Como pesquisar dentro de PDFs

Você se lembra de uma cláusula, um número ou um código de referência, e sabe que ele está em um dos seus PDFs. O arquivo pode ser um contrato de fornecedor de sessenta páginas, um contrato de locação ou um dos quarenta artigos científicos baixados para um projeto. Abrir cada candidato e pressionar Ctrl+F funciona quando há três deles. Com trinta, leva quase uma tarde inteira.

Este guia aborda as maneiras comuns de pesquisar o texto de PDFs, onde cada uma delas fica a desejar, e como pesquisar dentro de todos os PDFs que você mantém no Fabric de uma só vez: aspas para correspondências exatas, filtros para refinar a lista e resultados que abrem na página correta.

Como as pessoas costumam pesquisar dentro de PDFs

A ferramenta de busca em um leitor de PDF (Adobe Acrobat, Pré-visualização ou o visualizador integrado a um navegador) é o padrão. É rápida e exata, e pesquisa no documento que está aberto. A pesquisa avançada do Acrobat também pode pesquisar em uma pasta inteira de PDFs, o que funciona bem para pessoas cujos arquivos estão todos em um único lugar em um único computador.

A busca do sistema operacional, como o Spotlight no Mac ou a Pesquisa do Windows, indexa o texto de muitos PDFs em uma unidade. Ela informa quais arquivos contêm uma palavra. Em seguida, você abre cada um e pesquisa novamente para encontrar o trecho, e os PDFs que foram digitalizados sem uma camada de texto podem passar despercebidos.

Serviços de armazenamento em nuvem, como o Google Drive, também podem pesquisar dentro dos arquivos armazenados, portanto, um PDF lá pode aparecer para uma palavra em seu conteúdo. O problema começa quando a coleção fica dispersa. Contratos ficam em uma unidade compartilhada, extratos chegam como anexos de e-mail e artigos científicos estão em um gerenciador de referências, de modo que cada pesquisa cobre apenas parte do que você tem.

Passo 1: Coloque seus PDFs onde uma única busca possa alcançá-los

O Fabric pesquisa o que está armazenado nele, portanto, a primeira tarefa é reunir os PDFs. Arraste-os para o aplicativo web ou desktop, cole-os ou clique em Fazer upload de um arquivo; o upload suporta grandes lotes. O aplicativo desktop do Fabric mapeia o Fabric como uma unidade no Finder ou no Explorador de Arquivos, para que você possa mover uma pasta inteira de PDFs como faria em qualquer outro lugar.

PDFs que chegam por e-mail podem ser encaminhados para o seu endereço de e-mail do Fabric, e os aplicativos para iOS e Android recebem PDFs de qualquer aplicativo por meio da folha de compartilhamento. Se os seus PDFs estiverem no Google Drive, uma conexão os sincroniza em ambas as direções para que fiquem pesquisáveis ao lado de todo o resto. As conexões exigem um plano pago.

Passo 2: Pesquise as palavras exatas entre aspas

Clique em Pesquisar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). Uma consulta digitada por si só executa uma busca híbrida, que busca por significado e por palavra-chave. Isso ajuda quando você se lembra da ideia, mas não das palavras exatas.

Quando você souber as palavras exatas, coloque-as entre aspas. Pesquisar por “força maior” entre aspas retorna os documentos que contêm essa frase e descarta aqueles que cobrem o assunto com outras palavras. A busca do Fabric trata o texto entre aspas como uma correspondência estrita.

As aspas mostram seu valor em termos sem sinônimos: números de faturas e apólices, códigos de peças, referências de processos, um sobrenome ou um valor específico de um relatório. Uma busca por “INV-20417” retorna o PDF com esse número, mesmo que o arquivo se chame scan_0032.pdf.

