Como compartilhar arquivos online com segurança

O compartilhamento de arquivos geralmente começa com o que estiver mais à mão. Uma declaração de imposto de renda é enviada como anexo de e-mail, uma pasta de trabalho de cliente é enviada por meio de um link na nuvem configurado para qualquer pessoa com o link, e a digitalização de um passaporte é enviada por um aplicativo de mensagens porque alguém pediu naquele exato momento. Cada uma dessas cópias passa a existir na caixa de entrada ou na pasta de downloads de outra pessoa, onde você não pode mais vê-la nem alterá-la.

Este guia analisa as formas comuns como as pessoas compartilham arquivos online, onde cada uma deixa brechas e como compartilhar a partir do Fabric com funções definidas, links somente para visualização, senhas e dados de visitas por link, para que um arquivo chegue às pessoas certas com o acesso de que precisam.

Como as pessoas costumam compartilhar arquivos online

Os anexos de e-mail são o padrão porque o destinatário não precisa de nada novo. A desvantagem é que uma cópia completa sai com a mensagem. Ela pode ser encaminhada, salva e reenviada, e os limites de tamanho acabam empurrando arquivos maiores para outros serviços de qualquer forma.

Links de unidades em nuvem do Google Drive, Dropbox ou OneDrive mantêm o original com você, o que é uma grande melhoria. O ponto fraco costumam ser as configurações. Quando alguém está com pressa, a opção "qualquer pessoa com o link" parece mais fácil do que pedir ao destinatário para fazer login, e essa configuração muitas vezes permanece ativa muito depois que o trabalho é concluído. Ao longo de alguns anos, um drive acumula dezenas de links abertos que ninguém se lembra de ter criado.

Serviços de transferência como o WeTransfer são adequados para o envio único de um grande lote. O link expira, o que ajuda, mas não há como coletar feedback sobre os arquivos e eles ficam separados do restante do seu trabalho. Aplicativos de mensagens preenchem as lacunas restantes, principalmente para fotos de documentos, e essas cópias são as mais difíceis de rastrear depois.

Passo 1: Coloque os arquivos no Fabric

Arraste os arquivos para o aplicativo web ou desktop do Fabric, cole-os ou clique em Fazer upload de um arquivo. O upload lida com grandes quantidades de arquivos de uma só vez. Se você prefere trabalhar no Finder ou no Explorador de Arquivos, o aplicativo desktop do Fabric monta o Fabric como uma unidade virtual no Mac, Windows e Linux, para que você possa mover arquivos como em qualquer outra pasta. No celular, a planilha de compartilhamento envia arquivos a partir de qualquer aplicativo.

Tudo no seu espaço de trabalho permanece privado até que você compartilhe ou publique. O upload de arquivos está incluído no plano gratuito.

Passo 2: Decida se vai compartilhar ou publicar

O Fabric tem duas maneiras de conceder acesso a alguém, e escolher a correta resolve a maior parte da segurança. Compartilhar é para colaboração. Você atribui a cada pessoa uma função (leitor, comentarista, editor ou administrador), definida no nível do espaço ou do arquivo, e ela pode trabalhar com o item de acordo com essa função. Pessoas externas podem abrir links compartilhados sem se cadastrar. A página de funções e permissões aborda o que cada função permite.

Publicar é para entrega. Um link publicado permite que os visitantes visualizem o item e façam o download somente se você permitir. Você pode criar quantos links de publicação desejar para o mesmo arquivo ou pasta, cada um com suas próprias configurações. Uma pasta é publicada como uma página da web, e editar a fonte no Fabric atualiza o que as pessoas veem.

Como regra geral, publique quando a outra pessoa só precisar visualizar e compartilhe quando ela precisar comentar ou editar.

