Cómo saber quién ha abierto tu PDF

Envías un presupuesto a tres proveedores, un informe a un cliente o un CV a varios seleccionadores de personal y, una semana después, sigues sin recibir respuesta. La pregunta en ese momento es sencilla: ¿lo habrán abierto? Un archivo adjunto no puede decírtelo. Una vez que un PDF sale en un correo electrónico, no tienes forma de saber si se ha abierto, guardado o dejado sin leer en el fondo de una bandeja de entrada.

Esta guía cubre los métodos habituales que la gente utiliza para intentar averiguar si se ha leído un PDF, por qué esos métodos ofrecen respuestas poco fiables y cómo enviar un PDF desde Fabric mediante un enlace independiente con nombre para cada persona, de modo que las visitas de cada enlace te indiquen quién lo ha abierto.

Cómo se suele comprobar si se ha abierto un PDF

Las confirmaciones de lectura son lo primero que la mayoría de la gente prueba. Outlook y otros clientes de correo pueden solicitarlas, pero el destinatario decide si las envía o no; además, solo confirman que se ha abierto el correo electrónico, no el archivo adjunto.

Las extensiones de seguimiento de correo insertan una pequeña imagen invisible que informa de cuándo se carga el mensaje. Son fáciles de instalar. Sin embargo, sus resultados son menos fiables de lo que parecen, ya que algunas aplicaciones de correo cargan las imágenes automáticamente por motivos de privacidad y otras las bloquean; por tanto, puede registrarse una apertura sin que nadie haya mirado el mensaje, o no registrarse cuando sí lo han hecho. Una vez más, el archivo adjunto en sí no se rastrea.

Las herramientas dedicadas al seguimiento de documentos, como DocSend, sustituyen el archivo adjunto por un enlace e informan de la actividad que se produce en él. Están diseñadas para esta tarea y se utilizan ampliamente para material de ventas y presentaciones (pitch decks). También implican una suscripción adicional y otro lugar donde almacenar archivos que, de otro modo, estarían en otra parte. Muchas personas terminan por descartar todo esto y enviar directamente un correo de seguimiento preguntando si lo han recibido.

Paso 1: Subir el PDF

Haz clic en «Upload a file» (Subir un archivo) en Fabric, o arrastra el PDF directamente a la aplicación web o de escritorio. Se abrirá en el lector para que puedas revisarlo antes de enviarlo. Si el PDF es uno de varios documentos destinados a la misma persona, colócalos en una carpeta y publica la carpeta en su lugar; se publicará como una página web con todo el contenido agrupado.

Paso 2: Crear un enlace con nombre para cada destinatario

Haz clic en «Share» (Compartir) para abrir la ventana modal de compartir, ve a la pestaña «Publish» (Publicar) y haz clic en «Create link» (Crear enlace). Ponle al enlace el nombre de la persona (por ejemplo, «Dana, Ridgeway Supplies») y activa la opción para recopilar analíticas de interacción («collect engagement analytics»). Repite el proceso para cada destinatario. Puedes crear tantos enlaces de publicación para un mismo PDF como necesites, y cada uno conservará su propia configuración y sus propios datos de visitas.

Tener un enlace por persona es lo que hace que esto funcione. Las analíticas registran las visitas a un enlace y no identifican al visitante, por lo que un único enlace enviado a cinco personas solo podrá indicarte que alguien lo ha abierto. En cómo enviar un enlace de seguimiento diferente a cada destinatario se explica la configuración con más detalle. Las analíticas de enlaces están disponibles en los planes Pro y Team.

Paso 3: Elegir qué puede hacer cada destinatario

Mientras tengas abierto cada enlace, define el resto de sus opciones. «Allow downloads» (Permitir descargas) determina si el destinatario puede guardar el PDF; desactívalo para obtener una copia de solo lectura o actívalo para un contrato o una factura que deban archivar. Desactiva la opción para permitir la indexación en motores de búsqueda («allow indexing by search engines») en el caso de cualquier contenido privado, y decide si los visitantes pueden copiarlo a su propio Fabric.

