契約書についてAIに質問する方法

契約書は、署名時に一度だけ注意深く読まれ、その後は大急ぎで確認される傾向があります。ソフトウェアのサブスクリプションが更新間近で、解約通知期間を確認する必要がある。クライアントからの支払いが遅れており、正確な支払条件を確認したい。家主から増額を提案されたが、賃貸借契約書の19ページあたりにそれに関する条項があるはずだ。答えは文書の中にありますが、理解するのに何度か読み返す必要がある表現で書かれています。

このガイドでは、契約書の一般的な調べ方と、重要な条項をすぐに見つけられるようにFabricのAIアシスタントに質問する方法について説明します。Fabricは契約書を読み、関連するテキストを示します。その条項がご自身の状況に何を意味するのか、あるいは署名すべきかどうかの判断は、ご自身、そして重要な場面では弁護士に委ねられます。

契約書を調べる一般的な方法

文書全体をもう一度読むのは徹底的な方法であり、短い契約書であれば合理的です。ただし、付属書類や修正事項を含む40ページのマスターサービス契約の場合、たった1つの疑問に答えるだけでも1時間かかることがあり、その答えは付属書類が本文の条項をどのように変更しているかによって異なる場合があります。

検索する用語が分かっている場合は、PDFリーダーでの検索の方が迅速です。契約書では定義された用語がよく使用されるため、解約ルールは「期間および終了（Term and Termination）」の項目にあり、3ページ前で定義された「更新期間（Renewal Period）」を参照している場合があります。「解約（cancel）」で検索すると見逃してしまう可能性があります。

ChatGPTに契約書を貼り付けるケースが増えています。手軽に読解してくれますが、これを行う際に機密文書がどこに送られるのかと疑問に思うのは当然です。機密文書でAIを安全に使用する方法では、あらゆるAIツールに対して確認すべき質問事項を取り上げています。多くの契約書を扱う企業は専用の契約管理ソフトウェアを使用することが多く、実際の影響を伴う決定については弁護士への相談が依然として適切な手順です。

ステップ1：契約書と関連文書を1つのフォルダにまとめる

契約書をFabricにドラッグするか、「ファイルをアップロード」をクリックします。メールで届いた場合は、添付ファイルをFabricのメールアドレスに転送してください。PDFはテキスト検索が可能で、撮影されたテキストも検索対象となるため、スキャンされた署名済みのコピーも読み取ることができます。

契約ごとにフォルダを作成し、その意味を変更するすべてのもの（付属書類、修正覚書、サイドレター、注文書、条件交渉が行われたメールなど）をそのフォルダに保管します。契約書がすでにGoogleドライブにある場合は、Googleドライブ連携により双方向で同期されます。連携機能のご利用には有料プランが必要です。

ステップ2：アシスタントに条件について質問する

フォルダを開き、AIアシスタントを開きます。アシスタントはそのフォルダ内に自動的に制限されるため、契約書とその横にある文書から回答が生成されます。また、フォルダを右クリックしてアシスタントのコンテキストに追加することもできます。

直接的な質問を投げかけてみましょう。「更新前に解約するための通知期間は何日で、次回の更新日はいつですか？」「支払条件は何ですか？また、遅延損害金はありますか？」「修正覚書によって責任制限は変更されますか？」「当社に適用されるすべての義務を、条項番号とともにリストアップしてください」「契約が終了した場合、当社のデータはどうなりますか？」

すべての回答には、参照したテキストへのクリック可能な参照リンクが付いています。回答に基づいて行動する前に、特に定義語や相互参照が含まれる場合は、それらを開いてご自身で条項を確認してください。ここでは追加の質問が役に立ちます。定義語がどのように定義されているか、付属書類のいずれかがアシスタントの引用した条項より優先されるかどうかなどを尋ねてみてください。

ステップ3：検索で正確な文言を見つける

正確なテキストが必要な場合は、検索を使用します。「検索」をクリックするか、Cmd+F（Mac）/ Ctrl+F（Windows）を押し、「Renewal Period」や「force majeure」のように単語を引用符（" "）で囲んで完全一致検索を行います。結果は該当する正確なページで開くため、長いPDFをスクロールするよりも迅速です。

この方法で見つかった日付は、目につきやすい場所に記録しておく価値があります。更新日を管理する方法では、そのためのシンプルなルーティンを紹介しています。

ステップ4：契約書にマークを付け、レビュー担当者を招待する

Fabric内のPDFには、直接ハイライトやコメントを付けることができます。確認した条項をハイライトし、アシスタントが見つけた内容をコメントとして追加しておけば、次回契約書を開いたときに重要なセクションがすでにマークされた状態になります。

同僚や弁護士の意見を聞くには、閲覧・コメント権限（コメンター）でフォルダを共有します。コメンターはテキストをハイライトしてコメントを追加でき、コメントは完了としてマークできるため、レビューを順を追って処理できるリストに変えることができます。ワークスペース外のユーザーでも、登録なしで共有リンクを使用できます。役割と権限では、閲覧者、コメンター、編集者、管理者のアクセス権について説明しています。

ステップ5：フォルダを保護する

機密性の高い契約書には、パスワード保護を追加します。フォルダを右クリックするか、フォルダを開いて3点リーダーのメニューをクリックし、「パスワード保護を追加」を選択してパスワードを入力します。アクセス権を持つ全員がパスワードを入力する必要があり、一度入力すると再要求されるまで6時間アクセスが維持されます。フォルダにパスワードを設定すると、後からそのフォルダに追加されたファイルも保護されます。

パスワードのリセット機能はないため、パスワードマネージャーに保存してください。パスワード保護はProプランおよびTeamプランで利用できます。プライバシーとセキュリティのページでは、Fabricがデータをどのように処理するかを説明しています。貴社の法務チームまたはセキュリティチームに確認し、組織の要件を満たしていることを確認してください。

よくある質問

AIは私の代わりに契約書をレビューできますか？

Fabricのアシスタントは契約書を読み、それについての質問に答え、根拠とした条項を引用することができます。法的なアドバイスを提供するものではないため、署名、交渉、契約の執行に関する決定には、資格を持つ弁護士が関与する必要があります。

契約書内の解約通知期間はどのように見つければよいですか？

契約書のフォルダ内でアシスタントに質問し、引用された条項を開いて確認します。また、定義語を引用符（" "）で囲んで検索することもできます。

AIは契約書の2つのバージョンを比較できますか？

両方のバージョンを同じフォルダに入れ、アシスタントに変更点を尋ねます。報告された各相違点を、引用されたテキストと照らし合わせて確認してください。

AIは修正覚書や付属書類も考慮しますか？

フォルダ内のすべてを分析するため、修正覚書や付属書類を基本合意書と一緒に保管し、該当する条項が変更されているかどうかを尋ねてください。

スキャンした契約書について質問することはできますか？

はい。検索はPDF内のテキストおよび撮影されたテキストに対応しているため、スキャンしたコピーでも検索や質問が可能です。

弁護士にコメントをもらうために契約書を共有できますか？

はい。コメンター権限で共有すれば、弁護士はFabricに登録することなくテキストをハイライトし、コメントを追加できます。

Fabricで契約書をパスワード保護できますか？

はい、ProプランおよびTeamプランで可能です。パスワードのリセット機能はないため、パスワードマネージャーに保存してください。

署名済みの契約書はどこに保管すべきですか？

契約ごとに1つのフォルダを作成し、その修正覚書や関連メールと一緒に保管しておくと、後で質問する際に便利です。重要な文書をオンラインで安全に保管する方法では、保管全般について詳しく取り上げています。