Como compartilhar pesquisas com segurança com colaboradores

Um projeto de pesquisa raramente fica dentro de uma única instituição. Um coautor em outra universidade precisa do rascunho, um estatístico precisa do conjunto de dados, um assistente de pesquisa precisa das gravações das entrevistas e um revisor externo precisa ler o capítulo três sem ver os dados dos participantes por trás dele. Cada uma dessas pessoas precisa de algo diferente, e as ferramentas usuais costumam oferecer tudo ou nada.

Este guia aborda como as equipes de pesquisa geralmente compartilham materiais entre instituições, onde isso se torna complicado e como configurar um espaço no Fabric no qual cada colaborador tem uma função definida, as pastas confidenciais ficam protegidas por senha e as discussões acontecem diretamente nos arquivos.

Como as equipes de pesquisa costumam compartilhar material

Muitos projetos começam com e-mails: um rascunho é enviado como anexo, retorna com controle de alterações e os números das versões se multiplicam. Isso funciona para duas pessoas. Com quatro ou cinco, fica difícil saber qual arquivo é o atual, e cada rascunho contendo falas de participantes passa a ficar armazenado em várias caixas de entrada.

O armazenamento institucional, como OneDrive, SharePoint ou Google Drive, é o passo seguinte e geralmente vem com bons controles de acesso. No entanto, o compartilhamento externo pode ser restringido pela universidade, de modo que um colaborador de outra instituição pode acabar recorrendo a soluções alternativas com contas pessoais. Gerenciadores de referências, como o Zotero, lidam bem com citações; já as anotações e os argumentos construídos a partir desses artigos tendem a ficar em um Google Docs separado, distanciando a leitura da escrita.

O Notion e espaços de trabalho semelhantes reúnem notas, mas lidam com PDFs com menos praticidade. Anotar um artigo por lá e depois pesquisar em todas as anotações da equipe exige mais tempo do que a maioria das equipes dispõe.

Passo 1: Configure um espaço para o projeto

Crie um espaço para o projeto e adicione pastas para as diferentes etapas do trabalho, como Literatura, Dados, Entrevistas e Rascunhos. Arraste PDFs, documentos, planilhas (CSV e XLSX) e gravações, ou clique em Enviar um arquivo. O guia Como criar um fluxo de trabalho de pesquisa aborda estruturas de pastas adequadas para projetos mais longos.

As pastas são opcionais no Fabric, já que a busca lê o conteúdo de cada arquivo, mas são muito úteis para o compartilhamento. Elas oferecem limites claros para definir acessos e senhas. Se a equipe preferir trabalhar a partir do sistema de arquivos, o aplicativo para desktop mapeia o Fabric como uma unidade virtual, e os arquivos são transmitidos em streaming ao serem abertos, sem ocupar espaço no notebook de cada um.

Passo 2: Dê a cada colaborador a função correta

Clique em Compartilhar e adicione seus colaboradores. O Fabric tem quatro funções: visualizador, comentarista, editor e administrador, e você pode defini-las no nível do espaço ou em arquivos individuais. Um coautor que escreve junto com você é um editor. Um revisor externo que deve ler e responder, sem alterar o texto, é um comentarista. Um financiador ou orientador que precisa apenas acompanhar o progresso pode ser um visualizador.

Colaboradores de fora da sua organização podem usar links compartilhados sem a necessidade de criar uma conta. Se um grupo nunca deve ter acesso ao material de outro grupo (dois centros de pesquisa parceiros, por exemplo), crie um espaço próprio para cada um. As pessoas convidadas para um espaço têm acesso apenas a esse espaço.

Passo 3: Proteja dados confidenciais com senha

Gravações brutas de entrevistas, termos de consentimento e dados identificáveis merecem uma camada extra de segurança. Clique com o botão direito na pasta ou abra-a e clique no menu de três pontos; em seguida, escolha Adicionar proteção por senha. A proteção por senha está disponível nos planos Pro e Team.

