Como pesquisar dentro dos seus e-mails

O orçamento do construtor chegou por e-mail na primavera passada. O mesmo aconteceu com o código de reserva do hotel da conferência e a conversa em que um cliente concordou em adiar o prazo. Você lembra mais ou menos o que foi dito, mas não quem enviou ou para qual conta foi, e o anexo que você precisa pode ter sido salvo no seu drive depois de qualquer maneira.

Este guia ensina como pesquisar dentro dos seus e-mails com o Fabric. Ele explica como conectar o Gmail ou o Outlook para que os e-mails possam ser pesquisados junto com seus arquivos e notas, como encaminhar as mensagens que você deseja manter e como usar aspas, filtros e o assistente de IA para encontrar a mensagem exata.

Como as pessoas costumam pesquisar seus e-mails

Tanto o Gmail quanto o Outlook têm recursos avançados de pesquisa. Os operadores do Gmail (from:, has:attachment, before:, filename:) e os filtros de pesquisa do Outlook refinam rapidamente uma caixa de correio quando você sabe o remetente ou uma data aproximada. Para a maioria das buscas em uma única caixa de entrada, isso é suficiente.

Tudo fica mais difícil quando a resposta está dividida entre vários lugares. Uma conta de trabalho e uma conta pessoal exigem pesquisas separadas. O e-mail pode dizer veja em anexo, enquanto o anexo já foi editado e salvo em uma unidade de nuvem, e a decisão à qual ele se refere pode ter sido redigida em uma nota de reunião. Cada parte pode ser pesquisada em seu próprio aplicativo, e você precisa juntar tudo manualmente.

Muitas pessoas lidam com isso marcando mensagens importantes com estrela ou marcadores, ou enviando arquivos por e-mail para si mesmas para que sejam fáceis de encontrar mais tarde. Os marcadores funcionam se forem aplicados de forma consistente. Enviar e-mails para si mesmo tende a encher a caixa de entrada com cópias difíceis de distinguir.

Passo 1: Conecte o Gmail ou o Outlook

Acesse o marketplace do Fabric e escolha Gmail ou Outlook. Você verá informações sobre a conexão. Clique em Instalar, faça login na sua conta de e-mail na tela de permissões e conceda o acesso. O Fabric então redireciona você de volta e confirma que a conexão funcionou. As Conexões exigem um plano pago.

Depois de conectado, a pesquisa e o assistente de IA podem ler seus e-mails junto com tudo o que está no Fabric. Se você tiver uma conta corporativa e uma pessoal, conecte ambas para que uma única pesquisa abranja as duas.

Passo 2: Encaminhe os e-mails que você deseja guardar

Algumas mensagens valem a pena guardar dentro do próprio Fabric: contratos, confirmações, recibos, instruções de clientes. Encaminhe-as, com os respectivos anexos, para o seu endereço de e-mail do Fabric. Ele só aceita e-mails do endereço verificado da sua conta e, em uma equipe, você pode aprovar remetentes adicionais.

Os e-mails encaminhados tornam-se itens na sua biblioteca, permitindo que você adicione comentários ou tags a eles e os mantenha na mesma pasta que os arquivos relacionados. Como parar de enviar arquivos por e-mail para você mesmo explica por que isso costuma funcionar melhor do que uma caixa de entrada cheia de mensagens para você mesmo.

No celular, o encaminhamento funciona a partir de qualquer aplicativo de e-mail. A tela de compartilhamento no aplicativo móvel do Fabric também envia anexos, links e textos copiados, o que é muito útil para um código de confirmação ou um endereço extraído de uma mensagem enquanto você estiver longe da sua mesa.

Passo 3: Pesquise pelas palavras exatas

Clique em Pesquisar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). Para e-mails que você encaminhou para o Fabric, digite uma consulta e a pesquisa do Fabric fará a correspondência por significado e por palavra-chave. Coloque as palavras entre aspas para uma correspondência exata, o que é ideal para códigos de reserva, números de pedidos, um código de projeto ou uma frase específica como “mudar o lançamento para o dia 14”.

