ドキュメントをバックアップする方法

ドキュメントは人々が日々作業するファイルですが、それゆえにバックアップが乱雑になりがちです。提案書がデスクトップ上のWordファイルとして存在し、それより新しいバージョンがメールに添付されており、さらに他の誰かが編集したGoogleドキュメントもある、といった状況が起こります。家計簿のスプレッドシートはあるノートパソコンの「ドキュメント」フォルダに保存され、来週の講演用のスライド資料はバッグの中のUSBメモリに入っている、ということもあります。

このガイドでは、人々が普段どのようにドキュメントをバックアップしているのか、実際に生じる問題点、そしてWordファイル、スライド、スプレッドシート、テキストファイルをFabricに保管して、コンピュータ外に安全に保存しつつ中身から検索できるようにする方法について解説します。

ドキュメントの一般的なバックアップ方法

多くのノートパソコンでは、WindowsのOneDriveやMacのiCloud Driveを通じて、「デスクトップ」や「ドキュメント」フォルダをクラウドにバックアップでき、初期設定時にこのオプションがオンになっていることもよくあります。これは良い基本設定です。しかし、「ダウンロード」フォルダや外付けドライブのプロジェクトフォルダなど、他の場所に保存されたファイルは対象外となり、バックアップのコピーは特定のプラットフォームのアカウントに紐づけられます。

デスクトップ版のGoogleドライブやDropboxは、MacとWindowsの両方で動作する同期フォルダを提供します。そこに保存したものは何でも保護されます。ただし共有フォルダでは、同じファイルの複数のバージョンが蓄積しやすく、どれが最新版であるかを判断するには「proposal_v3_FINAL_edits.docx」のようなファイル名に頼らざるを得なくなります。

自分自身や同僚にドキュメントをメールで送信する方法も、非公式なバックアップとして今なお一般的です。確かにメールごとに1つのコピーが保存されます。しかし時間が経つにつれて受信トレイがアーカイブ化し、適切なバージョンを見つけるには日付順に添付ファイルを検索しなければならなくなります。ファイルの最新バージョンを見分ける方法では、この特有の悩みについて取り上げています。

ステップ1：既存のドキュメントをFabricにコピーする

まずは、失うと困るフォルダ（仕事のプロジェクト、契約書、身の回りの手続き書類、執筆データなど）から始めましょう。Fabricのウェブアプリまたはデスクトップアプリで、ファイルをドラッグするか、「ファイルをアップロード」をクリックします。アップロード機能は大量のファイルを一度に処理でき、一般的な形式（DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSON、PPTやPPTXのPowerPointファイル、CSVやXLSXのスプレッドシート、EPUB電子書籍）をドキュメントとしてそのまま取り込めます。

複数のサービスから集約する場合は、1つずつ行い、各フォルダが正しく移行されたことを確認してから次へ進んでください。クラウドストレージの統合方法に、より詳細な手順が記載されています。

ステップ2：コンピュータ上のFabricドライブから作業する

Mac、Windows、Linux向けのFabricデスクトップアプリをインストールします。これによりFabricが仮想ドライブとしてマウントされるため、ローカルフォルダから作業するのとまったく同じように、WordでDOCXを開き、編集して、元の場所に保存できます。保存するたびにFabricに反映されるため、バックアップが別の作業ではなく、普段の作業フローの一部になります。

ドライブ上のデータはローカルには一切保存されず、ドキュメントを開いたときにストリーミングされます。チームで共有ドライブからこのように作業すれば、同僚同士で同じコピーを開くことができます。チーム用共有ドライブのセットアップ方法でその設定手順を案内しています。

ステップ3：クラウドアプリアプリからドキュメントを取り込む

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドは、Googleドライブコネクションを通じてFabricに取り込むことができます。これは双方向の詳細な同期であるため、ファイルはFabric内に作成され、変更は双方向に反映されます。Notionのドキュメントもコネクションを通じて取り込むことが可能です。なお、コネクションの利用には有料プランが必要です。

メールで届いたドキュメントは、専用のFabricメールアドレスに転送できます。このアドレスは、認証済みの自身のアカウントアドレスからのメールを受け付けます。スマートフォンでは、任意のアプリの共有シートを使ってファイルをFabricに送信できます。

