Cómo compartir archivos de forma segura por internet

Compartir archivos suele empezar con lo que se tiene más a mano. Una declaración de la renta se envía como archivo adjunto en un correo electrónico, una carpeta con el trabajo de un cliente se pasa a través de un enlace en la nube configurado para «cualquier persona con el enlace», y la foto de un pasaporte se envía por una aplicación de mensajería porque alguien la pidió en ese mismo momento. Cada una de esas copias sigue viviendo después en la bandeja de entrada o en la carpeta de descargas de otra persona, donde ya no puedes verla ni modificarla.

Esta guía analiza las formas habituales en que las personas comparten archivos por internet, las carencias de cada una de ellas y cómo compartir desde Fabric con roles definidos, enlaces de solo lectura, contraseñas y datos de visitas por enlace, para que cada archivo llegue a las personas a las que va destinado con el acceso que necesitan.

Cómo se suelen compartir archivos por internet

Los archivos adjuntos de correo electrónico son la opción predeterminada porque el destinatario no necesita nada nuevo. La contrapartida es que con el mensaje se envía una copia completa. Se puede reenviar, guardar y volver a enviar, y los límites de tamaño terminan obligando a recurrir a otros servicios para los archivos más grandes.

Los enlaces de almacenamiento en la nube de Google Drive, Dropbox o OneDrive conservan el original en tu poder, lo cual es una mejora importante. El punto débil suele estar en la configuración. Cuando alguien tiene prisa, la opción de «cualquier persona con el enlace» parece más fácil que pedirle al destinatario que inicie sesión, y esa configuración a menudo se mantiene mucho después de haber terminado el trabajo. A lo largo de unos años, una unidad de almacenamiento acumula decenas de enlaces abiertos que nadie recuerda haber creado.

Los servicios de transferencia como WeTransfer son adecuados para el envío puntual de un gran lote de archivos. El enlace caduca, lo cual ayuda, pero no hay forma de recopilar comentarios sobre los archivos y estos quedan aislados del resto de tu trabajo. Las aplicaciones de mensajería cubren los huecos restantes, sobre todo para fotos de documentos, y esas copias son las más difíciles de rastrear más adelante.

Paso 1: Pon los archivos en Fabric

Arrastra los archivos a la aplicación web o de escritorio de Fabric, pégalos o haz clic en «Subir un archivo». La subida admite un gran volumen de archivos a la vez. Si prefieres trabajar en Finder o en el Explorador de archivos, la aplicación de escritorio de Fabric monta Fabric como una unidad virtual en Mac, Windows y Linux, para que puedas mover archivos como en cualquier otra carpeta. En un teléfono, el menú de compartir envía archivos desde cualquier aplicación.

Todo lo que esté en tu espacio de trabajo se mantiene privado hasta que lo compartas o lo publiques. La subida de archivos está incluida en el plan gratuito.

Paso 2: Decide si compartir o publicar

Fabric ofrece dos formas de dar acceso a alguien, y elegir la correcta resuelve la mayor parte de la seguridad. Compartir está pensado para la colaboración. Asignas a cada persona un rol (lector, comentarista, editor o administrador), configurado a nivel de espacio o de archivo, y pueden trabajar con el elemento según ese rol. Los usuarios externos pueden abrir enlaces compartidos sin necesidad de registrarse. La página de roles y permisos detalla lo que permite cada rol.

Publicar está pensado para la entrega. Un enlace publicado permite a los visitantes ver el elemento y descargarlo solo si tú lo autorizas. Puedes crear tantos enlaces de publicación como desees para el mismo archivo o carpeta, cada uno con su propia configuración. Una carpeta se publica como una página web, y editar el origen en Fabric actualiza lo que la gente ve.

Como regla general, publica cuando la otra persona solo necesite mirar, y comparte cuando necesite comentar o editar.

Paso 3: Configura el enlace solo con el acceso necesario

Para publicar, haz clic en Compartir para abrir la ventana modal de compartir, ve a la pestaña Publicar y haz clic en Crear enlace. A continuación, revisa las opciones de configuración. Dale al enlace un nombre que reconozcas más adelante. Elige si deseas recopilar analíticas de interacción. Desactiva la opción de permitir la indexación en motores de búsqueda para cualquier contenido privado. Desactiva la opción de permitir a los visitantes copiarlo a su Fabric a menos que quieras que conserven su propia copia. Deja desactivada la opción de permitir descargas si el archivo debe permanecer en modo de solo lectura, o actívala cuando la persona necesite guardarlo. Las descargas están disponibles en todos los planes.