Para incluir suas caixas de correio conectadas, clique dentro do painel de busca de conhecimento. Ele fica à direita da tela de pesquisa na web e no desktop, e no menu inferior no celular. Ele pesquisa no Fabric e nos seus aplicativos conectados ao mesmo tempo, e você pode fazer uma pergunta de acompanhamento se os primeiros resultados não forem exatamente o que você procura, como apenas os do construtor ou apenas os do ano passado.

Filtros por tag, local ou tipo de item ajudam a refinar os resultados entre os e-mails salvos no Fabric, por exemplo, apenas itens em uma pasta Reforma da casa.

Passo 4: Pergunte ao assistente de IA sobre uma conversa

Quando você precisa de uma resposta dentro de uma conversa longa e não da conversa inteira, pergunte ao assistente de IA. Ele executa a mesma pesquisa no Fabric e nos seus aplicativos conectados, e suas respostas citam fontes com referências clicáveis para que você possa abrir a mensagem original.

Perguntas como qual prazo combinamos com a Northwind, ou o que a seguradora disse sobre a franquia, evitam ter que rolar por dezenas de respostas. Se a resposta for importante, salve-a como uma nota na pasta daquele cliente ou projeto. Uma nota curta intitulada Datas acordadas, Northwind, com o remetente e a data de cada e-mail de origem anotados ao lado da resposta, é muito mais rápida de encontrar na próxima vez do que a conversa de onde ela veio.

Passo 5: Mantenha os anexos junto com os arquivos aos quais pertencem

Os anexos costumam ser o principal motivo para pesquisar em uma caixa de entrada. Os anexos encaminhados vão parar no Fabric como arquivos, onde a pesquisa lê o texto dentro de PDFs e documentos e abre os resultados na página exata. Como encontrar um anexo de e-mail antigo rapidamente aborda essa parte com mais detalhes.

Manter o e-mail e o anexo na mesma pasta que os outros arquivos do projeto significa que uma única pesquisa abrangerá os três. Como pesquisar em todos os seus aplicativos de uma só vez mostra até onde isso pode ir.

Perguntas frequentes

Posso pesquisar no Gmail e nos meus arquivos ao mesmo tempo?

Sim. Conecte o Gmail e use o painel de busca de conhecimento ou o assistente de IA, que pesquisam no Fabric e nos seus aplicativos conectados juntos. As conexões exigem um plano pago.

O Fabric funciona com o Outlook?

Sim. O Outlook está disponível como uma conexão no marketplace do Fabric, da mesma forma que o Gmail.

Como faço para pesquisar uma frase exata em e-mails antigos?

Coloque a frase entre aspas na pesquisa do Fabric para obter uma correspondência exata. Isso funciona muito bem para números de referência e termos específicos.

Posso pesquisar em duas contas de e-mail ao mesmo tempo?

Conecte cada conta e o painel de busca de conhecimento pesquisará nelas juntamente com a sua biblioteca do Fabric.

Posso salvar e-mails individuais no Fabric sem conectar minha caixa de entrada?

Sim. Encaminhe-os para o seu endereço de e-mail do Fabric. Ele aceita mensagens do endereço de conta verificado e de quaisquer remetentes adicionais que você aprovar para uma equipe.

A IA pode resumir uma conversa longa de e-mail para mim?

Pergunte ao assistente de IA sobre a conversa. Ele responde com referências clicáveis para as mensagens utilizadas, e você pode salvar a resposta como uma nota.

A pesquisa de e-mails está incluída no plano gratuito?

As conexões com o Gmail e o Outlook exigem um plano pago. Consulte os preços para ver as opções.

O que acontece com os anexos que eu encaminho?

Eles são salvos no Fabric, onde o texto dentro de PDFs e documentos se torna pesquisável e os resultados abrem na página exata.