Como pesquisar o que foi dito em reuniões anteriores

Um cliente diz que o orçamento foi acordado em quarenta mil. Você se lembra de forma diferente. Em algum momento ao longo de seis semanas de chamadas, o número foi dito em voz alta, juntamente com quem o disse e o que ele cobria. A mesma pergunta surge de outras formas: em qual chamada a equipe de engenharia prometeu a alteração da API, e quando o fornecedor mencionou o atraso pela primeira vez?

Este guia aborda como as equipes geralmente pesquisam transcrições de reuniões antigas, por que a pesquisa tende a se limitar a uma única plataforma e como manter as reuniões no Fabric para que uma única pesquisa abranja todas elas, com aspas para termos exatos, filtros de pasta por cliente ou projeto e resultados que abrem diretamente na marcação de tempo (timestamp). Para técnicas de quando você só se lembra da ideia geral, veja como encontrar algo que alguém disse em uma reunião.

Como as pessoas geralmente pesquisam reuniões antigas

As plataformas de videochamada podem transcrever reuniões em muitos planos. Zoom, Microsoft Teams e Google Meet mantêm suas transcrições, cada um, em seu próprio local: uma página de gravações na nuvem, um chat de reunião ou um documento em uma unidade compartilhada. A pesquisa funciona dentro de cada um deles. As chamadas realizadas na plataforma de preferência do cliente acabam onde quer que essa plataforma as armazene, geralmente na conta do cliente.

Bots de anotações que ingressam na chamada geram uma biblioteca pesquisável entre plataformas. Alguns participantes não se sentem confortáveis com um bot na sala, e algumas organizações os bloqueiam, deixando lacunas na cobertura.

Muitas pessoas ainda dependem de suas próprias anotações. Elas registram o que parecia importante na época. Quando o detalhe em disputa é algo que não foi anotado, as notas não conseguem resolver o problema, e as reuniões presenciais raramente têm uma transcrição sequer.

Etapa 1: Capturar reuniões no Fabric sem um bot

Instale o aplicativo Fabric para desktop. Quando você inicia uma chamada no Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, o Fabric detecta a reunião e oferece a opção de iniciar a transcrição. Nenhum bot entra na chamada. A transcrição é gerada em tempo real, e você pode pesquisá-la e fazer perguntas enquanto a reunião ainda está acontecendo. A transcrição requer um plano pago.

Para reuniões em uma sala, em uma visita técnica ou em uma chamada telefônica, inicie uma nota de reunião manualmente em qualquer aplicativo do Fabric. Quando ela terminar, o Fabric analisa a transcrição junto com quaisquer anotações feitas antes ou durante a reunião e gera um resumo. As notas digitadas durante a chamada passam a fazer parte do conteúdo pesquisável, portanto, anotar o nome de um cliente ou o código de um projeto no topo da nota facilita encontrar a reunião mais tarde.

Gravações mais antigas podem ser adicionadas à mesma biblioteca. Faça o upload de arquivos MP4 ou M4A exportados de chamadas anteriores e o Fabric os transcreverá. Como fazer anotações de reuniões sem um bot ingressar na chamada aborda a configuração ao vivo com mais detalhes.

Etapa 2: Pesquisar em todas as transcrições

Clique em Pesquisar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). A pesquisa do Fabric abrange áudio e vídeo transcritos, de modo que todas as reuniões capturadas são incluídas. Os resultados saltam para a marcação de tempo exata, e você pode ouvir a frase nas próprias palavras do interlocutor.

Use aspas para valores, nomes e compromissos. Uma pesquisa entre aspas por “quarenta mil” retorna as reuniões onde essa frase foi dita, e a marcação de tempo leva você até lá. Tente também o número escrito em dígitos, já que a transcrição pode tê-lo registrado de qualquer uma das formas.

