Como ver quem abriu um documento compartilhado por você

Documentos são frequentemente enviados para pessoas que não têm a obrigação de lê-los. Uma proposta vai para um cliente em potencial, um briefing vai para três freelancers, uma política de viagens atualizada vai para uma equipe de vinte pessoas e um plano de projeto vai para partes interessadas que disseram que o analisariam esta semana. Quando as respostas demoram, ajuda saber quem abriu o documento e quem não abriu, antes de decidir quem cobrar.

Este guia aborda como as pessoas costumam compartilhar documentos e verificar se eles foram lidos, onde isso deixa lacunas e como publicar um documento a partir do Fabric com um link nominal para cada leitor, de modo que os acessos em cada link respondam à pergunta e o texto permaneça atualizado no mesmo endereço.

Como as pessoas costumam compartilhar documentos e verificar se foram lidos

Enviar um arquivo do Word por e-mail ainda é comum, principalmente com clientes. É algo familiar e funciona offline. Uma vez enviado, no entanto, o arquivo não retorna nenhuma informação e, se você corrigir um número no dia seguinte, haverá duas versões em circulação.

O Google Docs e o Microsoft 365 mostram algumas atividades de visualização em arquivos compartilhados. O quanto você vê costuma depender do tipo de conta e se o leitor está conectado à mesma organização; portanto, o panorama geralmente é mais claro para colegas de trabalho e mais limitado para clientes, freelancers e qualquer pessoa usando uma conta pessoal.

Ferramentas de rastreamento de documentos desenvolvidas para equipes de vendas relatam atividades detalhadas sobre propostas e funcionam bem para esse fim. Elas adicionam uma assinatura e um segundo local para documentos que, de outra forma, seriam escritos e armazenados em outro lugar. Sem nada disso, as pessoas dependem de perguntar em um e-mail de acompanhamento, o que funciona, mas diz muito pouco sobre se o documento foi realmente lido.

Etapa 1: Escreva ou faça o upload do documento no Fabric

Você pode escrever o documento diretamente no editor de notas e documentos do Fabric ou importar um arquivo existente: arraste um arquivo DOCX, Markdown, TXT ou HTML para o aplicativo, cole-o ou clique em Fazer upload de um arquivo. Páginas do Google Docs e do Notion podem ser importadas por meio de conexões em um plano pago.

Se o documento fizer parte de um conjunto (uma proposta acompanhada de uma tabela de preços e estudos de caso, por exemplo), coloque todos em uma pasta e publique-a. Uma pasta é publicada como uma página da web, de modo que o leitor recebe um único link para todo o conjunto. O artigo Como enviar a um cliente uma página com todos os seus entregáveis aborda essa abordagem.

Etapa 2: Publique um link separado para cada leitor

Clique em Compartilhar para abrir o modal de compartilhamento, acesse a aba Publicar e clique em Criar link. Dê ao link o nome do leitor (Lena, Proposta Brightwater) e ative a opção de coletar análises de engajamento. Crie um link por leitor. Para a política de viagens, isso significa vinte links nomeados com o nome de cada pessoa, o que leva alguns minutos e economiza tempo na hora dos lembretes. Links publicados podem ser criados em qualquer quantidade para o mesmo documento, e cada um possui suas próprias configurações e histórico de visitas.

O rastreamento funciona por meio da publicação, e não do compartilhamento. Itens compartilhados são para colaboração e não possuem análises; links publicados, sim. As análises registram os acessos a um link e não identificam o visitante pelo nome, portanto, dar a cada leitor o seu próprio link é o que permite diferenciá-los. As análises de links estão disponíveis nos planos Pro e Team.

Etapa 3: Defina o acesso para cada link

Cada link tem suas próprias opções. Permitir downloads possibilita que o leitor salve uma cópia; deixe desativado para uma proposta de rascunho e ative para uma política que as pessoas precisam guardar. Desative permitir indexação por mecanismos de busca para qualquer conteúdo interno ou específico de clientes, e desative permitir que os visitantes copiem para o seu Fabric em rascunhos, para que os leitores não fiquem com uma cópia desatualizada. Para documentos confidenciais no Pro ou Team, adicione uma senha: clique com o botão direito no documento, escolha Adicionar proteção por senha e insira uma. A proteção por senha não possui redefinição, e o acesso de cada leitor dura 6 horas antes que a senha seja solicitada novamente.

Etapa 4: Mantenha o documento atualizado no mesmo endereço

Editar o arquivo original no Fabric atualiza a versão publicada. Se você corrigir um preço na proposta ou adicionar uma cláusula à política, o link de cada leitor exibirá a alteração sem a necessidade de um novo e-mail, e nenhum anexo antigo ficará esquecido na caixa de entrada de ninguém. O artigo Como saber qual versão de um arquivo é a mais recente aborda por que isso é importante quando os arquivos se multiplicam.

Etapa 5: Veja quem abriu e faça o acompanhamento

Cada link possui um gráfico de tráfego ao longo do tempo, juntamente com a data de cada visita e a localização e dispositivo de cada visitante. As análises de links permitem comparar todos os links de um documento, para que você possa ver quais leitores o abriram e quais não. O artigo Como rastrear se alguém abriu seu link compartilhado traz mais informações sobre padrões de visitas de leitura.

Para uma política enviada a vinte pessoas, a comparação funciona também como uma lista de controle: até sexta-feira você pode ver quais links ainda não têm visitas e enviar um lembrete apenas para essas pessoas. Para uma proposta, uma segunda visita alguns dias após a primeira costuma ser um sinal de que ela está sendo discutida internamente.

Quando você quiser os comentários de um leitor, compartilhe o documento com ele como comentarista. Ele poderá destacar textos e adicionar comentários, e você poderá marcar cada comentário como concluído. A página de colaboração aborda o compartilhamento e as funções.

Perguntas frequentes

Como posso saber se alguém abriu um documento que enviei?

Envie-o como um link publicado com a coleta de análises de engajamento ativada, gerando um link nominal por pessoa. As visitas em cada link mostram se aquela pessoa o abriu.

Posso ver quem visualizou um documento compartilhado no Fabric?

As análises estão disponíveis em links publicados. Itens compartilhados são para colaboração e não incluem análises, portanto, publique o documento quando precisar de dados de visitas.

O que as análises mostram para cada visita?

A data da visita, a localização e o dispositivo do visitante, além de um gráfico de tráfego ao longo do tempo para o link.

Os leitores verão minhas edições depois que eu enviar o link?

Sim. Editar o arquivo original no Fabric atualiza a versão publicada, e o link permanece o mesmo.

Posso compartilhar um documento do Word dessa forma?

Sim. Faça o upload do arquivo DOCX no Fabric e publique-o como qualquer outro arquivo.

Os leitores precisam de uma conta no Fabric?

Não. Os links publicados abrem em um navegador.

Posso rastrear um documento enviado para uma equipe inteira?

Crie um link nominal para cada membro da equipe a partir do mesmo documento. A comparação dos links mostra quem já o abriu até o momento.

De qual plano preciso para rastrear documentos?

As análises de links estão disponíveis no Pro e no Team; a publicação está presente em todos os planos. Os preços do plano Team não são por usuário; consulte os planos para equipes.