Los ajustes se configuran por enlace, de modo que el proveedor que necesita descargar un presupuesto y el que solo necesita leerlo pueden recibir versiones diferentes del mismo PDF. En cómo evitar que los motores de búsqueda indexen un archivo compartido se detalla la opción de indexación.

Para los PDF confidenciales, añade una contraseña con los planes Pro o Team. Haz clic con el botón derecho en el PDF, selecciona «Add password protection» (Añadir protección por contraseña) e introduce una clave; después, envíasela al destinatario por separado. La protección por contraseña no dispone de opción de restablecimiento, así que guarda la clave en un gestor de contraseñas.

Paso 4: Enviar a cada persona su propio enlace

Pega cada enlace en su respectivo correo electrónico o mensaje, de forma que el enlace de Dana solo vaya dirigido a Dana. Si alguien reenvía su enlace, las visitas procedentes de la copia reenviada también aparecerán en su enlace, algo que conviene tener en cuenta cuando un enlace muestre varias visitas desde ubicaciones distintas.

Incluye el nombre de la persona y el de su organización en el nombre de cada enlace. Meses más tarde, la lista de enlaces del PDF servirá además como registro de quién lo ha recibido, y el historial de visitas junto a cada nombre mostrará quién ha interactuado con él.

Paso 5: Consultar las visitas de cada enlace

Cada enlace cuenta con su propio gráfico de tráfico a lo largo del tiempo, junto con la fecha de cada visita y la ubicación y el dispositivo de cada visitante. Las analíticas de enlaces te permiten comparar enlaces entre sí, de modo que un vistazo rápido basta para ver qué destinatarios han abierto el PDF y cuáles no.

Esto facilita elegir el momento oportuno para hacer el seguimiento. Un proveedor cuyo enlace muestra dos visitas ayer desde un ordenador de sobremesa probablemente ya haya leído el presupuesto y esté listo para hablar. Un seleccionador de personal cuyo enlace no registra visitas tras una semana quizá necesite un recordatorio, o tal vez convenga buscar otro contacto. En cómo rastrear si alguien ha abierto tu enlace compartido se explica cómo interpretar estos patrones para otros tipos de archivos.

Si corriges el PDF más adelante, edita el archivo de origen en Fabric. La versión publicada se actualizará y el enlace de cada destinatario seguirá siendo el mismo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo saber si alguien ha abierto un archivo PDF adjunto?

No de forma fiable. Las confirmaciones de lectura y los píxeles de seguimiento informan sobre el correo electrónico, y el destinatario puede rechazar la confirmación. Enviar el PDF como un enlace rastreado te proporciona datos de visitas sobre el documento en sí.

¿Cómo hago el seguimiento de un PDF que envío por correo electrónico?

Publica el PDF desde Fabric con la opción de recopilar analíticas de interacción activada, crea un enlace con nombre para cada destinatario y pega su respectivo enlace en el correo en lugar de un archivo adjunto.

¿Qué muestran las analíticas de enlaces?

Un gráfico de tráfico a lo largo del tiempo para cada enlace, la fecha de cada visita y la ubicación y el dispositivo de cada visitante.

¿Muestran las analíticas el nombre del visitante?

No. Las analíticas se registran por enlace, por lo que cada persona recibe su propio enlace con nombre. Una visita en el enlace de Dana apunta a Dana o a alguien a quien ella se lo haya reenviado.

¿Puedo impedir que el destinatario descargue el PDF?

Sí. Deja desactivada la opción «Allow downloads» (Permitir descargas) cuando crees su enlace.

¿Necesita el destinatario una cuenta de Fabric?

No. El enlace se abre directamente en el navegador.

¿El seguimiento de PDF está disponible en el plan gratuito?

La publicación está disponible en todos los planes, pero las analíticas de enlaces requieren el plan Pro o Team. Consulta los precios para obtener más información.

¿Puedo enviar el mismo PDF a varias personas y seguir diferenciándolas?

Sí. Crea un enlace de publicación por persona a partir del mismo PDF. Cada uno tendrá su propio nombre, configuración e historial de visitas.