Sem aspas, a pesquisa híbrida faz correspondências tanto por significado quanto por palavra-chave. Isso é útil para perguntas como quando o prazo de entrega foi adiado pela primeira vez, onde o interlocutor pode ter dito “estamos prevendo o fim do trimestre agora” sem nunca ter usado a palavra atraso.

Etapa 3: Restringir a pesquisa a um cliente, projeto ou equipe

As bibliotecas de reuniões crescem rapidamente. Salve as reuniões em uma pasta por cliente ou projeto e, em seguida, use o filtro de local para pesquisar apenas nessa pasta. O filtro por tipo de item separa as gravações de reuniões dos documentos e e-mails que mencionam o mesmo assunto, e as tags permitem que você pesquise entre pastas — por exemplo, todas as reuniões marcadas com o nome de um fornecedor.

O Fabric gera um resumo de cada reunião e sugere tags com base no que foi discutido, para que a lista de resultados mostre o que cada chamada abordou antes de você abri-la. Uma equipe pode manter isso em um espaço compartilhado; consulte conhecimento de reuniões no Fabric para ver como isso funciona em equipe.

Etapa 4: Verificar o contexto e fazer perguntas de acompanhamento

Abra o resultado e leia um pouco antes e depois do trecho correspondente. Um valor dito uma vez pode ser revisado dois minutos depois, e a marcação de tempo facilita essa verificação. As transcrições podem ser editadas, portanto, corrija um nome ouvido incorretamente uma vez e ele passará a ser pesquisável com a grafia correta a partir de então.

Para perguntas que abrangem várias chamadas, abra a pasta do cliente e pergunte ao assistente de IA algo como o que foi acordado sobre o orçamento e quando. Ele responde com base nas transcrições e resumos, citando marcações de tempo em que você pode clicar para ouvir cada fonte, e você pode fazer perguntas de acompanhamento ou salvar a resposta como uma nota.

Ao longo de um período mais longo de reuniões, a mesma abordagem revela padrões além de fatos isolados. Como encontrar temas recorrentes em suas reuniões aborda esse tópico.

Perguntas frequentes

Como faço para pesquisar transcrições de reuniões antigas?

Mantenha suas reuniões no Fabric e pesquise pelas palavras. Todas as transcrições são incluídas, e os resultados abrem na marcação de tempo exata em que as palavras foram ditas.

Posso pesquisar chamadas do Zoom, Teams e Google Meet juntas?

Sim. O aplicativo para desktop transcreve chamadas em todos os três, e as transcrições vão para uma única biblioteca, de modo que uma única pesquisa cobre todas elas.

Um bot entra nas minhas reuniões?

Nenhum bot entra. O aplicativo para desktop detecta a reunião no seu computador e a transcreve a partir dali.

Também posso pesquisar reuniões presenciais?

Sim. Inicie uma nota de reunião manualmente em qualquer aplicativo do Fabric para gravar e transcrever, e ela se tornará pesquisável como qualquer outra reunião.

Posso adicionar gravações de reuniões anteriores ao uso do Fabric?

Sim. Faça o upload dos arquivos de áudio ou vídeo e o Fabric os transcreverá. Os formatos suportados incluem MP3, WAV, M4A, MP4, MOV e WebM.

Posso pesquisar uma reunião enquanto ela ainda está acontecendo?

Sim. A transcrição aparece em tempo real, e você pode pesquisá-la ou fazer perguntas à IA durante a chamada.

Posso limitar a pesquisa às reuniões de um único cliente?

Sim. Mantenha as reuniões de cada cliente em sua própria pasta e use o filtro de local, ou adicione tags e filtre por tag.

Posso compartilhar a transcrição de uma reunião com um colega?

Sim. Compartilhe a reunião e escolha se ele pode visualizar, comentar ou editar. Pessoas fora do seu espaço de trabalho podem abrir um link compartilhado sem precisar se cadastrar.

A transcrição de reuniões é gratuita?

Não. A transcrição requer um plano pago. A página de Preços mostra o que está incluído em cada plano.