Como pesquisar dentro dos seus documentos

Muitas vezes, é da frase que você se lembra, não do arquivo. O contrato de um fornecedor mencionava um aviso prévio de 60 dias, o briefing de um projeto definia uma data de lançamento, uma política de RH dizia quem aprovava reembolsos. As palavras estão em algum lugar dentro de um arquivo DOCX, PDF ou Markdown, e o nome do arquivo não dá nenhuma pista de qual deles seja.

Este guia explica como pesquisar o texto dentro dos seus documentos com o Fabric: reunindo os arquivos em um só lugar, localizando termos exatos com aspas, refinando os resultados com filtros e abrindo o documento exatamente na página onde está a correspondência.

Como as pessoas costumam pesquisar dentro de documentos

A maioria das pessoas começa com a busca integrada do próprio computador. O Spotlight no Mac e a Pesquisa do Windows leem o conteúdo dos arquivos e, para documentos armazenados nessa máquina, eles são rápidos. Documentos salvos em e-mails, em uma unidade na nuvem ou em uma pasta de equipe têm, cada um, sua própria caixa de pesquisa, de modo que uma única dúvida pode se transformar em três ou quatro buscas separadas.

Dentro de um único arquivo, Cmd+F ou Ctrl+F encontra todas as ocorrências, o que funciona bem quando o arquivo correto já está aberto. A parte demorada vem antes disso: abrir uma dúzia de candidatos prováveis, um por um, para verificar se contêm a frase. A pesquisa do Google Drive lê dentro do Google Docs e de muitos arquivos enviados, o que ajuda no caso de tudo o que está no Drive, mas deixa de fora os documentos salvos em outro lugar.

Algumas pessoas mantêm um índice atualizado em uma planilha ou confiam em regras rígidas de nomenclatura de arquivos. Ambas as abordagens funcionam enquanto o hábito durar, e ambas dependem de alguém se lembrar de atualizá-las toda vez que um novo documento chega.

Passo 1: Coloque seus documentos em um local pesquisável

O Fabric pesquisa o texto em PDFs e em arquivos DOCX, TXT, Markdown, HTML e JSON. Arraste documentos para o aplicativo web ou desktop, cole-os ou clique em Carregar um arquivo, que lida com grandes volumes de uma só vez. Com o aplicativo Fabric para desktop instalado, o Fabric também é montado como uma unidade no Finder ou no Explorador de Arquivos, permitindo mover uma pasta de documentos como se estivesse movendo-a para qualquer outro lugar.

As páginas do Google Docs e do Notion são adicionadas por meio de conexões com outros aplicativos, que exigem um plano pago. O Google Drive sincroniza em ambas as direções, portanto, uma edição feita em qualquer um dos lugares aparece no outro.

À medida que cada documento chega, o Fabric cria embeddings a partir do seu conteúdo, escreve um breve resumo e registra atributos como tipo de conteúdo e tópicos. A pesquisa é executada com base em tudo isso, e nada exige que você renomeie ou organize nada antes.

Passo 2: Pesquise pelas palavras exatas

Clique em Pesquisar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). Uma consulta simples executa uma pesquisa híbrida, que combina significado e palavras-chave ao mesmo tempo.

Quando você souber as palavras exatas, coloque-as entre aspas. Pesquisar por “aviso prévio por escrito de 60 dias” retorna apenas documentos que contêm essa string, o que elimina as correspondências aproximadas que uma busca baseada em significado também traria. O uso de aspas é ideal para o texto de cláusulas, números de referência, códigos de produtos, nomes de pessoas e qualquer frase que você tenha copiado de um documento.

Quando você se lembrar apenas vagamente, não use aspas e apenas descreva o que procura, por exemplo, prazo de aviso prévio para rescisão do contrato com fornecedor. A pesquisa híbrida encontra documentos sobre esse tópico mesmo que eles usem termos como encerramento ou cancelamento.

