The Ivy Lee Method: a complete guide

O que é o Método Ivy Lee?

O Método Ivy Lee é um sistema de planejamento diário construído em torno de uma única regra: no final de cada dia, escreva as seis coisas mais importantes que você precisa fazer amanhã, coloque-as em ordem de importância e, no dia seguinte, trabalhe nelas em sequência, sem passar para a próxima tarefa até que a anterior esteja concluída.

Ivy Ledbetter Lee foi um dos primeiros consultores de relações públicas americanos que, em 1918, visitou Charles Schwab, então presidente da Bethlehem Steel e um dos homens mais ricos do país. Schwab disse a Lee que seus gerentes não tinham falta de conhecimento; eles careciam da capacidade de executar o que já sabiam. Lee ofereceu-se para mostrar a ele um método que melhoraria a produtividade deles em quinze minutos. Schwab concordou. Lee explicou o método, pediu-lhe que o testasse por três meses e disse para pagar o que achasse que valia. Três meses depois, Schwab enviou a Lee um cheque de US$ 25.000, equivalente a várias centenas de milhares de dólares hoje, e o descreveu como uma das lições mais lucrativas que já havia aprendido.

Quer cada detalhe desta história seja preciso ou não, o método em si perdurou precisamente porque funciona a favor de como a atenção humana realmente funciona, e não contra ela.

Os cinco passos

No final de cada dia de trabalho, escreva as seis tarefas mais importantes que você deseja realizar amanhã. Não tudo o que você poderia fazer. Não um despejo de ideias de todo o seu backlog. As seis coisas que mais importam.

Ordene-as por importância. A tarefa mais importante vem em primeiro lugar, a segunda mais importante em segundo, e assim por diante. Essa decisão de ordenação, tomada na noite anterior, elimina o custo diário de decidir o que fazer a seguir.

No dia seguinte, comece com a tarefa um. Trabalhe nela até que esteja concluída. Depois, passe para a tarefa dois.

Só avance quando a tarefa atual estiver concluída. Esta é a restrição que dá disciplina ao método. Você não fica pulando entre tarefas, trabalhando no que parece mais atraente ou se convencendo de que o progresso paralelo conta.

No final do dia, mova as tarefas inacabadas para a lista do dia seguinte. Se uma tarefa continuar sem ser feita, isso é um sinal ao qual vale a pena prestar atenção.

Esse é o método completo.

Por que funciona

O limite de seis tarefas força uma priorização real. Há uma enorme diferença entre escolher o que fazer a partir de uma lista aberta e ser forçado a escolher seis coisas. O limite é uma restrição que faz o trabalho cognitivo por você. Se você só pode colocar seis coisas na lista de amanhã, é forçado a se perguntar quais seis coisas realmente importam. A maioria das pessoas acha essa pergunta mais difícil do que parece, e respondê-la na noite anterior significa que a resposta foi considerada com antecedência, em vez de ser evitada até a manhã.

O foco em uma única tarefa reduz a fadiga de decisão ao longo do dia. Uma vez que você está trabalhando, a próxima tarefa está sempre clara. Você não decide o que fazer a seguir; você termina o que está fazendo e passa para a tarefa abaixo dela na lista. A pesquisa de Baumeister sobre fadiga de decisão mostra que cada decisão esgota o mesmo recurso cognitivo, incluindo as insignificantemente pequenas. Eliminar a decisão recorrente de "no que devo trabalhar agora?" preserva a capacidade para o trabalho real.

A ordenação de prioridades na noite anterior elimina a resistência matinal. O momento mais difícil para se comprometer com uma tarefa difícil é quando você está olhando para ela logo cedo pela manhã. Decidir na noite anterior, quando você está refletindo sobre o dia em vez de se defender dele, tende a produzir um pensamento mais claro sobre o que importa.

