Como transcrever uma reunião do Microsoft Teams

As reuniões do Microsoft Teams costumam acontecer em sequência em organizações maiores. Um alinhamento de projeto às dez, uma avaliação de fornecedor às onze, uma sessão de planejamento entre equipes após o almoço. Ao final do dia, os detalhes se misturam, e o e-mail de acompanhamento depende de quem fez as anotações mais detalhadas.

Este guia analisa como as pessoas costumam transcrever reuniões do Teams, incluindo as opções nativas do aplicativo, e depois explica como transcrever uma chamada do Teams com o aplicativo Fabric para desktop, onde nenhum bot entra na reunião e a transcrição vai para uma biblioteca pesquisável que a sua equipe pode utilizar.

Como as pessoas costumam transcrever reuniões do Teams

O Teams conta com recursos integrados de gravação e transcrição ao vivo. Quando estão disponíveis, a transcrição fica vinculada à reunião e as gravações são armazenadas no OneDrive ou no SharePoint. A possibilidade de ativá-las depende da sua licença do Microsoft 365 e das políticas definidas pelo administrador de TI. Além disso, em reuniões organizadas por outra empresa, o controle desses recursos pode não estar ao seu alcance.

O Copilot no Teams pode gerar um resumo da reunião para quem possui uma licença do Microsoft 365 Copilot. Ele é ideal para organizações que o implementaram amplamente. O resumo fica disponível no próprio Teams, ao lado do chat da reunião.

Anotadores de terceiros que entram como bots são comuns em empresas menores. Nas maiores, as políticas de TI geralmente restringem quais aplicativos podem participar de reuniões, e convidados externos podem hesitar quando um participante desconhecido aparece na lista de presença.

Muitas pessoas recorrem ao OneNote ou a um documento do Word aberto em uma segunda janela. Isso mantém as notas dentro do ecossistema Microsoft, embora dependa de uma pessoa digitando rapidamente enquanto tenta acompanhar a discussão.

Passo 1: Consulte a equipe de TI e instale o aplicativo para desktop

O Fabric transcreve chamadas do Teams por meio do seu aplicativo para desktop para Mac, Windows e Linux. Se a sua empresa gerencia o seu computador, consulte o departamento de TI antes de instalar novos softwares; algumas organizações exigem aprovação prévia.

As equipes de TI geralmente querem saber como os dados são tratados. O Fabric utiliza criptografia AES-256 em trânsito e em repouso, é compatível com o nível 2 da CASA (CASA Tier 2) e não usa seus dados para treinar modelos de IA. A página de privacidade e segurança traz todos os detalhes; a decisão sobre atender aos requisitos da sua empresa cabe à análise das suas equipes jurídica e de TI.

A transcrição de reuniões requer um plano pago. Para grupos, os planos de equipe não são cobrados por usuário, então adicionar colegas não multiplica o custo.

Passo 2: Entre na reunião do Teams e inicie a transcrição

Participe da chamada no Microsoft Teams. O Fabric detecta a reunião e oferece a opção de iniciar a transcrição; ao aceitar, a transcrição aparece em tempo real. Nenhum bot é adicionado à lista de participantes. O artigo Como transcrever reuniões do Microsoft Teams sem um bot detalha os motivos pelos quais as pessoas escolhem essa configuração.

Avise aos outros participantes que você está transcrevendo, especialmente convidados de fora da sua organização, e respeite as regras de consentimento aplicáveis aos locais de onde cada participante está conectado.

Fazer anotações também ajuda aqui. Cole a pauta do convite do Teams em uma nota do Fabric antes da chamada e vá complementando-a durante a reunião. Você também pode pesquisar na transcrição ao vivo ou fazer uma pergunta à IA caso alguém mencione um ponto citado anteriormente.

Passo 3: Revise o resumo e compartilhe com sua equipe

Quando a reunião termina, o Fabric analisa a transcrição e suas anotações para gerar um resumo do encontro. A página sobre anotações de reunião com IA descreve o que faz parte desse resumo. Corrija nomes ou siglas internas na transcrição; o texto pode ser editado.

