Como ver quem abriu seu PDF

Você enviou um orçamento para três fornecedores, um relatório para um cliente ou um currículo para alguns recrutadores e, uma semana depois, não obteve resposta. A dúvida nesse momento é simples: eles abriram? Um anexo não pode responder a isso. Assim que um PDF sai por e-mail, você não tem como saber se ele foi aberto, salvo ou deixado sem leitura no final da caixa de entrada.

Este guia aborda as maneiras comuns pelas quais as pessoas tentam descobrir se um PDF foi lido, por que esses métodos oferecem respostas incompletas e como enviar um PDF a partir do Fabric como um link individual com nome para cada pessoa, de modo que os acessos a cada link indiquem quem o abriu.

Como as pessoas costumam verificar se um PDF foi aberto

As confirmações de leitura são a primeira coisa que a maioria das pessoas tenta. O Outlook e alguns outros clientes de e-mail podem solicitá-las, mas o destinatário escolhe se deseja enviá-las, e elas confirmam que o e-mail foi aberto, não o anexo.

As extensões de rastreamento de e-mail inserem uma pequena imagem invisível que informa quando a mensagem é carregada. Elas são fáceis de instalar. Seus resultados são menos confiáveis do que parecem, porque alguns aplicativos de e-mail carregam imagens automaticamente por motivos de privacidade e outros as bloqueiam; portanto, uma abertura pode ser registrada sem que ninguém tenha visto, ou não ser registrada quando alguém viu. Novamente, o anexo em si não é rastreado.

Ferramentas dedicadas de rastreamento de documentos, como o DocSend, substituem o anexo por um link e informam a atividade nele. Elas são desenvolvidas para essa função e amplamente utilizadas para materiais de vendas e apresentações comerciais. No entanto, exigem uma assinatura separada e outro local para manter arquivos que, de outra forma, ficariam em outro lugar. Muitas pessoas acabam desistindo de tudo isso e enviando um e-mail de acompanhamento para perguntar diretamente.

Etapa 1: Fazer o upload do PDF

Clique em Fazer upload de um arquivo no Fabric ou arraste o PDF diretamente para o aplicativo da web ou para computador. Ele será aberto no leitor para que você possa verificá-lo antes de enviar. Se o PDF for um de vários documentos enviados para a mesma pessoa, coloque-os em uma pasta e publique a pasta; ela será publicada como uma página da web com tudo reunido.

Etapa 2: Criar um link personalizado para cada destinatário

Clique em Compartilhar para abrir o modal de compartilhamento, abra a aba Publicar e clique em Criar link. Dê ao link o nome da pessoa, por exemplo, Dana, Ridgeway Supplies, e ative a opção para coletar análises de engajamento. Repita o processo para cada destinatário. Você pode criar quantos links de publicação precisar para um único PDF, e cada um mantém suas próprias configurações e seus próprios dados de acesso.

Um link por pessoa é o que faz isso funcionar. As métricas registram os acessos a um link e não identificam o visitante individualmente, portanto, um único link enviado a cinco pessoas só pode informar que alguém o abriu. O artigo Como enviar um link de rastreamento diferente para cada destinatário aborda essa configuração em mais detalhes. As análises de links estão disponíveis nos planos Pro e Team.

Etapa 3: Escolher o que cada destinatário pode fazer

Com cada link aberto, defina suas outras opções. A opção Permitir downloads determina se o destinatário pode salvar o PDF; desative-a para uma cópia apenas para visualização ou ative-a para um contrato ou fatura que eles precisem arquivar. Desative a opção de permitir indexação por mecanismos de busca para qualquer conteúdo privado e decida se os visitantes podem copiá-lo para o próprio Fabric.

As configurações são definidas por link, de modo que o fornecedor que precisa baixar um orçamento e aquele que só precisa lê-lo podem receber versões diferentes do mesmo PDF. O artigo Como impedir que mecanismos de busca indexem um arquivo compartilhado explica a opção de indexação.

Para PDFs confidenciais, adicione uma senha nos planos Pro ou Team. Clique com o botão direito no PDF, escolha Adicionar proteção por senha, insira uma senha e envie-a ao destinatário separadamente. A proteção por senha não possui opção de redefinição, portanto, guarde a senha em um gerenciador de senhas.

Etapa 4: Enviar a cada pessoa o seu próprio link

Cole cada link em seu próprio e-mail ou mensagem, para que o link da Dana seja enviado apenas para ela. Se alguém encaminhar o link recebido, os acessos da cópia encaminhada também aparecerão no link dessa pessoa, o que vale a pena lembrar quando um link mostrar vários acessos de locais diferentes.

Use o nome da pessoa e de sua organização no nome de cada link. Meses depois, a lista de links no PDF servirá como um registro de quem o recebeu, e o histórico de acessos ao lado de cada nome mostrará quem interagiu com ele.

Etapa 5: Analisar os acessos em cada link

Cada link possui seu próprio gráfico de tráfego ao longo do tempo, juntamente com a data de cada visita, a localização e o dispositivo de cada visitante. As análises de links permitem comparar links lado a lado, de modo que uma rápida olhada mostra quais destinatários abriram o PDF e quais não abriram.

Isso facilita o momento certo de fazer o acompanhamento. Um fornecedor cujo link mostra dois acessos ontem a partir de um computador provavelmente leu o orçamento e pode estar pronto para conversar. Um recrutador cujo link não tem acessos após uma semana pode precisar de um lembrete ou de um contato diferente. O artigo Como rastrear se alguém abriu seu link compartilhado aborda a interpretação desses padrões para outros tipos de arquivos.

Se você corrigir o PDF mais tarde, edite o arquivo de origem no Fabric. A versão publicada será atualizada e o link de cada destinatário permanecerá o mesmo.

Perguntas frequentes

Posso saber se alguém abriu um PDF em anexo?

Não de forma confiável. As confirmações de leitura e os pixels de rastreamento monitoram apenas o e-mail, e o destinatário pode recusar a confirmação. Enviar o PDF como um link rastreado fornece dados de acesso sobre o próprio documento.

Como rastreio um PDF que envio por e-mail?

Publique o PDF a partir do Fabric com a opção de coletar análises de engajamento ativada, crie um link personalizado para cada destinatário e cole o link correspondente no e-mail em vez de usar um anexo.

O que as análises de links mostram?

Um gráfico de tráfego ao longo do tempo para cada link, a data de cada visita, além da localização e do dispositivo de cada visitante.

As análises mostram o nome do visitante?

Não. As análises são individuais por link, e é por isso que cada pessoa recebe seu próprio link com nome. Uma visita no link da Dana indica a Dana ou alguém para quem ela o encaminhou.

Posso impedir que o destinatário baixe o PDF?

Sim. Deixe a opção de permitir downloads desativada ao criar o link.

O destinatário precisa de uma conta no Fabric?

Não. O link é aberto diretamente no navegador.

O rastreamento de PDF está disponível no plano gratuito?

A publicação está disponível em todos os planos, mas as análises de links exigem o plano Pro ou Team. Consulte os preços para obter detalhes.

Posso enviar o mesmo PDF para várias pessoas e ainda assim diferenciá-las?

Sim. Crie um link de publicação por pessoa a partir do mesmo PDF. Cada um terá seu próprio nome, configurações e histórico de acessos.