El trabajo duplicado es el tipo más caro

De todas las formas de tiempo perdido en una organización de trabajo del conocimiento, el trabajo duplicado es la más desesperante porque es totalmente innecesario. El trabajo ya se ha hecho. La investigación existe. El informe fue redactado. La decisión fue tomada y el razonamiento fue debatido. Pero nadie puede encontrarlo, así que alguien lo hace de nuevo.

La investigación de Bloomfire sitúa la cifra en el 14% del tiempo de los trabajadores del conocimiento, más de cuatro horas por semana por persona dedicadas a recrear información que ya existe en algún lugar de la organización. Los datos de Asana son coherentes: 209 horas al año por empleado en trabajo duplicado.

Para una empresa de 100 personas con un coste medio cargado de 65 $/hora, 4 horas a la semana de trabajo duplicado cuestan aproximadamente 1,35 millones de dólares al año. El trabajo se realiza dos, a veces tres veces, en diferentes equipos y con diferentes herramientas, produciendo cada vez resultados ligeramente distintos que crean sus propios gastos de coordinación cuando inevitablemente entran en conflicto.

Las formas de duplicación

Investigación repetida. Un equipo necesita datos de mercado para tomar una decisión estratégica. Encargan o realizan una investigación, sin saber que otro equipo hizo esencialmente el mismo análisis hace tres meses. El análisis original está en la carpeta personal de Google Drive de alguien, titulado de una manera que nadie más reconocería.

Informes reconstruidos. Un informe trimestral se elabora desde cero porque el informe del trimestre anterior está en los documentos de un antiguo empleado, y la plantilla nunca se guardó en una ubicación compartida. El nuevo informe lleva un día entero. Encontrar y actualizar el existente habría llevado una hora.

Decisiones rebatidas. Un equipo debate si utilizar la tecnología A o la tecnología B, llega a una conclusión tras una semana de discusión y la implementa. Seis meses después, un equipo diferente se enfrenta a la misma pregunta, la debate durante otra semana y puede o no llegar a la misma conclusión, porque la discusión original ocurrió en un hilo de Slack que hace tiempo que quedó atrás en el historial.

Soluciones reinventadas. Un ingeniero resuelve un problema de integración complicado. Otro ingeniero de un equipo diferente se encuentra con el mismo problema meses después y lo resuelve de forma independiente porque la primera solución nunca se documentó en ningún sitio donde se pudiera buscar. Ambas soluciones funcionan. El tiempo dedicado a la segunda se desperdició por completo.

Por qué los procesos no lo solucionan

La respuesta típica al trabajo duplicado es un proceso: "comprueba siempre la unidad compartida antes de empezar una nueva investigación", "guarda siempre las plantillas en la carpeta del equipo", "documenta siempre las decisiones en la wiki". Estos procesos fallan porque añaden fricción al flujo de trabajo (comprobar la unidad compartida antes de empezar cualquier cosa es un paso adicional que se salta fácilmente bajo la presión del tiempo) y porque la unidad compartida, la carpeta del equipo y la wiki están fragmentadas y son difíciles de buscar.

La solución es la localizabilidad. Si el trabajo existente se puede buscar por significado en todos los lugares donde pueda estar (Google Drive, Slack, correo electrónico, Notion, grabaciones de reuniones), la duplicación disminuye porque la gente descubre el trabajo existente antes de volver a crearlo. No a través de un proceso especial o un paso adicional, sino mediante el acto natural de buscar antes de empezar.

La documentación auto-redactable va más allá al registrar decisiones, discusiones y soluciones de los canales donde ocurren de forma natural. La discusión de Slack sobre la tecnología A frente a la B se convierte en un registro de decisiones consultable. La solución del ingeniero pasa a formar parte de la documentación del sistema. El conocimiento perdura y se puede encontrar sin que nadie tenga que hacer ningún trabajo adicional.

Preguntas frecuentes

¿Cómo medimos cuánto trabajo duplicado estamos haciendo? Realice un seguimiento informal durante un mes: pida a los miembros del equipo que anoten cada vez que descubran que el trabajo que han hecho ya existía en otra parte. Incluso un seguimiento aproximado revela patrones y cuantifica el problema.

¿Cuál es el tipo de duplicación más impactante que se debe eliminar primero? La reconsideración de decisiones, porque no solo hace perder el tiempo de la discusión, sino el de todos aquellos cuyo trabajo se retrasa mientras se vuelve a debatir la decisión. Los registros de decisiones tienen el mayor retorno de la inversión.

¿Puede la IA ayudar a detectar la duplicación antes de que ocurra? Un asistente de IA con acceso a toda su biblioteca de conocimiento puede alertar cuando una nueva solicitud de investigación o un borrador de proyecto se solapan con el trabajo existente. Esta es una de las aplicaciones más valiosas e inmediatas de la IA en la gestión del conocimiento.

Lectura recomendada: El coste del conocimiento disperso, El impuesto de la búsqueda, Nadie lee la wiki. Páginas relacionadas: Búsqueda, Conexiones, Registro de decisiones.