A regra de transferência cria uma responsabilidade honesta. Se a mesma tarefa migra para a lista de amanhã pelo terceiro dia consecutivo, o método torna isso visível de uma forma que uma lista de tarefas interminável não faz. Você tem que colocá-la conscientemente na lista novamente, em vez de apenas deixá-la flutuar. Isso é semelhante em espírito ao processo de migração do bullet journal: o atrito de carregar deliberadamente algo adiante é um lembrete útil para decidir se aquilo realmente pertence ali.

Escolhendo as seis tarefas certas

O método fornece a estrutura. Você fornece o julgamento. Uma lista de seis tarefas de baixo impacto será concluída com eficiência, mas significará muito pouco. O valor do Método Ivy Lee é proporcional à qualidade das tarefas que você escolhe.

Algumas estruturas que combinam bem com o método:

A Matriz de Eisenhower organiza as tarefas por urgência e importância em quatro quadrantes. Tarefas importantes e urgentes precisam ser feitas agora. Tarefas importantes, mas não urgentes, são onde reside o trabalho proativo mais valioso. Tarefas urgentes, mas não importantes, são candidatas à delegação. Tarefas que não são urgentes nem importantes são candidatas à eliminação. A lista Ivy Lee deve conter principalmente tarefas do quadrante importante-mas-não-urgente: o trabalho estratégico e de alto valor que está sempre sendo espremido pelo urgente. Se sua lista for dominada por incêndios, essa é uma informação de diagnóstico sobre como seu trabalho está estruturado.

O modelo de energia considera não apenas o que é importante, mas quando você tem capacidade para isso. Uma lista de seis tarefas que prioriza seu trabalho cognitivamente mais exigente pela manhã e programa tarefas mais leves para a tarde reflete como a energia humana realmente funciona, em vez de tratar todas as tarefas como intercambiáveis. A tarefa mais importante não é necessariamente a mais difícil, mas vale a pena considerar se a sua primeira tarefa do dia requer o tipo de atenção que você tem pela manhã.

O método MoSCoW (abordado separadamente) identifica o que deve acontecer hoje (Must), o que deveria acontecer (Should), o que poderia acontecer (Could) e o que não acontecerá (Won't). A lista Ivy Lee se alinha naturalmente com os itens Must e Should.

Limitações

Não lida com trabalho reativo. Se o seu trabalho envolve um volume significativo de solicitações recebidas, e-mails e interrupções que precisam de respostas no mesmo dia, seis tarefas pré-planejadas não refletem essa realidade. O método funciona melhor quando você tem um controle significativo sobre o seu dia. Para funções altamente reativas, reservar um bloco de tempo do dia para a lista de seis tarefas enquanto deixa espaço para o trabalho reativo costuma funcionar melhor do que aplicar o método ao seu dia inteiro.

Pode ser muito rígido para projetos complexos. Alguns trabalhos envolvem um único projeto grande que se beneficia de um foco profundo e prolongado, em vez de seis tarefas distintas. Nesses casos, a estrutura de seis tarefas pode parecer forçada. Adaptá-la para "seis subtarefas ou áreas de foco dentro do meu projeto principal" é uma modificação razoável.

Não ajuda na priorização em si. O método assume que você sabe o que mais importa. Se identificar prioridades é o problema em si, trabalhar com um sistema no estilo GTD para tirar tudo da cabeça e organizar primeiro tende a tornar a lista noturna muito mais fácil de compilar.

Seis pode ser o número errado para você. Algumas pessoas acham que três tarefas é mais realista, dada a sua capacidade real e a complexidade do que estão trabalhando. Outras acham que oito tarefas funcionam melhor. O número é menos importante do que as disciplinas subjacentes: decida na noite anterior, defina um limite, trabalhe em ordem, termine antes de prosseguir.

Ivy Lee e outros sistemas

GTD: O GTD oferece uma visão completa de seus compromissos. A lista Ivy Lee é o que você extrai dessa visão a cada dia. Seis tarefas de um sistema GTD bem mantido é uma combinação poderosa: o sistema maior garante que nada se perca; o método Ivy Lee garante que as coisas mais importantes de hoje realmente sejam feitas.

