Como compartilhar documentos com um cliente

O trabalho com clientes gera um fluxo constante de documentos: o briefing criativo, a proposta, um resumo de pesquisa, um plano de projeto, as notas de entrega ao final. Alguns desses documentos o cliente só precisa ler. Outros necessitam de seus comentários, e alguns exigem que eles mesmos escrevam seções. Enviar todos da mesma forma geralmente significa o nível errado de acesso para pelo menos alguns deles.

Esta página aborda como as pessoas costumam compartilhar documentos com clientes, de onde vêm os problemas de versão e permissão e como fazer isso a partir do Fabric: escolhendo se um cliente visualiza, comenta ou edita cada documento, mantendo os comentários vinculados ao texto e enviando um link que mostra a versão mais recente.

Como as pessoas costumam compartilhar documentos com clientes

Arquivos do Word por e-mail continuam comuns, especialmente com clientes das áreas jurídica, financeira e do setor público. O controle de alterações faz um bom trabalho ao exibir as edições. A dificuldade está na sequência: o cliente edita a versão 3 enquanto você trabalha na versão 4, e alguém precisa mesclar as duas manualmente.

O Google Docs resolve o problema de versão mantendo uma única cópia ativa. Agências com muitos clientes descrevem um conjunto diferente de tarefas: definir o acesso correto em cada documento, verificar qual cliente pode ver qual pasta e lembrar-se de remover o acesso no final de um projeto. As políticas de TI de alguns clientes também limitam quais ferramentas externas seus funcionários podem usar.

Páginas do Notion compartilhadas com clientes funcionam bem para documentos dinâmicos, como hubs de projetos. Equipes que tentam usá-lo para muitos clientes ao mesmo tempo costumam achar que o acesso de convidados exige gerenciamento à medida que a lista de clientes cresce, além de arquivos como anexos em PDF e DOCX ficarem dentro das páginas em vez de ficarem ao lado delas.

Passo 1: Traga os documentos para o espaço do cliente

Crie um espaço para cada cliente e adicione seus documentos. O Fabric aceita arquivos DOCX, TXT, Markdown, HTML e JSON: arraste-os para dentro, cole-os ou clique em Carregar um arquivo. Se os documentos do cliente já estiverem no Google Docs ou no Notion, uma conexão pode importá-los; o Google Drive sincroniza nos dois sentidos, de modo que as alterações feitas em qualquer um dos lados são transferidas. As conexões exigem um plano pago. Os documentos que o cliente envia por e-mail podem ser encaminhados para o seu endereço de e-mail do Fabric, que aceita mensagens do endereço da sua conta verificada, fazendo com que o arquivo do Word com as anotações dele vá para o mesmo espaço do seu rascunho.

Você também pode escrever diretamente no Fabric. Notas e documentos ficam no mesmo espaço que os arquivos do cliente, permitindo que uma proposta seja redigida ao lado do briefing e da pesquisa aos quais ela se refere. Um espaço compartilhado de cliente não mostra nada além dele para esse cliente. Como organizar arquivos de clientes traz sugestões para estruturar o espaço de um cliente.

Passo 2: Escolha o que o cliente pode fazer com cada documento

As funções do Fabric são visualizador, comentarista, editor e administrador, definidas nos níveis de espaço e de arquivo. Isso significa que um mesmo espaço pode conter um contrato que o cliente só pode ler, um briefing que ele pode comentar e um plano de conteúdo que ele pode editar. Clique em Compartilhar no documento ou na pasta, escolha a permissão do cliente e envie-lhe o link compartilhado. Pessoas externas podem abrir links compartilhados sem se cadastrar e podem adicionar o item ao seu próprio Fabric, caso o utilizem.

Para a maioria das rodadas de revisão, comentarista é o nível ideal. O cliente destaca uma frase e adiciona um comentário a ela, mantendo o feedback vinculado exatamente àquela redação. Você pode marcar cada comentário como concluído conforme o resolve, o que facilita ver o que ainda falta fazer. A página de funções e permissões explica cada função em mais detalhes.

Passo 3: Publique documentos finalizados como um link

Quando um documento estiver finalizado e precisar apenas de leitura, publique-o. Clique em Compartilhar, abra a aba Publicar e clique em Criar link. Dê um nome ao link e decida se deseja coletar métricas de engajamento, permitir a indexação por mecanismos de busca, permitir que os visitantes o copiem para o seu Fabric e permitir downloads. Copie o link e envie-o. Como a edição do documento original no Fabric atualiza a versão publicada, uma correção de erro de digitação feita posteriormente aparecerá no mesmo link.

Para o final de um projeto, publicar toda a pasta de entregáveis oferece ao cliente uma única página web com todos os documentos reunidos. Como enviar ao cliente uma única página com todos os seus entregáveis aborda essa entrega com mais detalhes. Para ver se o cliente a abriu, ative as métricas de engajamento; as métricas de links estão disponíveis nos planos Pro e Team e mostram visitas, datas, localização e dispositivo.

Passo 4: Trabalhe com o feedback do cliente usando o assistente de IA

Após uma rodada de comentários, abra a pasta do cliente e peça ao assistente de IA para resumir o que o cliente solicitou em todos os documentos contidos nela. O assistente fica restrito àquela pasta quando você o abre lá e cita os documentos de onde extraiu as informações. Ele também pode editar documentos diretamente, permitindo aceitar ou rejeitar cada alteração, o que ajuda quando a mesma correção precisa ser feita em vários lugares.

As respostas podem ser salvas como notas, de modo que um resumo do feedback do cliente possa ser enviado de volta a ele como uma breve nota confirmando o que mudará na próxima versão.

Perguntas frequentes

Qual é a melhor forma de compartilhar documentos com clientes?

Compartilhe cada documento no nível que o cliente necessita: visualizador, comentarista ou editor. Para documentos finalizados, publique um link com downloads permitidos para que eles possam guardar uma cópia.

Os clientes podem comentar em documentos sem editá-los?

Sim. Dê a eles a permissão de comentarista. Eles podem destacar o texto e adicionar um comentário sem alterar o documento.

Meu cliente precisa de uma conta para abrir um documento compartilhado?

Não. Qualquer pessoa para quem você enviar um link compartilhado pode abri-lo sem se cadastrar no Fabric.

Como faço para evitar que os clientes vejam os documentos de outros clientes?

Crie um espaço separado para cada cliente e compartilhe apenas esse espaço. O cliente verá apenas o espaço que você compartilhou.

Posso compartilhar arquivos do Google Docs com um cliente a partir do Fabric?

Sim, assim que o Google Drive estiver conectado. A conexão sincroniza nos dois sentidos e requer um plano pago.

O que acontece com o link se eu atualizar o documento?

No caso de um link publicado, a edição do documento original no Fabric atualiza a versão publicada, mantendo o link o mesmo.

Posso proteger com senha um documento compartilhado com um cliente?

Sim. Clique com o botão direito nele e escolha Adicionar proteção por senha. Este recurso está nos planos Pro e Team; consulte os preços.

Posso ver se um cliente leu a proposta?

Sim, se você publicá-la com as métricas de engajamento ativadas. Você verá visitas com datas, localização e dispositivo; para saber qual pessoa específica abriu, envie a cada pessoa seu próprio link nomeado. As métricas exigem um plano Pro ou Team.

Quais formatos de documento posso compartilhar?

O Fabric aceita arquivos DOCX, TXT, Markdown, HTML e JSON, além de PDFs, e Google Docs e Notion por meio de conexões.