Passo 3: Configure o link apenas com o acesso necessário

Para publicar, clique em Compartilhar para abrir o modal de compartilhamento, acerte a aba Publicar e clique em Criar link. Em seguida, ajuste as configurações. Dê ao link um nome que você reconhecerá mais tarde. Escolha se deseja coletar análises de engajamento. Desative "permitir indexação por mecanismos de busca" para qualquer conteúdo privado. Desative "permitir que os visitantes copiem para o Fabric deles", a menos que queira que eles mantenham uma cópia própria. Deixe "permitir downloads" desativado se o arquivo deve permanecer apenas para visualização ou ative-o quando a pessoa precisar salvá-lo. Os downloads estão disponíveis em todos os planos.

A indexação é a configuração que as pessoas mais costumam ignorar, por isso vale a pena verificar em cada link. Como impedir que mecanismos de busca indexem um arquivo compartilhado explica o que essa configuração controla.

Passo 4: Adicione uma senha a arquivos confidenciais

Clique com o botão direito no arquivo ou pasta, ou abra-o e clique no menu de três pontos, depois escolha Adicionar proteção por senha e digite uma senha. A proteção por senha está disponível nos planos Pro e Team.

Qualquer pessoa com acesso a esse item precisa inserir a senha, e o acesso dura 6 horas antes que seja solicitado novamente. Uma senha em uma pasta também cobre arquivos adicionados a ela posteriormente, o que é ideal para uma pasta que vai sendo preenchida ao longo de um projeto. Não há redefinição de senha, portanto, salve-a em um gerenciador de senhas. Enviar a senha por um canal diferente do link (uma mensagem de texto quando o link foi por e-mail, por exemplo) garante que uma mensagem interceptada não seja suficiente para abrir o arquivo.

Passo 5: Acompanhe cada link

No Pro e no Team, ativar a coleta de análises de engajamento fornece a cada link de publicação seu próprio gráfico de tráfego ao longo do tempo, com datas de visita e a localização e o dispositivo de cada visitante. As análises de link relatam visitas a um link e não identificam o visitante pelo nome, portanto, se você precisar saber qual pessoa abriu um arquivo, dê a cada pessoa seu próprio link nomeado. Como enviar um link de rastreamento diferente para cada destinatário explica essa configuração.

Visitas de uma localização ou dispositivo desconhecido em um link destinado a uma única pessoa merecem atenção. Para uma visão mais ampla de como o Fabric lida com dados armazenados, consulte privado e seguro.

Perguntas frequentes

Qual é a maneira mais segura de compartilhar um arquivo online?

Envie um link para um arquivo que você controla em vez de um anexo, dê à pessoa apenas o acesso de que ela precisa e adicione uma senha para qualquer conteúdo confidencial. No Fabric, isso significa um link de publicação com downloads e indexação desativados, além de proteção por senha no Pro ou Team.

As pessoas podem abrir meus arquivos compartilhados sem uma conta no Fabric?

Sim. Pessoas externas podem usar links compartilhados sem se cadastrar, e links publicados abrem em um navegador.

Como compartilho um arquivo apenas para visualização?

Publique-o e deixe "permitir downloads" desativado, ou compartilhe-o e conceda à pessoa a função de leitor.

Posso proteger um link compartilhado com senha?

Sim. A proteção por senha funciona tanto para itens compartilhados quanto publicados e está disponível nos planos Pro e Team. O acesso de cada visitante dura 6 horas antes que a senha seja solicitada novamente.

O que acontece se eu esquecer a senha?

Não há redefinição de senha, portanto, guarde-a em um gerenciador de senhas ao defini-la. Para alterar uma senha, você precisa inserir a antiga primeiro.

Meus arquivos compartilhados aparecerão no Google?

Apenas se você permitir. Cada link de publicação possui uma configuração de "permitir indexação por mecanismos de busca", que você pode manter desativada para materiais privados.

Posso ver quem abriu um arquivo que compartilhei?

As análises de links no Pro e Team mostram as visitas a cada link publicado com datas, localização e dispositivo. Para diferenciar as pessoas, crie um link nomeado separado para cada destinatário.

O compartilhamento seguro de arquivos está disponível no plano gratuito?

A publicação, incluindo a configuração de download, está em todos os planos. A proteção por senha e as análises de links exigem o Pro ou Team. Consulte os preços para obter detalhes dos planos.