Time blocking (Bloqueio de tempo): O bloqueio de tempo planeja quando você fará as coisas; Ivy Lee decide quais são essas coisas. Você pode agendar suas seis tarefas Ivy Lee em blocos específicos ao longo do dia, combinando o "o quê" com o "quando".

Técnica Pomodoro: O Pomodoro estrutura como você trabalha em cada tarefa em intervalos. Os dois métodos operam em escalas diferentes e se combinam naturalmente: Ivy Lee determina a ordem das tarefas, o Pomodoro fornece a estrutura de foco dentro de cada tarefa.

Bullet journal: A lista Ivy Lee se mapeia diretamente no registro diário do bullet journal. Escrever suas seis tarefas na noite anterior, priorizadas e prontas para a manhã seguinte, é uma extensão natural do processo de migração noturna do registro diário.

Fundamentos de gerenciamento de tarefas: Se você é novo em qualquer tipo de gerenciamento de tarefas, o Método Ivy Lee é um dos pontos de entrada mais amigáveis, pois quase não requer configuração e se baseia em hábitos que a maioria das pessoas já possui.

Perguntas frequentes

Por que seis tarefas especificamente?

Seis é o número que Ivy Lee definiu, e continua sendo a convenção. O número específico importa menos do que ter um limite estrito que o force a priorizar. Se três ou quatro tarefas forem mais realistas para o seu trabalho, use três ou quatro. O ponto é a restrição, não a contagem exata.

E se eu terminar todas as seis tarefas?

Adicione novas tarefas da sua lista mais ampla, começando com o que for a próxima prioridade. O limite de seis tarefas se aplica à lista de amanhã, não a quantas tarefas você pode fazer em um dia. Terminar as seis e adicionar mais é um bom dia.

Devo incluir tarefas pessoais ou apenas tarefas de trabalho?

Isso depende de você e de como você pensa sobre o seu dia. Algumas pessoas mantêm as tarefas de trabalho e pessoais em listas separadas. Outras acham uma lista unificada mais eficaz. O método funciona de qualquer maneira.

E se uma tarefa for grande demais para ser concluída em um dia?

Divida-a. Uma tarefa que não pode ser concluída em um dia de trabalho provavelmente não é específica o suficiente. "Escrever o relatório" é um projeto. "Escrever o primeiro rascunho do resumo executivo" é uma tarefa. Quanto mais concreta e delimitada for a tarefa, mais útil ela será na lista.

Como isso difere de uma lista de tarefas normal?

Três diferenças principais. O limite estrito força você a priorizar em vez de registrar tudo. A regra de ordenação significa que você decide a sequência com antecedência, em vez de trabalhar no que parece certo no momento. A regra de tarefa única evita a alternância de tarefas, o que a maioria das pesquisas sugere que reduz tanto a qualidade quanto a velocidade. Uma lista de tarefas normal é apenas uma lista; o Método Ivy Lee é uma disciplina construída em torno de uma lista.

O Método Ivy Lee é bom para TDAH?

A simplicidade é uma força real. Seis itens, em ordem, um de cada vez, é muito menos opressor do que uma lista aberta, e a ausência de manutenção complexa elimina a sobrecarga da função executiva que destrói a maioria dos sistemas de produtividade. O desafio é que o TDAH pode dificultar o compromisso de trabalhar nas tarefas em ordem quando uma tarefa diferente parece mais atraente no momento. Combiná-lo com um cronômetro Pomodoro pode ajudar, assim como escolher tarefas que correspondam ao seu nível de energia em diferentes momentos do dia.

O Método Ivy Lee foi desenvolvido por Ivy Ledbetter Lee por volta de 1918. O relato de seu trabalho com Charles Schwab é amplamente citado, embora as fontes primárias daquele período sejam limitadas.