1,8 horas al día buscando cosas que ya tienes

Los empleados pierden una media de 1,8 horas al día buscando la información que necesitan para realizar su trabajo (Iris.ai). Eso no es tiempo de investigación, ni de aprendizaje, ni de exploración de nuevos temas. Es tiempo dedicado a buscar cosas que la organización ya tiene: documentos, decisiones, informes, especificaciones y material de referencia que existen en algún lugar de las herramientas de la empresa pero que no pueden ser encontrados por la persona que los necesita.

A lo largo de un año, 1,8 horas al día equivalen aproximadamente a 450 horas, o unas 11 semanas completas de trabajo, dedicadas a la búsqueda. Para una empresa de 50 personas con un coste medio cargado de 65 dólares por hora, eso supone casi 1,5 millones de dólares al año gastados en encontrar cosas en lugar de utilizarlas.

Por qué falla la búsqueda

La búsqueda falla porque la información está distribuida en herramientas que no comparten el contexto.

El viaje de búsqueda típico para una información que debería ser fácil de encontrar: primero buscar en Google Drive (la ubicación de archivos más común). No está ahí. Buscar en Slack (tal vez se compartió en un hilo). Encontrar una referencia al documento pero no el documento en sí. Buscar en el correo electrónico (tal vez se envió como un archivo adjunto). Encontrar el correo electrónico pero el archivo adjunto es un enlace a un Google Doc que ha sido movido. Preguntar en Slack quién tiene la versión actual. Esperar una respuesta. La respuesta apunta a una página de Notion que tiene un título diferente al que estabas buscando.

Tiempo total: de 15 a 20 minutos para un solo documento. Este viaje se repite varias veces al día, y cada intento de búsqueda fallido no sólo hace perder tiempo. Desperdicia recursos cognitivos: la frustración de no encontrar algo, el cambio de contexto del trabajo que estabas haciendo a la búsqueda y viceversa, y la persistente duda de si aquello que buscas siquiera existe.

La solución de la búsqueda semántica

La solución estructural es una capa de búsqueda que abarca todas las herramientas y encuentra la información por su significado en lugar de por palabras clave.

La búsqueda semántica entiende lo que estás buscando conceptualmente. "El análisis que hicimos sobre la retención de clientes" encuentra el documento relevante tanto si se titula "Informe de abandono del tercer trimestre", "Análisis de retención" o "Métricas del ciclo de vida del cliente". La búsqueda funciona por significado, lo que significa que no necesitas adivinar cómo lo llamó el autor, en qué carpeta lo puso o en qué herramienta lo guardó.

Cuando Google Drive, Slack, GitHub, Gmail, Notion y tus otras herramientas se integran en una sola búsqueda semántica, el viaje de búsqueda multiherramienta se reduce a una sola consulta. Una barra de búsqueda. Todas las fuentes. Resultados ordenados por relevancia y antigüedad.

Las 1,8 horas no bajan a cero, porque algunas búsquedas son de información completamente nueva que la organización no tiene. Pero la parte del tiempo de búsqueda dedicada a buscar cosas que la organización ya tiene, que es la mayoría, disminuye drásticamente cuando todas las fuentes se pueden buscar desde un único lugar por su significado.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia esto de simplemente usar una mejor búsqueda dentro de cada herramienta? La búsqueda nativa de cada herramienta sólo cubre su propio contenido. La búsqueda de Google Drive encuentra documentos de Google. La búsqueda de Slack encuentra mensajes de Slack. Ninguna de las dos encuentra el resultado relevante en la otra herramienta. El valor de la búsqueda unificada es superar los límites entre las herramientas, que es donde se pierde la mayor parte del tiempo de búsqueda.

¿Qué pasa con la privacidad y los controles de acceso? Los resultados de la búsqueda respetan los permisos de las herramientas subyacentes. Sólo verás resultados del contenido al que tienes acceso en el sistema de origen.

¿Requiere esto trasladar nuestros datos? No. Los datos permanecen en las herramientas originales. La capa de búsqueda los indexa y realiza búsquedas en ellos sin necesidad de migración.

Lecturas relacionadas: El coste del conocimiento disperso, Los silos de información son la opción predeterminada, Demasiadas herramientas. Páginas relacionadas: Búsqueda, Una sola búsqueda, Conexiones.