「仕事のための仕事」があなたの企業を蝕んでいる

Asanaの研究から得られた有用な概念で、より広く普及させるべきものがあります。それが「仕事のための仕事（work about work）」です。これは、生産的な仕事の周辺にありながら、仕事そのものを構成しないすべての活動を指します。具体的には、ドキュメントの検索、アプリケーション間の切り替え、タスクに関するやり取り、進捗会議への出席、優先順位の管理、決定されたものの記録されなかった意思決定の追跡などです。

平均的な知識労働者は、時間の60%を「仕事のための仕事」に費やし、実際に雇用された理由であるスキルを要する戦略的な仕事には40%しか費やしていません。ほとんどの企業において、この比率はあまりにも常態化しているため、誰も疑問を持ちません。会議に時間を費やすのは当然であり、ドキュメントを探すのも当然であり、スタンドアップミーティングに参加するのも当然のこととされています。これらの活動は、仕事に課せられたオーバーヘッド（余計な負荷）ではなく、仕事の一部であるかのように感じられます。

しかし、これを製造業の問題として捉え直すと、その不条理さはすぐに明らかになります。作業員が時間の60%を工具の場所の特定、シフト会議への出席、次に何を製造すべきかの同僚への確認に費やし、実際に物を製造している時間は40%にすぎない工場を想像してみてください。このような比率を受け入れる業務管理者は一人もいないでしょう。彼らなら工場のレイアウトを再設計するはずです。

知識労働における「工場のレイアウトの再設計」に相当するのは、知識労働者が働く情報インフラを再設計することです。そして、40%の部分（より優れた集中テクニック、時間管理、ディープワークの実践など）を対象とする大半の生産性向上の取り組みとは異なり、このアプローチは真の機会が眠っている60%の部分を対象としています。

60%を占める活動の内訳

「仕事のための仕事」というカテゴリーは、具体的な活動に分解できます。それぞれの活動には根本原因と構造的な解決策があります。

仕事に関するコミュニケーション（年間352時間）。 メールやSlackメッセージ、何が起きていて、何が起きる必要があり、誰が何をしているかについての会話。このコミュニケーションの多くは、状況や文脈が保存可能で検索可能な場所に文書化されていないために発生します。非同期の代替手段がないため、情報は同期的に共有されます。

重複する作業（年間209時間）。 組織内のどこかにすでに存在するものの、見つけられないドキュメント、調査、分析を再作成すること。知識労働者の時間の14%は、他人がすでに作成したものを再構築することに費やされています。なぜなら、オリジナルが、現在の労働者が知らない、あるいは検索できないツールに埋もれているからです。

不要な会議（年間103時間）。 参加者自身が非生産的であると考えている会議。これらは主に、ドキュメンテーションで対応できるはずの進捗報告やコンテキスト共有のセッションです。問題が広く認識されているにもかかわらず、2019年以降、会議の負担は倍増しています。

情報の検索。 知識労働者は、時間の21%を情報の検索に費やし、アプリの切り替えを1日に1,200回（HBR調べ）行っています。切り替えを行うたびに、認知機能の回復コストが発生します。これを合計すると、何かを利用するためではなく、何かを探すために、毎週ほぼ丸1営業日が失われていることになります。

優先順位の管理。 変動する締め切りの追跡、コミットメントの再交渉、変更に関する関係者への最新情報の共有。このオーバーヘッドは組織の複雑さに比例して増加し、チーム間の可視性を妨げる情報のサイロ化によってさらに増幅されます。

なぜ生産性向上の取り組みは的を外すのか

大半の企業の生産性向上の取り組みは、個人が既存の40%の枠組みの中でより良く働けるよう支援することに焦点を当てています。例えば、優れた集中テクニック、時間管理の研修、気が散るのを防ぐツール、ディープワークの実践などです。これらは価値あるものですが、大半の時間には手を触れず、ごく一部の時間を最適化しているにすぎません。

