契約書のバックアップ方法

契約書は、普段めったに開かないものの、必要になったときには切実に求められる文書です。賃貸借契約の更新時期が迫っていたり、クライアントから支払条件について異議を申し立てられたり、雇用契約書に忘れていた通知期間が定められていることが判明したりします。その時点で、署名済みのコピーは、もうログインしていない電子署名アカウントの中や、元同僚の受信トレイに埋もれた添付ファイルの中、あるいは前回のオフィス移転時の段ボール箱に入った紙の原本の中にあるかもしれません。

このガイドでは、個人や中小企業が普段どのように契約書のコピーを保管しているのか、それらのコピーがなぜ見当たらなくなるのか、そしてすべての契約書をFabricにバックアップして保護し、どのデバイスからでも利用でき、条項ごとに検索できるようにする方法について解説します。

普段どのように契約書のコピーを保管しているか

DocuSignやDropbox Signなどの電子署名サービスは、締結された契約書を送信者のアカウントに保存し、各関係者にコピーをメールで送信します。これは署名した当日には便利です。しかし年月が経つにつれて、締結済みのコピーは複数のアカウントや受信トレイに分散し、中にはすでに退職した人のものも含まれるようになります。

一部の契約では依然として紙の原本が重要であり、ファイリングキャビネットや文書保管箱が一般的な保管場所となっています。これは1つの建物にあるたった1つのコピーであり、条項を確認するにはまずそのフォルダーを探し出さなければなりません。

「Contracts（契約書）」という名前の共有ドライブフォルダーは、よく使われる妥協案です。誰かがすべての契約書を遅滞なくそこに保管していれば機能します。しかしファイリングが滞ると、そのフォルダーには大半の契約書はあるものの完全ではなくなり、「Agreement_signed(2).pdf」のようなファイル名ではどのクライアントのものか、どのバージョンかが分かりません。機密文書をオンラインで安全に保管する方法では、機密文書をどこに保管すべきかという、より広範な問題について取り上げています。

ステップ1：手元にある契約書を1つのフォルダーにまとめる

Fabricで「契約書」フォルダーを作成します（チームで使用する場合は「スペース」を作成します）。電子署名アカウントから締結済み契約書をダウンロードしてドラッグするか、「ファイルをアップロード」をクリックします。アップロード機能なら一度に大量のファイルを処理できます。署名済みのPDFと編集可能なDOCX形式のドラフトを並べて保存できます。

紙の原本の場合は、スマートフォンで各ページを撮影するかスキャンして、画像またはスキャンしたPDFをアップロードします。FabricはPDFや撮影したページ内のテキストを読み取るため、スキャンした契約書もデジタル文書と一緒に検索可能になります。紙の原本も保管しておいてください。契約によっては原本こそが法的な効力を持つ場合があります。

ステップ2：新しい契約書が締結されたらすぐに取り込む

署名済みコピーがメールで届いたら、あなたのFabricメールアドレスに転送します。Fabricは認証済みアカウントのアドレスからのメールのみを受け付けますが、チーム環境では追加の送信者を承認できるため、署名手続きを担当する同僚が契約書を直接送信することも可能です。

スマートフォンの場合は、メールアプリで添付ファイルを開き、「共有」をタップしてFabricを選択します。まだお持ちでない場合は、モバイルダウンロードページからiOSまたはAndroidアプリを入手してください。保存時に、相手方の名称や更新日などのコメントやタグを追加できます。

ステップ3：フォルダーをパスワードで保護する

契約書には多くの場合、ワークスペースにアクセスできる全員には見せたくない価格設定、個人情報、諸条件が含まれています。「契約書」フォルダーにパスワード保護を追加しましょう。フォルダーを右クリックするか、フォルダーを開いて3点リーダーのメニューをクリックし、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。パスワード保護はProプランおよびTeamプランで利用できます。

フォルダーにパスワードを設定すると、後から追加されたファイルにも適用されるため、新しい契約書が追加された際にも保護されます。アクセス権を持つすべての人がパスワードを入力する必要があり、一度アクセスすると6時間後に再度求められます。パスワードのリセット機能はないため、パスワードマネージャーに保管してください。

