Como pesquisar dentro de apresentações antigas

Uma nova apresentação precisa ser entregue na quinta-feira e você sabe que já fez esse slide antes. Havia um gráfico de dimensionamento de mercado em uma apresentação para a diretoria dois anos atrás, uma tabela de preços em uma proposta de cliente, um depoimento de cliente em uma palestra de conferência. As apresentações têm nomes como Final_v3.pptx e Revisão Q2 (2).pptx, e existem centenas delas.

Este guia explica como pesquisar o texto dentro de suas apresentações antigas com o Fabric, para que você possa encontrar a apresentação que contém um slide específico, filtrar pela sua origem e fazer perguntas em toda uma pasta de apresentações anteriores.

Como as pessoas costumam encontrar um slide antigo

O caminho habitual é a memória combinada com adivinhação. Você tenta lembrar mais ou menos quando o slide foi feito, abre a pasta daquele trimestre ou cliente e passa os olhos pelas apresentações no modo de classificação de slides até que o correto apareça. Isso funciona quando o slide é recente e a pasta é pequena.

O recurso Localizar do PowerPoint (Cmd+F ou Ctrl+F) pesquisa a apresentação que está aberta, o que é útil quando você já está no arquivo certo. Listas de abertos recentemente ajudam para o trabalho do mês passado. A busca do Google Drive lê o texto dentro do Google Apresentações e de muitas apresentações enviadas, portanto, as equipes que mantêm tudo no Drive conseguem avançar bastante com isso, desde que a apresentação tenha sido salva lá e não enviada como anexo de e-mail.

Algumas equipes criam uma biblioteca mestre de slides: uma única apresentação de slides aprovados dos quais as pessoas copiam. Fica organizado enquanto alguém cuida disso. Quando essa pessoa passa para outro trabalho, os slides mais novos e melhores acabam indo parar nas apresentações de projetos novamente, e a biblioteca fica desatualizada.

Passo 1: Reúna suas apresentações antigas em uma biblioteca

O Fabric aceita arquivos PPT e PPTX. Selecione uma pasta de apresentações antigas e arraste-a para o aplicativo da web ou para computador, ou clique em Enviar um arquivo; um grande lote é carregado de uma só vez. Se as suas apresentações forem pesadas, com muitas imagens e vídeos, o aplicativo para computador mapeia o Fabric como uma unidade, e os arquivos não ocupam espaço no seu computador, sendo reproduzidos via streaming quando você os abre.

As apresentações do Google Apresentações chegam por meio de uma conexão com o Google Drive. As conexões exigem um plano pago. O Drive sincroniza nos dois sentidos, de modo que uma apresentação editada no Google Apresentações se mantém atualizada no Fabric.

Apresentações que chegaram como anexos podem ser encaminhadas para o seu endereço de e-mail do Fabric, o que salva o anexo sem precisar passar pela sua pasta de downloads.

Passo 2: Busque por palavras das quais você se lembra do slide

Clique em Buscar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows). Títulos de slides e frases curtas nos slides costumam ser marcantes, o que os torna bons termos de busca. Coloque-os entre aspas para correspondência exata: “mercado total endereçável”, “o que os clientes nos disseram” ou o nome de um cliente. A busca do Fabric retorna apenas itens que contêm exatamente essas palavras.

Se você não se lembrar das palavras exatas, descreva o slide sem aspas, por exemplo, comparação de preços dos concorrentes para o plano enterprise. A busca híbrida combina por significado e também por palavras-chave, de modo que um slide intitulado Como nos comparamos ainda pode ser retornado para essa consulta.

O Fabric também gera um resumo de cada apresentação quando ela chega, portanto, uma pesquisa por um tópico abordado na apresentação pode trazê-la à tona mesmo quando a frase que você digitou não estiver em nenhum slide individual.