Qualquer pessoa com acesso à pasta precisará digitar a senha, e o acesso permanece ativo por 6 horas antes de ser solicitado novamente. Novos arquivos adicionados a uma pasta protegida são cobertos automaticamente, o que é fundamental quando novas gravações chegam semanalmente. Não há redefinição de senha, portanto, guarde-a em um gerenciador de senhas que a equipe já utilize. Saber se uma configuração atende aos termos da sua aprovação ética ou a um acordo de compartilhamento de dados é uma questão para o comitê de ética ou o setor de proteção de dados da sua instituição.

Passo 4: Discuta o trabalho diretamente nos arquivos

Comentaristas e editores podem destacar trechos em documentos e PDFs e adicionar comentários, permitindo que a observação do revisor fique ao lado da frase em questão. Em áudios e vídeos, eles podem deixar comentários com marcação de tempo. Qualquer comentário pode ser marcado como concluído, transformando a rodada de revisão em uma lista de pendências. A página de anotações mostra como isso funciona em diferentes formatos de arquivo.

As gravações podem ser transcritas (a transcrição requer um plano pago), o que permite pesquisar nas entrevistas da mesma forma que nos artigos. As transcrições podem ser editadas, permitindo que um assistente de pesquisa corrija nomes e termos técnicos antes do início da análise. Ao abrir uma pasta, a atuação do assistente de IA fica limitada a ela, permitindo que você faça perguntas sobre o conjunto de entrevistas e receba respostas com referências a cada fonte, incluindo marcações de tempo para gravações.

Passo 5: Publique os resultados separadamente dos arquivos de trabalho

Quando precisar enviar um resumo para alguém de fora da equipe, publique-o em vez de adicionar a pessoa ao espaço. Clique em Compartilhar, abra a aba Publicar e clique em Criar link; depois, desative a opção de permitir indexação por mecanismos de busca e escolha se deseja permitir downloads. Um link publicado é somente para visualização, sem acesso às pastas ao redor.

Quando novas pessoas entram no projeto em andamento, o guia de integração de colaboradores traz dicas práticas sobre o que compartilhar primeiro.

Perguntas frequentes

Como compartilho dados de pesquisa com segurança com alguém de outra universidade?

Compartilhe um espaço ou pasta com essa pessoa no Fabric e conceda a ela a função com o menor nível de privilégios necessário para a realização do trabalho. Adicione uma senha às pastas que contenham dados identificáveis. Colaboradores externos não precisam de uma conta para usar um link compartilhado.

Um revisor pode comentar no meu rascunho sem editá-lo?

Sim. Conceda a ele a função de comentarista. Ele poderá destacar trechos de texto e adicionar comentários, e você poderá marcar cada comentário como concluído assim que o resolver.

Posso compartilhar algumas pastas de um projeto e manter outras privadas?

Sim. As funções podem ser configuradas no nível do espaço e do arquivo, e você pode proteger pastas individuais com senha. Para grupos que não devem ver o trabalho uns dos outros, use espaços separados.

Os colaboradores conseguem pesquisar nos artigos e nas transcrições?

A busca lê o texto dentro de PDFs e documentos e abrange áudios e vídeos transcritos, abrindo os resultados na página exata ou na marcação de tempo correspondente. A transcrição requer um plano pago.

A proteção por senha se aplica a arquivos adicionados posteriormente?

Sim. A senha de uma pasta protege também os arquivos adicionados a ela posteriormente.

O Fabric é aprovado para o meu protocolo ético?

Essa decisão cabe ao comitê de ética ou ao setor de proteção de dados da sua instituição. Compartilhe com eles os detalhes de como os arquivos serão armazenados e compartilhados e siga as orientações fornecidas.

Podemos usar IA em nossas pesquisas compartilhadas?

Sim. Abra uma pasta e o assistente de IA responderá com base nos arquivos contidos nela, citando as fontes. Você pode salvar respostas úteis como notas.

De qual plano uma equipe de pesquisa precisa?

A proteção por senha está disponível nos planos Pro e Team, e a transcrição exige um plano pago. O preço do plano Team não é por usuário; consulte os planos para equipes.