードすることなくPDFが追加されます。連携機能を利用するには有料プランが必要です。

PDFをFabricにバックアップすると、ノートパソコンの容量を消費しますか？

Fabricデスクトップドライブ上のファイルはパソコンの容量を消費せず、開いたときにストリーミングされます。ローカルストレージとクラウドストレージの比較では、両者のトレードオフについて説明しています。

iPhoneやAndroidスマートフォンからPDFをバックアップするにはどうすればよいですか？

任意のアプリで共有シートを使用してFabricを選択するか、モバイルアプリにデバイスの「ファイル」セクションを同期させて、そこに保存されたPDFが自動的にバックアップされるようにします。

ファイル名を覚えていなくても、バックアップしたPDFを見つけることはできますか？

はい。検索機能はPDF内のテキストを読み取り、意味で一致させるため、ドキュメントの内容を説明するだけで通常は見つかります。結果からは一致する箇所があるページが直接開きます。

パスポートや確定申告書のような機密性の高いPDFをバックアップしても安全ですか？

ProプランおよびTeamプランでは、任意のファイルやフォルダーにパスワードを追加できます。アクセス権を持つすべての人がパスワードを入力する必要があり、一度アクセスすると再要求されるまで6時間有効です。データのプライバシー維持に関する詳細は、セキュリティページをご覧ください。

FabricはGoogleドライブに保存しているPDFもバックアップしてくれますか？

Googleドライブ連携を使用すると、ファイルがFabric内に作成され、双方向で同期が維持されます。連携機能を利用するには有料プランが必要です。

無料プランでもPDFをバックアップできますか？

はい。ファイルのアップロードは無料プランでも可能ですが、ストレージ容量とファイルサイズに上限があります。他のアプリとの連携には有料プランが必要です。詳細は料金ページをご覧ください。