Cómo compartir archivos PDF con un cliente

Un informe terminado, una propuesta, una guía de estilo o una auditoría suelen llegar al cliente en formato PDF. La primera copia se envía como archivo adjunto, el cliente responde con un par de preguntas, le sigue una versión corregida y, una semana después, alguien de su equipo reenvía el original a un compañero que acaba leyendo los datos erróneos.

En esta página se explican las formas habituales de enviar archivos PDF a los clientes, los problemas que suele plantear cada una de ellas y cómo enviar un PDF desde Fabric mediante un enlace que tú controlas: uno que el cliente puede leer, descargar si lo autorizas, comentar cuando quieras conocer su opinión y que siempre apunta a la versión más reciente.

Cómo se suelen enviar los archivos PDF a los clientes

Los archivos adjuntos por correo electrónico son la opción predeterminada. No requieren configuración previa y el cliente ya sabe cómo abrirlos. El problema surge con las revisiones: cada cambio implica un nuevo archivo adjunto, empiezan a circular nombres de archivo como propuesta_v4_final_revisada.pdf y no hay forma de retirar una versión que se envió con un error. Además, los PDF más pesados con imágenes de alta resolución pueden toparse con los límites de tamaño para archivos adjuntos.

Un enlace de Google Drive o Dropbox soluciona el problema del tamaño y te permite sustituir el archivo. Sin embargo, quienes lo utilizan para trabajar con clientes suelen describir otro inconveniente: el cliente ve una vista de carpetas junto a los archivos de trabajo, los permisos de uso compartido se ajustan archivo por archivo y un enlace configurado para «cualquiera que tenga el enlace» permanece abierto mucho después de que termine el proyecto.

La recopilación de comentarios es la otra complicación. Los clientes tienden a responder con notas del tipo «en la página 7, segundo párrafo, la fecha es incorrecta», que luego hay que cotejar manualmente con la página y la versión correspondientes.

Paso 1: Coloca los PDF del cliente en su propio espacio

Crea un espacio para el cliente y añade sus archivos PDF en él. Arrastra los archivos, pégalos o haz clic en «Subir un archivo»; la subida admite un gran volumen de archivos a la vez, por lo que puedes transferir la carpeta entera de un proyecto en un solo paso. Si trabajas desde Finder o el Explorador de archivos, la aplicación de escritorio de Fabric monta Fabric como una unidad más, lo que permite mover los PDF al espacio del cliente como cualquier otra carpeta.

Mantener a cada cliente en un espacio independiente resultará fundamental más adelante. Cuando compartes el espacio, el cliente solo ve ese espacio y nada más de tu área de trabajo. En Cómo dar acceso a un cliente solo a sus archivos se detalla este proceso paso a paso.

Paso 2: Decide si el cliente solo debe ver el contenido o también comentarlo

Fabric ofrece dos formas de enviar contenido, adaptadas a distintos momentos de un proyecto. Publicar crea un enlace para la entrega final: el cliente puede ver el PDF y descargarlo si lo permites, sin opción a comentarios. Compartir está pensado para la colaboración: tú decides si el cliente tiene rol de lector, comentador o editor, y las personas externas pueden abrir un enlace compartido sin necesidad de registrarse.

En el caso de un borrador sobre el que necesitas opiniones, compártelo con permisos de comentador. El cliente podrá resaltar una frase en el PDF y añadir un comentario vinculado a ella, de modo que una observación sobre una fecha incorrecta quedará fijada sobre la propia fecha. Cada comentario se puede marcar como resuelto una vez atendido, lo que convierte una ronda de revisiones en una lista de tareas que puedes ir completando. En la página de roles y permisos se explica qué puede hacer cada rol.

Paso 3: Publica el PDF definitivo como un enlace

Cuando el PDF esté listo para la entrega, haz clic en Compartir para abrir la ventana de uso compartido, ve a la pestaña Publicar y haz clic en Crear enlace. Asigna un nombre al enlace y, a continuación, elige si deseas recopilar estadísticas de interacción, permitir la indexación en motores de búsqueda, autorizar a los visitantes a copiarlo en su cuenta de Fabric y permitir las descargas. La opción de descarga está disponible en todos los planes. Copia el enlace y envíalo.