ステップ4：内容からドキュメントを見つける

Fabricは、取り込まれた各ドキュメントを即座に処理します。意味に基づく検索のための埋め込み（Embeddings）を作成し、短い要約を生成し、トピックなどの属性を抽出し、タグを提案します。「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押して、ファイルの内容を説明するように入力してください。検索機能はドキュメント内のテキストを読み取るため、「2025年の採用計画のスライド」と検索して「Deck_v7.pptx」という名前のファイルを見つけ出すことができます。

完全一致フレーズには引用符（"）を使用し、タグ、場所、アイテムの種類で絞り込むこともできます。フォルダを使用したい場合も、最小限にとどめておくのが賢明です。設定したスマートコレクションが、各ファイルの内容に応じて自動的に分類してくれます。

他の人とファイルを共有したり、目でフォルダを閲覧したりする際には、適切なファイル名が依然として役立ちます。ファイル命名規則では、日付を先頭に置いてファイルが順番に並ぶようにするなど、長年にわたって役立つパターンを提案しています。ただし自分自身でファイルを探す場合は、名前を思い出そうとするよりも、検索で内容を説明する方が通常は手っ取り早く見つかります。

ステップ5：どこからでも閲覧、マークアップ、質問を行う

バックアップされたドキュメントは、ウェブ、デスクトップアプリ、iOSおよびAndroidアプリから利用できます。テキストファイル上でハイライトやコメントの追加ができるほか、閲覧者、コメント投稿者、編集者として同僚とドキュメントを共有できます。

AIアシスタントは、XLSXスプレッドシートを含むドキュメントを読み取ることができます。フォルダを開いて、例えば「これらの提案書の中で日当800超を見積もっているのはどれ？」と尋ねると、参照したファイルへのクリック可能なリンク付きで回答してくれます。また、変更ごとに承認または拒否を選択しながら、ドキュメントを直接編集することも可能です。

よくある質問

コンピュータ上のドキュメントをバックアップする最良の方法は何ですか？

作業に合わせて自動的に更新されるコピーをコンピュータ外に保持することです。Fabricデスクトップドライブに保存すれば、保存のたびにFabricへ反映されるためこれが実現できます。さらに、時々ローカルや外付けストレージにコピーを作成しておけば、2つ目のバックアップとして安心です。

どのドキュメント形式をFabricにバックアップできますか？

DOCX、TXT、Markdown、HTML、JSONドキュメント、PPTおよびPPTXスライド、CSVおよびXLSXスプレッドシート、EPUB電子書籍、そしてPDFに対応しています。

Googleドキュメントをバックアップできますか？

はい。ファイルを双方向に同期するGoogleドライブコネクションを通じてバックアップできます。コネクションの利用には有料プランが必要です。

Fabricに保存されているWordドキュメントを編集できますか？

はい。デスクトップアプリを使用し、WordでFabricドライブからファイルを開いて編集し、同じ場所にそのまま保存できます。

Fabricにドキュメントをバックアップすると、ノートパソコンのストレージを消費しますか？

いいえ。デスクトップドライブは開いたときに各ドキュメントをストリーミングし、ディスク上には残さないため、過去のプロジェクトの膨大なアーカイブであってもローカルストレージを消費しません。

バックアップしたドキュメントの中身を検索できますか？

はい。検索はドキュメント内のテキストを対象とし、意味およびキーワードで一致するものを探します。引用符（"）を使用すると完全一致検索が可能です。

チームで1組のバックアップドキュメントを共有できますか？

はい。スペースまたはフォルダを閲覧者、コメント投稿者、編集者、管理者の権限で共有するか、デスクトップアプリを介して共有ドライブから作業できます。チーム外のユーザーでも、登録不要で共有リンクを開くことができます。

無料プランでもドキュメントをバックアップできますか？

はい。ファイルのアップロードとノートの機能は無料プランで利用できます（ストレージ容量およびファイルサイズの上限があります）。コネクション機能には有料プランが必要です。詳細は料金ページをご覧ください。