クライアントに自身の契約書のみへのアクセスを許可したい場合は、そのクライアント専用のスペースを作成して共有します。クライアントにはそのスペースのみが表示されます。役割と権限により、各ユーザーができる操作を設定できます。

ステップ4：必要なときに条項や日付を検索する

「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押します。検索機能は、契約書全体から意味やキーワードで一致するものを探し出し、該当する正確なページで結果を開きます。「責任の制限」などのフレーズや契約番号を引用符（""）で囲むと完全一致検索ができ、タグやフォルダーで絞り込んで特定のクライアント内に限定することも可能です。

複数の契約書にまたがる質問がある場合は、「契約書」フォルダーを開いてAIアシスタントに尋ねます。フォルダー内の文書に限定して参照元の契約書を明記してくれるため、次の四半期に更新される契約はどれか、各サプライヤーが必要とする通知期間はどれくらいかなどを質問し、クリックして該当の条項を確認できます。この回答は適切なページを素早く見つける手段として活用してください。条項が何を意味するかの法的な判断は、ご自身および弁護士に委ねられます。

契約更新に関するより詳細な手順については、契約更新日の管理方法をご覧ください。

ステップ5：どこからでも必要に応じて契約書を開く

契約に関する疑問は、デスクから離れているときに生じがちです。家主からの電話、展示会でのサプライヤーとの会話、車内からのクライアントへの通話などです。FabricはWebブラウザ、Mac、Windows、Linux向けのデスクトップアプリ、そしてiOSとAndroidで動作するため、バックアップされた契約書とその検索機能は手元にあるどのデバイスからでも利用できます。パスワード保護とリンクのアクセス解析にはProまたはTeamプランが必要です。違いについては料金プランをご覧ください。

よくある質問

署名済みの契約書はどこに保管すべきですか？

電子署名サービスや受信トレイとは別の、バックアップと保護が施された1つのフォルダーに保管することをおすすめします。Fabricなら、署名済みPDF、ドラフト、スキャンデータをまとめて保管でき、ProおよびTeamプランではフォルダーにパスワードを設定できます。

DocuSignから契約書をバックアップするにはどうすればよいですか？

DocuSignアカウントから完了したドキュメントをダウンロードしてFabricにアップロードするか、添付ファイル付きの完了通知メールをFabricメールアドレスに転送してください。

紙の契約書もバックアップできますか？

はい、可能です。各ページを撮影またはスキャンしてアップロードしてください。Fabricは撮影したページやスキャンしたPDF内のテキストを読み取るため、検索可能になります。紙の原本もあわせて保管しておいてください。

契約書フォルダーをパスワードで保護できますか？

はい、ProおよびTeamプランで可能です。パスワードは後から追加されたファイルにも適用され、アクセスは6時間持続します。リセット機能はないため、パスワードマネージャーに保存してください。

すべての契約書を対象に特定の条項を検索できますか？

はい。契約書内のテキストを対象に検索でき、引用符（""）を使用すると完全一致検索が可能です。検索結果はその条項が記載されているページで直接開きます。

契約の更新時期をAIに教えてもらうことはできますか？

契約書フォルダーについてAIアシスタントに質問すると、参照したドキュメントを明記した上で回答してくれます。行動を起こす前に引用された条項を確認し、法的な質問は弁護士にご相談ください。

クライアントと安全に契約書を共有するにはどうすればよいですか？

そのクライアント専用のスペースを作成して共有すれば、クライアントはそのスペースのみを閲覧できます。ProおよびTeamプランではパスワードを追加することも可能です。

Fabricに契約書を保管する際のプライバシーは保護されていますか？

共有設定、役割、パスワードによってアクセスをコントロールできます。Fabricのデータ保護対策についてはセキュリティページをご確認ください。貴社の要件を満たしているかどうかは、貴社の法務・コンプライアンスチームにご確認いただくことをおすすめします。