より大きなチャンスは構造的なものです。すなわち、60%を削減して、スキルを要する仕事に使える時間を増やすことです。もし比率を60/40から50/50にシフトできれば、誰も追加で採用することなく、誰も労働時間を増やすことなく、個人の行動を変えることもなく、実質的に1人あたり週に1日分の生産的な仕事の時間を獲得できます。

このシフトを生み出す構造的な変化は、十分に解明されています。

既存の活動から自動で作成されるドキュメント（プルリクエスト、Slack、会議など）は、同期的な共有を必要とせずに文脈を利用可能にすることで、コミュニケーションのオーバーヘッドを削減します。

すべてのツールを横断するセマンティック検索は、作成された場所に関係なく既存のナレッジを見つけやすくすることで、検索時間を短縮し、重複作業を排除します。

意思決定がドキュメント化される非同期第一のプロセスは、書面によるチャネルを通じて文脈の伝達や日常的な意思決定を処理することにより、会議の負担を軽減します。

連携されたツールは、断片化されたナレッジを1つの検索可能なレイヤーに集約することで、アプリ切り替えのオーバーヘッドを削減します。

これらはいずれも、個人の行動変容を必要としません。全員の比率を変えるためのインフラ投資です。

シフトを測定する

組織における「仕事のための仕事」の比率を数値化したい場合は、2週間のサンプルで以下の指標を追跡してください。

1人あたりの週次会議時間。 情報提供を目的とする会議（進捗状況、コンテキストの共有）と、生産的な会議（意思決定、クリエイティブな作業）を区別します。情報提供のための会議こそ、ドキュメンテーションに置き換えるべきものです。

Slackにおける「誰か〜を知りませんか？」というメッセージの週次発生件数。 これらはすべて、ナレッジが見つからない状態にあることの兆候です。その頻度と回答にかかる時間を追跡します。

情報の検索にかかる時間。 チームメンバーに、必要なときに特定のドキュメントや情報を見つけるのにかかる時間を1週間記録してもらいます。平均値は通常、誰もが予想するよりも高くなります。

重複作業の発生。 組織内の他の場所にすでに存在するものを、誰かが作成してしまう頻度はどのくらいでしょうか？これを非公式に追跡するだけでも、有用なデータが得られます。

基準となる測定を行うことで、インフラ投資の費用対効果（ROI）が具体的になります。平均年収10万ドルの50人のチームで60%の割合が50%に低下した場合、回収される生産性は、追加で5人を雇用することに相当します。

よくある質問

これは本当に解決可能な問題ですか、それとも知識労働の性質にすぎないのでしょうか？ 共同作業において、ある程度の調整は不可避であり、常に存在し続けます。しかし、現在の比率（60/40）は達成可能な最低レベルではありません。それは、現在のインフラが生み出しているレベルにすぎません。強力なドキュメンテーション、優れた検索機能、そして非同期第一のカルチャーを持つチームでは、比率が50/50や、さらには45/55に近いことが一貫して報告されています。下限はゼロではありませんが、ほとんどのチームが現在位置している場所よりははるかに低いところにあります。

コミュニケーションを減らすと、チームのコラボレーションが低下しませんか？ 不要なコミュニケーション（進捗報告、コンテキスト共有、繰り返しの説明）を減らすことで、より価値のあるコミュニケーション（クリエイティブな議論、問題解決、関係構築）に使える時間が生まれます。目指すのは、コラボレーションを減らすことではなく、より良いコラボレーションを実現することです。

どこから始めるべきですか？ 最も明らかに無駄が多いと思われる要素から始めてください。通常は、多すぎる会議か、検索のオーバーヘッドです。ナレッジソースを1つの検索可能なレイヤーに接続し、ドキュメントの自動作成を導入し、定期的な会議が「会議かドキュメントか」のフレームワークに照らして適切かどうかを監査してください。

関連記事：調整コスト、ナレッジのスケール問題、会議を減らす方法、散在するナレッジのコスト。関連ページ：ドキュメントの自動作成、1つの検索、コネクション。