Passo 3: Refine os resultados com filtros

Uma frase comum ainda pode corresponder a dezenas de arquivos. Os filtros reduzem a lista por tipo de item, por tag ou por localização no seu sistema de arquivos. Definir o tipo como PDFs descarta notas, favoritos e imagens que por acaso contenham as mesmas palavras. Um filtro de localização mantém a busca dentro de uma única pasta, como uma pasta de Contratos ou os documentos de um único cliente.

As tags funcionam em várias pastas. O Fabric sugere tags para cada documento com base no que ele contém, como parte de sua organização automática, e você pode adicionar as suas próprias ao salvar algo. Uma pesquisa por uma cláusula pode ser limitada a tudo o que estiver marcado com a tag lease (aluguel), onde quer que esses arquivos estejam.

Passo 4: Abra a correspondência na página correta

Os resultados saltam para a página exata. Clicar em uma correspondência em um relatório anual de duzentas páginas abre o documento onde a frase aparece, para que você possa ler o parágrafo ao redor imediatamente, em vez de folhear a partir da capa.

Os PDFs abrem no modo de leitura, onde você pode destacar e comentar no trecho encontrado. Um destaque na cláusula torna mais rápido mostrá-la a um colega mais tarde, e o comentário pode registrar por que ela era importante.

Quando a dúvida for mais ampla do que uma única frase, como quais contratos mencionam uma taxa de rescisão antecipada, abra a pasta e pergunte ao assistente de IA. Ele se limita a essa pasta e cita os PDFs que utilizou com referências clicáveis, para que você possa verificar cada resposta em sua fonte.

Perguntas frequentes

Como pesquiso uma palavra em vários PDFs ao mesmo tempo?

Traga os PDFs para o Fabric e, em seguida, execute uma única busca. A pesquisa lê o texto dentro de cada PDF armazenado e lista cada arquivo correspondente, com os resultados abrindo na página onde a palavra aparece.

Como pesquiso uma frase exata em um PDF?

Coloque a frase entre aspas. O texto entre aspas é correspondido de forma estrita, portanto, apenas os PDFs que contêm essas palavras exatas são retornados.

Qual é a diferença entre pesquisar com e sem aspas?

Sem aspas, o Fabric executa uma busca híbrida e busca tanto por significado quanto por palavra-chave, o que ajuda quando você não tem certeza da redação exata. Com aspas, ele procura a sequência de caracteres exata, o que é ideal para números, nomes e frases feitas.

Posso pesquisar em PDFs digitalizados?

A busca do Fabric cobre o texto dentro de PDFs e também texto fotografado em imagens. Como pesquisar seus documentos digitalizados explica passo a passo como digitalizar papéis para que possam ser encontrados mais tarde.

Posso limitar a pesquisa de PDF a uma única pasta?

Sim. Use o filtro de localização para manter os resultados dentro de uma pasta e o filtro de tipo para mostrar apenas PDFs.

Posso pesquisar PDFs armazenados no Google Drive?

Sim, assim que o Google Drive estiver conectado. A conexão é uma sincronização bidirecional, portanto, os arquivos são criados dentro do Fabric e permanecem atualizados. As conexões exigem um plano pago.

E se eu não me lembrar de nenhuma das palavras exatas?

Pesquise sem aspas e descreva sobre o que era o documento, já que a busca híbrida faz correspondência por significado. O artigo Como encontrar um arquivo quando você não se lembra do nome dele traz outras maneiras de localizá-lo.

Posso fazer uma pergunta sobre meus PDFs em vez de pesquisar?

Sim. Abra uma pasta e pergunte ao assistente de IA, ou clique com o botão direito na pasta e adicione-a ao contexto do assistente. As respostas citam os PDFs de onde foram extraídas.

Preciso de um plano pago para pesquisar meus PDFs?

Os uploads de arquivos e o leitor estão no plano gratuito, que possui limites de armazenamento e de tamanho de arquivo. As conexões com outros aplicativos, como o Google Drive, exigem um plano pago. A página de Preços lista o que cada plano inclui.