Como compartilhar contratos com um cliente

Uma especificação de trabalho (SOW), um contrato principal de prestação de serviços ou um acordo de confidencialidade (NDA) costuma ir e voltar algumas vezes antes de alguém assinar. O advogado do cliente questiona as condições de pagamento, você ajusta a seção de escopo e, no meio da troca de mensagens, duas pessoas acabam trabalhando em versões preliminares diferentes. Uma vez assinado, a versão aprovada precisa continuar fácil de encontrar durante todo o período do contrato, pois dúvidas sobre prazos de aviso prévio e entregas surgem meses depois.

Esta página aborda como freelancers e agências costumam enviar contratos aos clientes, onde as versões preliminares e cópias assinadas costumam se perder, e como gerenciar o compartilhamento no Fabric: comentários em cláusulas específicas, um link protegido para a versão final e um local pesquisável para o contrato assinado.

Como as pessoas costumam compartilhar contratos com clientes

A maioria dos contratos ainda circula como anexo de e-mail, seja em um arquivo Word para negociação ou em PDF para assinatura. O controle de alterações no Word é ótimo para mostrar o que cada parte modificou. O problema é a sequência de e-mails: após algumas rodadas, surgem vários anexos com nomes semelhantes, e verificar em qual deles o cliente comentou pela última vez significa abrir um por um.

Serviços de assinatura eletrônica, como o DocuSign, lidam bem com a etapa de assinatura e mantêm um registro de auditoria de quem assinou e quando. No entanto, a cópia assinada fica na conta desse serviço e em uma notificação por e-mail, separada dos arquivos do projeto; portanto, encontrá-la um ano depois pode exigir lembrar qual conta a enviou.

Pastas compartilhadas no Google Drive ou Dropbox mantêm as versões preliminares reunidas. Como os contratos contêm honorários, valores e dados pessoais, quem os utiliza para essa finalidade frequentemente se preocupa com configurações de links deixadas abertas para qualquer pessoa com o link e com colegas de fora da conta visualizando a pasta.

Passo 1: Mantenha os contratos de cada cliente no espaço deles

Crie um espaço para o cliente e uma pasta de contratos dentro dele. Faça o upload da versão preliminar (PDF ou DOCX) arrastando o arquivo para dentro ou clicando em Carregar um arquivo. Se as versões preliminares chegarem do advogado do cliente por e-mail, encaminhe-as para o seu endereço de e-mail do Fabric; ele aceita e-mails do endereço verificado da sua conta e, em uma equipe, você pode aprovar endereços de remetentes adicionais. Compartilhado com o cliente, o espaço mostra apenas o material dele e nenhum dos seus outros trabalhos. Como conceder acesso a um cliente apenas aos arquivos dele aborda essa configuração em mais detalhes.

Adicione uma senha à pasta de contratos desde o início. Clique nela com o botão direito (ou abra-a e use o menu de três pontos), escolha Adicionar proteção por senha e insira uma senha. A senha em uma pasta também protege os arquivos adicionados posteriormente, para que cada nova versão preliminar seja protegida assim que salva. Uma senha esquecida não pode ser redefinida, portanto, anote-a em um gerenciador de senhas. O acesso dura seis horas antes de precisar ser inserido novamente. A proteção por senha está disponível nos planos Pro e Team.

Passo 2: Envie a versão preliminar para comentários em cláusulas específicas

Clique em Compartilhar na versão preliminar, conceda ao cliente a permissão de comentador e envie a ele o link compartilhado e, separadamente, a senha. O cliente não precisa de uma conta para abri-la. Ele e o advogado podem destacar uma cláusula e adicionar um comentário, de modo que uma dúvida sobre a seção de rescisão fique localizada exatamente nessa seção. A página de funções e permissões explica o que os comentadores podem e não podem alterar.

Conforme você resolve cada ponto na versão seguinte, marque o comentário como concluído. Isso oferece a ambas as partes uma visão clara de quais pontos foram resolvidos e quais continuam abertos, mantendo o histórico vinculado à versão preliminar. Como marcar o feedback do cliente como concluído aborda essa forma de trabalhar com comentários.

Passo 3: Entregue a versão final como um link nominal

Quando o texto for acordado, publique a versão final. Clique em Compartilhar para abrir o modal de compartilhamento, acesse a aba Publicar e clique em Criar link. Dê ao link o nome da pessoa que o receberá, como “Maria, Diretora Jurídica”. Ative a opção de permitir downloads para que ela possa salvar uma cópia, desative a indexação por mecanismos de busca e ative a análise de engajamento se quiser ver quando ele foi aberto.

As análises mostram as visitas ao link com datas, localização e dispositivo, embora não identifiquem o visitante por nome; o link nominal é o que indica para quem ele foi enviado. Se vários signatários precisarem do contrato, envie a cada um um link separado. As análises de links estão disponíveis nos planos Pro e Team, e como rastrear se alguém abriu seu link compartilhado explica o método. Se você usa um serviço de assinatura eletrônica, envie a versão final por meio dele normalmente assim que o cliente confirmar a leitura.

Passo 4: Armazene a cópia assinada e encontre cláusulas mais tarde

Quando o contrato assinado retornar, encaminhe o e-mail para o seu endereço do Fabric ou faça o upload do PDF na pasta de contratos do cliente. O Fabric lê o texto dentro de PDFs, de modo que a pesquisa pode encontrar o contrato pelo que está escrito nele. Coloque uma frase entre aspas para uma correspondência exata, como “aviso prévio de 30 dias por escrito”, e os resultados serão abertos na página exata.

Para uma pergunta em vez de uma frase, abra a pasta de contratos e pergunte ao assistente de IA, por exemplo: “quais são as condições de pagamento na SOW da Acme?”. Ele pesquisa apenas dentro dessa pasta e cita o documento e o trecho utilizado, para que você possa ler a cláusula com seus próprios olhos. O assistente indica a redação exata; dúvidas sobre o significado legal de uma cláusula cabem ao seu advogado responder.

Perguntas frequentes

Qual é a maneira mais segura de enviar um contrato para um cliente?

Mantenha-o em uma pasta protegida por senha no próprio espaço do cliente e envie um link em vez de um anexo. Envie a senha separadamente do link.

Um cliente pode comentar em um contrato sem alterá-lo?

Sim. Compartilhe-o com a permissão de comentador. Eles podem destacar cláusulas e adicionar comentários, e você pode marcar cada comentário como concluído.

Consigo saber se o cliente abriu o contrato?

Sim, com as análises de engajamento em um link publicado, disponíveis nos planos Pro e Team. Envie a cada signatário seu próprio link nominal para ver qual deles o abriu.

Posso proteger um contrato com senha?

Sim, nos planos Pro e Team. Não há opção de redefinição, portanto, salve a senha em um gerenciador de senhas.

O cliente pode baixar o contrato?

Sim. Ative a opção de permitir downloads ao configurar o link de publicação e eles poderão salvar uma cópia.

Como encontro uma cláusula em um contrato antigo?

Pesquise na pasta de contratos do cliente usando a frase entre aspas para obter uma correspondência exata ou pergunte ao assistente de IA, que citará o trecho encontrado.

Posso manter contratos assinados no Fabric?

Sim. Encaminhe a cópia assinada para o seu endereço de e-mail do Fabric ou faça o upload do PDF, e ele ficará armazenado e pesquisável junto com o restante dos arquivos do cliente.

A IA pode me dizer se um termo contratual é justo?

O assistente pode encontrar e citar as cláusulas relevantes com referências. Julgar se os termos são aceitáveis é uma decisão que cabe a você e ao seu advogado. Os detalhes dos planos estão na página de preços.