Passo 3: Filtre por cliente, pasta ou tipo de arquivo

Anos de apresentações geram longas listas de resultados, especialmente para palavras comuns como roadmap ou resultados. Filtre por tipo de item para manter os resultados apenas em apresentações, por localização para pesquisar na pasta de um cliente ou em um único ano, ou por etiqueta se você tiver etiquetado as apresentações por público ou evento.

O Fabric sugere etiquetas com base no conteúdo de cada apresentação, como os tópicos que ela aborda. Aceitar algumas delas à medida que as apresentações chegam, ou configurar coleções inteligentes que reúnem apresentações por tópico, oferece filtros mais rápidos no futuro, sem nenhuma organização manual.

Passo 4: Encontre apresentações parecidas com a que você precisa

Às vezes, o resultado encontrado é próximo, mas não exatamente o correto: a versão do ano passado da atualização para a diretoria, quando você queria a anterior. Selecione-a e execute uma busca por similaridade. O Fabric encontra itens parecidos, trazendo as outras versões e apresentações relacionadas em uma única lista.

Quando várias versões aparecem, como saber qual versão de um arquivo é a mais recente aborda maneiras de organizá-las. Se você guarda capturas de tela dos slides favoritos, elas podem ser pesquisadas pelo texto contido nelas e pelo que mostram, de modo que a imagem de um gráfico pode levar de volta à sua apresentação de origem.

Passo 5: Faça perguntas em uma pasta de apresentações

Para perguntas que abrangem muitas apresentações, abra a pasta e pergunte ao assistente de IA. Ele fica automaticamente limitado àquela pasta e responde com referências clicáveis para as apresentações que utilizou. Perguntas como qual apresentação mostrou pela primeira vez a precificação em três níveis, ou que número de churn informamos aos investidores em 2024, são ideais.

As respostas podem ser salvas como notas, o que é uma forma rápida de criar um pequeno índice dos slides que você mais reutiliza. Para pesquisar no Fabric e em outros aplicativos conectados ao mesmo tempo, use o painel de busca de conhecimento na tela de pesquisa. Como pesquisar em todos os seus aplicativos de uma só vez explica essa configuração em mais detalhes.

Perguntas frequentes

Como encontro um slide específico em um PowerPoint antigo?

Envie suas apresentações para o Fabric, abra a busca e digite uma frase do slide entre aspas. Os resultados listarão as apresentações que contêm essas palavras.

Posso pesquisar arquivos do PowerPoint sem abri-los?

Sim. O Fabric pesquisa arquivos PPT e PPTX em sua biblioteca a partir de uma única barra de pesquisa, para que você só abra a apresentação quando souber que é a correta.

O Fabric funciona com o Google Apresentações?

Sim, por meio de uma conexão com o Google Drive, que sincroniza em ambas as direções. As conexões exigem um plano pago.

E se eu não me lembrar de nenhuma palavra do slide?

Descreva sobre o que era o slide, sem aspas. A pesquisa combina pelo significado, e o assistente de IA pode responder a perguntas descritivas em uma pasta de apresentações.

Como pesquiso apenas as apresentações de um cliente?

Use o filtro de localização para limitar a busca à pasta ou ao espaço daquele cliente. Você também pode abrir a pasta e perguntar ao assistente de IA, que se limitará a ela.

Posso encontrar outras versões da mesma apresentação?

Selecione a apresentação e execute uma busca por similaridade. O Fabric listará itens parecidos com ela, o que geralmente inclui versões anteriores e posteriores.

Centenas de apresentações antigas vão lotar meu notebook?

Não se você usar a unidade para computador. Os arquivos nela não ocupam espaço no seu computador e são transmitidos via streaming quando abertos. Como liberar espaço no notebook sem excluir arquivos aborda essa configuração.

Posso enviar apresentações no plano gratuito?

Sim. O upload de arquivos está disponível no plano gratuito, que tem limites de armazenamento e de tamanho de arquivo. Conectar o Google Drive exige um plano pago.