Compartilhe o resumo com os colegas que não puderam participar da chamada. As funções e permissões do Fabric permitem definir acessos de visualização, comentário, edição ou administração no nível de espaços e arquivos, de modo que uma equipe de projeto possa manter todas as suas anotações de reunião em um único espaço compartilhado. Pessoas de fora da sua organização podem abrir links compartilhados sem precisar criar uma conta.

Os encaminhamentos podem ser transformados em tarefas do Fabric com prazos e lembretes, vinculadas à nota da reunião para que o contexto fique a apenas um clique de distância. Os lembretes são enviados por e-mail, no aplicativo ou em ambos, o que ajuda quando o responsável por uma ação não estava na chamada.

Passo 4: Pesquise e faça perguntas em reuniões recorrentes

Reuniões recorrentes do Teams constroem um histórico valioso. Pressione Cmd+F (Mac) ou Ctrl+F (Windows) e descreva o que procura, como "quando o financeiro aprovou o aumento de equipe". A busca do Fabric localiza pelo significado e leva direto à marcação de tempo na transcrição.

Mantenha reuniões de uma mesma série, como um comitê semanal, em uma única pasta. Abra a pasta e pergunte ao assistente de IA o que mudou no último mês ou quais riscos continuam surgindo. Ele responde com base no conteúdo da pasta e cita as marcações de tempo. Para saber mais sobre isso, veja como encontrar temas recorrentes em suas reuniões.

Equipes que realizam muitas reuniões internas costumam tratar essas transcrições como uma base de conhecimento compartilhada. O artigo Reuniões na base de conhecimento com IA mostra como uma equipe pode pesquisar o que foi dito nas suas reuniões.

Reuniões mais antigas podem ser adicionadas a esse mesmo histórico. Se você tiver gravações do Teams salvas como arquivos MP4, basta baixá-las e fazer o upload no Fabric, onde a transcrição de áudio e vídeo as converte em transcrições pesquisáveis com marcações de tempo. Assim, as reuniões de um trimestre inteiro de projeto podem ser pesquisadas e consultadas junto com as chamadas que você transcrever a partir de agora.

Perguntas frequentes

Como transcrevo uma reunião do Teams sem um bot?

Instale o aplicativo Fabric para desktop e entre na reunião pelo Microsoft Teams. O Fabric detectará a chamada e oferecerá a opção de transcrevê-la, sem adicionar nada à lista de participantes.

Por que a opção de transcrição está indisponível (cinza) no Microsoft Teams?

A transcrição do Teams depende da sua licença do Microsoft 365 e das políticas de reunião definidas pelo seu administrador. A sua equipe de TI pode informar quais configurações se aplicam à sua conta.

Posso transcrever uma reunião do Teams organizada por outra empresa?

O Fabric funciona a partir do aplicativo para desktop instalado no seu próprio computador, sem precisar entrar como participante na reunião. Consulte o organizador e os participantes antes de transcrever e siga as regras que eles definirem.

O Fabric é seguro o suficiente para reuniões de trabalho?

O Fabric utiliza criptografia AES-256, é compatível com o nível 2 da CASA (CASA Tier 2) e não usa seus dados para treinar modelos de IA. As suas equipes jurídica e de TI devem confirmar se ele atende aos requisitos da sua empresa.

Posso compartilhar a transcrição de uma reunião do Teams com a minha equipe?

Sim. Compartilhe a nota da reunião com permissões de visualização, comentário ou edição, ou mantenha um espaço compartilhado para as reuniões de um projeto.

Funciona no Windows?

Sim. O aplicativo Fabric para desktop funciona no Windows, Mac e Linux.

Posso ver a transcrição enquanto a chamada do Teams ainda está acontecendo?

Sim. O texto é gerado em tempo real, e você pode pesquisar nele ou fazer perguntas à IA durante a chamada.

A transcrição de reuniões do Teams está incluída no plano gratuito?

Não. A transcrição exige um plano pago do Fabric. Os planos de equipe não são cobrados por usuário.