Passo 3: Refine os resultados com filtros

Os filtros reduzem uma longa lista de resultados. Filtre pelo tipo de item para restringir os resultados a documentos, por localização para pesquisar em uma única pasta ou espaço, ou por tag se você as utilizar. Uma busca por “indenização” limitada a uma pasta Jurídico fornece uma lista muito menor do que a mesma palavra buscada em toda a sua biblioteca.

As tags são opcionais. O Fabric as sugere com base no conteúdo de cada documento, e você pode aceitar ou ignorar as sugestões; a pesquisa funciona da mesma forma em ambos os casos. Se você também quiser um pouco de estrutura, o artigo sobre como organizar arquivos digitais aborda hábitos de pastas que funcionam a longo prazo.

Passo 4: Abra o documento no ponto exato da ocorrência

Os resultados abrem exatamente na página onde a correspondência aparece; assim, uma frase na página 41 de um relatório longo leva você direto à página 41, e não à capa. A partir daí, você pode ler no modo de leitura e destacar ou comentar no trecho que estava procurando.

Se a lista não exibir o arquivo que você tinha em mente, selecione o resultado mais próximo e execute uma pesquisa por similaridade. O Fabric encontra itens semelhantes, o que ajuda quando há vários rascunhos do mesmo contrato ou um conjunto de modelos quase idênticos.

Passo 5: Pesquise em aplicativos conectados e faça perguntas complementares

Documentos que permanecem em outros aplicativos podem ser pesquisados na mesma tela. Clique dentro do painel de pesquisa de conhecimento, à direita da tela de busca na web e no desktop, ou no menu inferior no celular. Ele pesquisa no Fabric e nos seus aplicativos conectados ao mesmo tempo, e você pode fazer perguntas complementares no mesmo painel.

Quando você quer uma resposta em vez de apenas um arquivo, abra a pasta e pergunte ao assistente de IA. Ele se limita àquela pasta e cita os documentos utilizados com referências clicáveis, permitindo conferir a redação na fonte. Para documentos mantidos no Drive, o guia sobre como pesquisar no Google Drive pelo conteúdo dos arquivos vai mais a fundo.

Perguntas frequentes

Como faço para pesquisar uma frase exata dentro dos meus documentos?

Abra a pesquisa com Cmd+F (Mac) ou Ctrl+F (Windows) e coloque a frase entre aspas. O Fabric retornará apenas os itens que contêm exatamente essas palavras.

Em quais tipos de documentos o Fabric consegue pesquisar?

Arquivos PDF, DOCX, TXT, Markdown, HTML e JSON, além de páginas do Google Docs e do Notion por meio de conexões. O texto em imagens e capturas de tela também pode ser pesquisado.

Posso pesquisar dentro de documentos digitalizados?

Sim. A pesquisa abrange o texto em imagens, incluindo texto fotografado, portanto, uma carta digitalizada pode ser encontrada pelas palavras que contém. O guia sobre como pesquisar em seus documentos digitalizados explica o passo a passo.

O resultado abre na página correta?

Sim. Os resultados vão direto para a página exata onde o termo é encontrado, para que você não precise rolar um arquivo longo à procura dele.

Posso pesquisar apenas dentro de uma pasta?

Sim. Use o filtro de localização para limitar a busca a uma única pasta ou espaço. Você também pode abrir a pasta e perguntar ao assistente de IA, que é automaticamente restrito a ela.

Preciso renomear ou marcar os documentos com tags antes de pesquisar?

Não. A pesquisa lê o conteúdo de cada documento, portanto, arquivos com nomes ruins são encontrados pelo que está escrito neles. Tags e pastas são recursos adicionais opcionais.

Posso pesquisar meus documentos do Google Docs sem movê-los?

Sim. Conecte o Google Drive a partir do marketplace do Fabric e use o painel de pesquisa de conhecimento, que busca no Fabric e nos aplicativos conectados ao mesmo tempo. As conexões exigem um plano pago.

A pesquisa em documentos está incluída no plano gratuito?

O upload de arquivos está incluído no plano gratuito. Conexões com outros aplicativos, como o Google Drive ou o Notion, exigem um plano pago. Consulte os preços para ver o que cada plano inclui.