La indexación es el ajuste que más suele pasarse por alto, por lo que merece la pena comprobarlo en cada enlace. Cómo evitar que los motores de búsqueda indexen un archivo compartido explica qué controla este ajuste.

Paso 4: Añade una contraseña a los archivos confidenciales

Haz clic con el botón derecho en el archivo o carpeta, o ábrelo y haz clic en el menú de tres puntos; después, selecciona Añadir protección con contraseña e introduce una clave. La protección con contraseña está disponible en los planes Pro y Team.

Cualquier persona que tenga acceso a ese elemento deberá introducir la contraseña, y su acceso tendrá una validez de 6 horas antes de que se le vuelva a solicitar. La contraseña en una carpeta también cubre los archivos que se añadan a ella más adelante, lo cual resulta ideal para una carpeta que se va llenando a lo largo de un proyecto. No existe el restablecimiento de contraseña, así que guárdala en un gestor de contraseñas. Enviar la contraseña por una vía diferente a la del enlace (por ejemplo, por mensaje de texto si el enlace se envió por correo electrónico) garantiza que un único mensaje interceptado no sea suficiente para abrir el archivo.

Paso 5: Haz un seguimiento de cada enlace

En Pro y Team, activar la recopilación de analíticas de interacción ofrece a cada enlace de publicación su propio gráfico de tráfico a lo largo del tiempo, con las fechas de visita y la ubicación y el dispositivo de cada visitante. Las analíticas de enlaces registran las visitas a un enlace y no indican el nombre del visitante, por lo que si necesitas saber qué persona abrió un archivo, proporciona a cada una su propio enlace personalizado. Cómo enviar un enlace de seguimiento diferente a cada destinatario detalla esta configuración.

Las visitas desde una ubicación o un dispositivo desconocidos en un enlace destinado a una sola persona merecen un seguimiento. Para obtener una visión más amplia de cómo gestiona Fabric los datos almacenados, consulta privacidad y seguridad.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la forma más segura de compartir un archivo por internet?

Envía un enlace a un archivo que controles en lugar de un archivo adjunto, dale a la persona únicamente el acceso que necesita y añade una contraseña para cualquier contenido confidencial. En Fabric, esto se traduce en un enlace de publicación con las descargas y la indexación desactivadas, además de la protección con contraseña en Pro o Team.

¿Pueden las personas abrir mis archivos compartidos sin una cuenta de Fabric?

Sí. Los usuarios externos pueden utilizar enlaces compartidos sin necesidad de registrarse, y los enlaces publicados se abren en un navegador.

¿Cómo comparto un archivo en modo de solo lectura?

Publícalo y deja desactivada la opción de permitir descargas, o compártelo y asigna a la persona el rol de lector.

¿Puedo proteger con contraseña un enlace compartido?

Sí. La protección con contraseña funciona tanto en elementos compartidos como publicados, y está disponible en los planes Pro y Team. El acceso de cada visitante dura 6 horas antes de que se requiera la contraseña de nuevo.

¿Qué ocurre si olvido la contraseña?

No existe el restablecimiento de contraseña, así que guárdala en un gestor de contraseñas cuando la configures. Para cambiar una contraseña es necesario introducir primero la anterior.

¿Aparecerán mis archivos compartidos en Google?

Solo si lo permites. Cada enlace de publicación cuenta con un ajuste para permitir la indexación por parte de los motores de búsqueda, que puedes dejar desactivado para el material privado.

¿Puedo ver quién ha abierto un archivo que he compartido?

Las analíticas de enlaces en Pro y Team muestran las visitas a cada enlace de publicación con fechas, ubicación y dispositivo. Para diferenciar a las personas, crea un enlace con nombre independiente para cada destinatario.

¿Está disponible el uso compartido seguro de archivos en el plan gratuito?

La publicación, incluida la opción de descarga, está disponible en todos los planes. La protección con contraseña y las analíticas de enlaces requieren Pro o Team. Consulta las tarifas para ver los detalles de los planes.