Para trabajos con clientes, la mayoría de los usuarios desactivan la indexación en motores de búsqueda y activan las descargas para que el cliente pueda guardar una copia en sus registros. En Cómo evitar que los motores de búsqueda indexen un archivo compartido se explica este ajuste con más detalle. Si la entrega consta de varios PDF, publica la carpeta en su lugar; una carpeta se publica como una página web con todos los archivos que contiene.

Los contratos, los documentos financieros y cualquier otra información confidencial pueden protegerse mediante contraseña. Haz clic derecho en el PDF o en su carpeta (o ábrelo y utiliza el menú de tres puntos), selecciona Añadir protección con contraseña e introduce una clave. No existe la opción de restablecer la contraseña, así que guárdala en un gestor de contraseñas. Cualquier persona que abra el elemento deberá introducirla, y el acceso tendrá una validez de seis horas antes de solicitarla de nuevo. La protección con contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

Paso 4: Actualiza el PDF y comprueba si se ha abierto

Si detectas un error tras el envío, corrígelo en el archivo de origen en Fabric. Al editar el archivo de origen se actualiza la versión publicada, por lo que el enlace que ya enviaste mostrará el archivo corregido sin que el cliente tenga que buscar un nuevo archivo adjunto.

Con las analíticas de interacción activadas, cada enlace publicado cuenta con su propio gráfico de tráfico a lo largo del tiempo, junto con las fechas de visita, la ubicación y el dispositivo de cada visitante. Las analíticas no identifican al visitante por su nombre; por tanto, si varias personas del cliente necesitan el PDF, crea un enlace independiente para cada una («Priya, finanzas», «Tomás, legal») y compáralos. Las analíticas de enlaces están disponibles en los planes Pro y Team, y en enviar un enlace de seguimiento diferente a cada destinatario encontrarás más detalles sobre este método.

Preguntas frecuentes

¿Mi cliente necesita una cuenta de Fabric para abrir el PDF?

No. Los usuarios externos pueden abrir enlaces compartidos sin registrarse, y un enlace publicado se abre en el navegador web como cualquier otra página.

¿Puede el cliente descargar el PDF?

Sí, siempre que actives la opción de permitir descargas al crear el enlace publicado. Esa opción está disponible en todos los planes, incluido el gratuito.

¿Puede un cliente comentar en un PDF que le envíe?

Sí, a través de un enlace compartido con permisos de comentador. Podrá resaltar texto y añadir comentarios, y tú podrás marcarlos como resueltos. Los enlaces publicados son de solo lectura y descarga, por lo que no admiten comentarios.

¿Cómo protejo un PDF con contraseña antes de enviarlo?

Haz clic derecho en el PDF, selecciona Añadir protección con contraseña e introduce una clave. Esta función requiere un plan Pro o Team y no se puede restablecer, por lo que conviene guardar la contraseña en un lugar seguro.

¿Puedo saber si mi cliente ha abierto el PDF?

Si las analíticas están activadas, podrás ver las visitas, las fechas, la ubicación y el dispositivo correspondientes a cada enlace publicado. Para saber con certeza qué persona lo abrió, genera un enlace personalizado con nombre para cada una.

¿Qué ocurre si tengo que modificar el PDF después de haber enviado el enlace?

Modifica el archivo de origen en Fabric y la versión publicada se actualizará automáticamente, por lo que el mismo enlace mostrará el nuevo archivo.

¿Puedo enviar varios PDF en un único enlace?

Sí. Guárdalos en una carpeta y publica dicha carpeta. Se mostrará como una página web con todos los PDF integrados.

¿Puedo compartir archivos PDF con clientes desde el plan gratuito?

La publicación, incluida la opción de descarga, está incluida en el plan gratuito. La protección con contraseña y las analíticas de enlaces requieren el plan Pro o Team; en la página de precios se detalla qué incluye cada plan.