Cómo saber si un cliente ha abierto tu contrato

Un profesional independiente envía una declaración de trabajo un martes y no recibe respuesta el viernes. Una agencia envía una renovación dos semanas antes de que venza el contrato anterior. Un arrendador envía un contrato de alquiler a un nuevo inquilino. Cada uno de ellos necesita saber si el contrato se ha abierto, porque un cliente que no lo ha visto requiere un mensaje diferente al de uno que lo leyó dos veces y se quedó en silencio.

Esta guía explica cómo se suelen enviar y revisar los contratos, qué información aporta cada método y cómo enviar un contrato desde Fabric mediante un enlace con el nombre del cliente, de modo que las visitas a dicho enlace muestren si se ha abierto antes de que decida cómo hacer el seguimiento.

Cómo se suelen enviar y revisar los contratos

Las plataformas de firma electrónica como DocuSign y Adobe Acrobat Sign son la opción estándar cuando se necesita una firma. Indican si el destinatario ha visto y firmado el documento, y muchos clientes están familiarizados con ellas. Sin embargo, también implican una suscripción y un flujo de trabajo por cada envío que puede resultar excesivo para una declaración de trabajo de dos páginas o un primer borrador que aún se está negociando.

Muchos autónomos simplemente adjuntan un PDF a un correo electrónico. Es un método habitual y no cuesta nada. La confirmación de lectura, si el cliente acepta enviarla, solo confirma que se abrió el correo electrónico, por lo que el siguiente paso habitual es enviar un mensaje educado preguntando si han tenido ocasión de revisarlo.

Algunas personas comparten el contrato desde Google Drive o Dropbox para poder actualizarlo durante la negociación. Eso mantiene una versión única, aunque un enlace enviado a todo el equipo del cliente no le indica cuál de ellos lo ha leído.

Paso 1: Añada el contrato a la carpeta del cliente

Mantenga juntos los documentos de cada cliente: arrastre el contrato a su carpeta en Fabric o haga clic en Subir un archivo. Si trabaja con clientes de forma continuada, tener un espacio por cliente mantiene sus archivos separados, y podrá compartir ese espacio con ellos más adelante. Cómo dar acceso a un cliente solo a sus archivos explica esa configuración.

Fabric se encarga del envío y del seguimiento de las visitas. La firma en sí se realiza mediante el proceso que ya utilice, ya sea una herramienta de firma electrónica o una copia firmada devuelta por correo electrónico.

Paso 2: Publique un enlace con el nombre del cliente

Haga clic en Compartir para abrir la ventana de compartir, abra la pestaña Publicar y haga clic en Crear enlace. Asigne al enlace el nombre del cliente y del documento (Jordan Lee, SOW marzo) y active la recopilación de análisis de interacción. Si el contrato va dirigido a dos personas, como el cliente y su contacto de finanzas, cree un enlace para cada una. Cada uno de los enlaces publicados mantiene su propia configuración y registro de visitas.

Las analíticas registran las visitas por enlace y no identifican al visitante por su nombre, por lo que el nombre del enlace es lo que vincula una visita con el cliente. Cómo enviar un enlace de seguimiento diferente a cada destinatario detalla este aspecto. Las analíticas de enlaces están disponibles en los planes Pro y Team.

Paso 3: Configure las descargas y añada una contraseña

Active la opción de permitir descargas cuando el cliente necesite firmar y devolver el archivo, o déjela desactivada si se trata de un borrador que solo desea que lean. Desactive la opción de permitir la indexación en motores de búsqueda. Para contratos con tarifas, datos personales o términos confidenciales, añada una contraseña en Pro o Team: haga clic con el botón derecho en el contrato, elija Añadir protección con contraseña e introduzca una. La protección con contraseña no se puede restablecer, así que guárdela en un gestor de contraseñas y envíela al cliente por separado.

Paso 4: Compruebe las visitas antes de hacer el seguimiento

El enlace cuenta con su propio gráfico de tráfico a lo largo del tiempo, con la fecha de cada visita, así como la ubicación y el dispositivo de cada visitante. Las analíticas del enlace facilitan la decisión de cómo realizar el seguimiento. Si no hay visitas tras tres días, suele significar que el correo se ha pasado por alto, por lo que basta con una breve nota reenviando el enlace. Varias visitas desde distintos dispositivos a menudo indican que el contrato se está leyendo con detenimiento o se ha remitido a otra persona para su revisión, lo que sugiere enviar un mensaje ofreciéndose a resolver dudas.

Durante la negociación, comparta el contrato con el cliente con permisos de comentarista. Así podrá resaltar cláusulas y añadir comentarios, y usted podrá marcar cada comentario como resuelto una vez acordado. La página de anotaciones muestra cómo funciona esto en documentos y archivos PDF.

Paso 5: Archive la copia firmada

Cuando reciba el contrato firmado como archivo adjunto de un correo, reenvíelo a su dirección de correo electrónico de Fabric para que se guarde junto al borrador. La búsqueda lee el texto dentro de los PDF, por lo que podrá encontrar una cláusula más adelante describiéndola.

Para comprobar un detalle entre varios contratos, abra la carpeta del cliente y pregunte al asistente de IA, por ejemplo, sobre el plazo de preaviso o las condiciones de pago. Responderá basándose en esa carpeta y citará los documentos utilizados, de modo que usted mismo pueda leer la cláusula. La interpretación de los términos sigue siendo responsabilidad suya y, en caso necesario, de su abogado.

Con el tiempo, la carpeta del cliente se convierte en un registro de la relación profesional: propuestas, contratos, copias firmadas y las notas de cada llamada. Trabajar con clientes ofrece consejos más amplios sobre cómo gestionar el trabajo con clientes desde un único lugar.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo saber si un cliente ha abierto mi contrato?

Envíelo como un enlace publicado de Fabric con el nombre del cliente y con la recopilación de análisis de interacción activada. Las visitas a ese enlace mostrarán la fecha, la ubicación y el dispositivo.

¿Puede Fabric recopilar firmas?

Fabric se encarga de enviar el contrato y rastrear las visitas. Utilice su herramienta habitual de firma electrónica o una copia firmada para la firma en sí y, a continuación, archive la versión firmada en Fabric.

¿Puede el cliente descargar el contrato para firmarlo?

Sí, si activa la opción de permitir descargas en su enlace. La opción de descarga está disponible en todos los planes.

¿Qué debo hacer si mi cliente no ha abierto el contrato?

Si su enlace no muestra visitas tras unos días, es posible que el correo no se haya visto o se haya filtrado como spam. Reenvíe el enlace con una breve nota o confirme que tiene el contacto correcto antes de volver a insistir.

¿Necesita el cliente una cuenta de Fabric?

No. Los enlaces publicados se abren en un navegador.

¿Puedo actualizar el contrato después de enviarlo?

Editar el archivo original en Fabric actualiza la versión publicada, por lo que el enlace del cliente siempre mostrará el borrador más reciente.

¿Cómo mantengo la confidencialidad de un contrato?

Añada protección con contraseña en Pro o Team, desactive la indexación en motores de búsqueda para el enlace y envíe la contraseña de forma independiente al enlace.

¿Puede el cliente comentar cláusulas específicas?

Sí. Compártalo con permisos de comentarista para que pueda resaltar una cláusula y añadir un comentario, que usted podrá marcar como resuelto una vez acordado.

¿El seguimiento de contratos está disponible en el plan gratuito?

La publicación de enlaces está disponible en todos los planes; las analíticas de enlaces y la protección con contraseña requieren Pro o Team. Consulte los precios.