Como ver se um cliente abriu o seu contrato

Um freelancer envia uma declaração de trabalho na terça-feira e não tem retorno até sexta-feira. Uma agência envia uma renovação duas semanas antes de o contrato antigo expirar. Um proprietário envia um contrato de locação para um novo inquilino. Cada um deles precisa saber se o contrato foi aberto, porque um cliente que ainda não o visualizou precisa de uma abordagem diferente daquele que o leu duas vezes e ficou em silêncio.

Este guia aborda como as pessoas costumam enviar contratos e acompanhá-los, o que cada abordagem revela e como enviar um contrato a partir do Fabric como um link personalizado com o nome do cliente, para que as visitas a esse link mostrem se ele foi aberto antes de você decidir como fazer o acompanhamento.

Como as pessoas costumam enviar contratos e acompanhá-los

Plataformas de assinatura eletrônica como DocuSign e Adobe Acrobat Sign são a escolha padrão quando uma assinatura é necessária. Elas mostram se o destinatário visualizou e assinou o documento, e muitos clientes já estão familiarizados com elas. No entanto, elas também exigem uma assinatura e um fluxo de trabalho por envelope que pode parecer excessivo para uma declaração de trabalho de duas páginas ou um rascunho inicial ainda em discussão.

Muitos freelancers simplesmente anexam um PDF a um e-mail. É um método familiar e gratuito. A confirmação de leitura, se o cliente concordar em enviar uma, apenas confirma que o e-mail foi aberto; portanto, o próximo passo comum é enviar uma mensagem educada perguntando se ele teve a chance de analisar o documento.

Algumas pessoas compartilham o contrato pelo Google Drive ou Dropbox para poder atualizá-lo durante a negociação. Isso mantém uma versão única, embora um link enviado para toda a equipe do cliente não informe quem deles realmente leu.

Etapa 1: Adicione o contrato à pasta do cliente

Mantenha os documentos de cada cliente reunidos: arraste o contrato para a pasta dele no Fabric ou clique em Enviar um arquivo. Se você trabalha com clientes de forma contínua, um espaço por cliente mantém os arquivos separados, e você pode compartilhar esse espaço com eles mais tarde. O artigo Como dar acesso a um cliente apenas aos seus arquivos explica essa configuração.

O Fabric cuida do envio e do rastreamento de visitas. A assinatura em si é feita no processo que você já utiliza, seja por meio de uma ferramenta de assinatura eletrônica ou de uma cópia assinada devolvida por e-mail.

Etapa 2: Publique um link com o nome do cliente

Clique em Compartilhar para abrir o modal de compartilhamento, acesse a aba Publicar e clique em Criar link. Nomeie o link com o nome do cliente e do documento (Jordan Lee, SOW Março) e ative a opção para coletar dados analíticos de engajamento. Se o contrato for enviado para duas pessoas, como o cliente e o contato financeiro, crie um link para cada uma. Os links de publicação mantêm, individualmente, suas próprias configurações e histórico de visitas.

Os dados analíticos registram visitas por link e não identificam o visitante pelo nome, portanto, o nome do link é o que vincula a visita ao cliente. O artigo Como enviar um link de rastreamento diferente para cada destinatário oferece mais detalhes. As análises de links estão disponíveis nos planos Pro e Team.

Etapa 3: Defina permissões de download e adicione uma senha

Ative a opção permitir downloads quando o cliente precisar assinar e devolver o arquivo, ou deixe-a desativada para um rascunho que você deseja que ele apenas leia. Desative a opção permitir indexação por mecanismos de busca. Para contratos com valores, dados pessoais ou termos confidenciais, adicione uma senha nos planos Pro ou Team: clique com o botão direito no contrato, selecione Adicionar proteção por senha e defina uma. A proteção por senha não possui redefinição, portanto, guarde-a em um gerenciador de senhas e envie-a ao cliente separadamente.

Etapa 4: Verifique as visitas antes de fazer o acompanhamento

O link conta com seu próprio gráfico de tráfego ao longo do tempo, exibindo a data de cada visita, além da localização e do dispositivo de cada visitante. Os dados analíticos de links facilitam a avaliação do momento certo para o acompanhamento. Nenhuma visita após três dias geralmente indica que o e-mail não foi visto, e uma breve mensagem com o link novamente costuma ser suficiente. Várias visitas a partir de dispositivos diferentes costumam sinalizar que o contrato está sendo lido com atenção ou encaminhado para outra pessoa revisar, o que justifica uma mensagem se colocando à disposição para tirar dúvidas.

Durante a negociação, compartilhe o contrato com o cliente com permissão de comentarista. Ele poderá destacar cláusulas e adicionar comentários, e você poderá marcar cada comentário como concluído assim que for resolvido. A página de anotações mostra como isso funciona em documentos e PDFs.

Etapa 5: Arquive a cópia assinada

Quando o contrato assinado retornar como anexo de e-mail, encaminhe-o para o seu endereço de e-mail do Fabric para que ele fique armazenado ao lado do rascunho. A busca lê o texto dentro dos PDFs, permitindo que você encontre uma cláusula mais tarde ao descrevê-la.

Para verificar um detalhe em vários contratos, abra a pasta do cliente e pergunte ao assistente de IA, por exemplo, sobre o período de aviso prévio ou as condições de pagamento. Ele responde com base no conteúdo dessa pasta e cita os documentos utilizados, para que você possa ler a cláusula por conta própria. A interpretação dos termos continua sendo uma responsabilidade sua e, quando necessário, do seu advogado.

Com o tempo, a pasta do cliente se torna um histórico do relacionamento: propostas, contratos, cópias assinadas e anotações de cada reunião. O guia Trabalhando com clientes traz orientações mais amplas sobre como gerenciar o trabalho com clientes em um só lugar.

Perguntas frequentes

Como posso saber se um cliente abriu meu contrato?

Envie-o como um link publicado do Fabric nomeado com o nome do cliente, com a coleta de dados analíticos de engajamento ativada. As visitas a esse link mostram a data, a localização e o dispositivo.

O Fabric pode coletar assinaturas?

O Fabric cuida do envio do contrato e do rastreamento de visitas. Use sua ferramenta habitual de assinatura eletrônica ou uma cópia assinada para a coleta da assinatura e, em seguida, arquive a versão assinada no Fabric.

O cliente pode baixar o contrato para assiná-lo?

Sim, se você ativar a opção permitir downloads no link dele. A opção de download está disponível em todos os planos.

O que devo fazer se meu cliente não abriu o contrato?

Se o link dele não registrar visitas após alguns dias, o e-mail pode ter passado despercebido ou caído no filtro de spam. Reenvie o link com uma mensagem breve ou confirme se você tem o contato correto antes de tentar um novo acompanhamento.

O cliente precisa de uma conta no Fabric?

Não. Os links publicados abrem diretamente no navegador.

Posso atualizar o contrato depois de enviá-lo?

Editar o arquivo de origem no Fabric atualiza a versão publicada, de modo que o link do cliente sempre exibirá o rascunho mais recente.

Como mantenho um contrato confidencial?

Adicione proteção por senha nos planos Pro ou Team, desative a indexação por mecanismos de busca no link e envie a senha separadamente do link.

O cliente pode comentar em cláusulas específicas?

Sim. Compartilhe com permissão de comentarista e ele poderá destacar uma cláusula e inserir um comentário, que você pode marcar como concluído assim que houver um acordo.

O rastreamento de contratos está disponível no plano gratuito?

A publicação está disponível em todos os planos; as análises de links e a proteção por senha exigem o plano Pro ou Team. Consulte os preços.