Como pesquisar em todas as suas planilhas

As planilhas se acumulam silenciosamente. Há a pasta de trabalho do orçamento do ano passado, uma lista de preços de fornecedores que alguém enviou por e-mail em março, três exportações em CSV do CRM e uma planilha de planejamento com uma aba chamada Planilha1 (2). Quando alguém pergunta quanto você pagou por unidade de embalagem em 2024, a resposta está em uma delas, e abrir cada uma delas leva quase a tarde toda.

Este guia aborda como pesquisar em todas as suas planilhas com o Fabric: reunindo arquivos do Excel, CSV e Google Sheets, encontrando o arquivo certo por nome, tópico ou termo exato e pedindo ao assistente de IA para ler o conteúdo e extrair o número que você precisa.

Como as pessoas costumam pesquisar em suas planilhas

O Localizar e Substituir do Excel (Cmd+F ou Ctrl+F) pode pesquisar em uma pasta de trabalho inteira quando você define "Em" como "Pasta de trabalho", e é rápido e exato. No entanto, ele pesquisa no arquivo que está aberto; portanto, uma pergunta que abrange vinte pastas de trabalho significa abrir vinte pastas de trabalho.

O Spotlight e o Windows Search examinam muitos tipos de arquivos no seu próprio computador, o que ajuda para arquivos salvos localmente. A pesquisa do Google Drive encontra o Google Sheets pelo conteúdo e é ideal para equipes que mantêm tudo no Drive. Exportações em CSV e arquivos do Excel enviados como anexos geralmente ficam fora de ambos, em uma caixa de entrada ou em uma pasta de downloads.

Uma solução mais ambiciosa é uma pasta de trabalho mestre que extrai dados das outras com fórmulas de busca ou Power Query. Funciona bem para um conjunto fixo de arquivos com colunas estáveis. Mas quando um fornecedor altera o layout da lista de preços ou uma nova exportação adiciona uma coluna, os links precisam ser corrigidos manualmente.

Etapa 1: Reúna suas planilhas

O Fabric aceita arquivos CSV e XLSX. Arraste-os para o aplicativo web ou desktop, cole-os ou clique em Fazer upload de um arquivo; grandes volumes de arquivos são enviados de uma só vez. Se preferir continuar salvando do Excel em uma pasta, instale o aplicativo para desktop, que monta o Fabric como uma unidade no Finder ou no Explorador de Arquivos.

O Google Sheets entra por meio de conexões, que exigem um plano pago. Listas de preços e exportações que chegam por e-mail podem ser encaminhadas para o seu endereço de e-mail do Fabric, que salva o anexo diretamente na sua biblioteca. Ele aceita e-mails do endereço verificado da sua conta e, em uma equipe, você pode aprovar remetentes adicionais.

Etapa 2: Encontre o arquivo certo

Quando uma planilha chega, o Fabric cria embeddings a partir do seu conteúdo, escreve um breve resumo e registra atributos como tipo de conteúdo e tópicos. Isso significa que a pesquisa pode encontrar uma pasta de trabalho pelo assunto, mesmo quando o nome do arquivo for Export_20240312.csv.

Clique em Pesquisar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) e descreva o arquivo: preços de fornecedores de embalagens 2024 ou gastos mensais com anúncios por canal. A pesquisa do Fabric combina significado e palavras-chave. Para o nome de um fornecedor específico, SKU ou código de projeto, coloque-o entre aspas para uma correspondência exata.

Os filtros ajudam quando muitos arquivos correspondem. Filtre por tipo de item, por local (uma pasta Financeiro, por exemplo) ou por tag. O Fabric sugere tags com base no conteúdo de cada arquivo, e você pode aceitar as mais úteis à medida que os arquivos chegam.

Etapa 3: Peça ao assistente de IA para ler os números

Encontrar o arquivo é metade do trabalho. A outra metade é o número dentro dele, e é aí que o assistente de IA ajuda. Ele pode ler arquivos CSV e XLSX, para que você possa perguntar o que há neles em vez de rolar pelas linhas.

Abra a pasta onde estão as planilhas e abra o assistente. Ele fica automaticamente limitado a essa pasta e analisa tudo o que está nela para responder. Pergunte coisas como qual foi o preço unitário para garrafas de 500 ml na lista de preços de março, ou qual mês teve o maior gasto com anúncios entre essas exportações. As respostas citam os arquivos de onde vieram com referências clicáveis, para que você possa abrir a planilha e conferir a célula por conta própria.

Para fazer perguntas sobre planilhas em pastas diferentes, clique com o botão direito em cada pasta e adicione-a ao contexto do assistente. As perguntas seguintes mantêm o mesmo contexto, o que é ideal para uma sequência como totais por trimestre, depois por fornecedor e, em seguida, apenas para os últimos dois anos.

Etapa 4: Confira os números na fonte e salve a resposta

Trate a resposta do assistente como um apontador para as células certas e, em seguida, confirme no arquivo antes que o número vá para um relatório ou e-mail. A citação abre a planilha utilizada, o que torna essa verificação rápida.

Respostas úteis podem ser salvas como notas com um clique. Com o tempo, uma nota curta como Custos de embalagem por ano, com citações para cada planilha de origem, evita repetir a mesma busca. Uma única assinatura cobre modelos de vários laboratórios, incluindo Claude, Gemini e OpenAI, para que você possa testar outro modelo se uma resposta sobre uma exportação confusa não parecer correta. Para ideias sobre como organizar arquivos financeiros, veja como organizar faturas como freelancer.

Etapa 5: Pesquise planilhas em outros aplicativos

Planilhas que você não moveu para o Fabric ainda podem ser pesquisadas se o aplicativo onde estão estiver conectado. Clique no painel de busca de conhecimento, no lado direito da tela de pesquisa no web e desktop ou no menu inferior no celular, e ele pesquisará no Fabric e nos seus aplicativos conectados ao mesmo tempo. Como pesquisar em todos os seus aplicativos de uma vez explica como isso funciona.

Se você também quiser que a ferramenta de IA que você já usa leia esses arquivos, o servidor MCP do Fabric permite que ChatGPT, Claude e outras ferramentas pesquisem no Fabric e leiam o conteúdo dos arquivos, incluindo arquivos de aplicativos conectados como o Google Drive.

Perguntas frequentes

Como faço para pesquisar em vários arquivos do Excel de uma só vez?

Coloque os arquivos no Fabric e use a pesquisa para encontrar a pasta de trabalho certa. Para encontrar um valor dentro deles, abra a pasta e pergunte ao assistente de IA, que lê arquivos XLSX e CSV e cita os que utilizou.

O Fabric consegue ler os dados dentro de um arquivo CSV ou XLSX?

Sim. O assistente de IA pode ler arquivos CSV e XLSX, permitindo que você faça perguntas sobre as linhas e os números que eles contêm.

Funciona com o Google Sheets?

Sim, por meio de uma conexão. Conexões com outros aplicativos exigem um plano pago.

Como encontro uma planilha quando o nome do arquivo não me diz nada?

Descreva o que está nela. O Fabric resume cada arquivo e pesquisa por significado, de modo que uma busca sobre o conteúdo encontra um arquivo chamado Export_final.csv.

Posso pesquisar por um código de produto ou nome de fornecedor exato?

Coloque o código ou o nome entre aspas para correspondência exata. Você também pode pedir ao assistente de IA para procurá-lo em uma pasta de planilhas.

Devo confiar nos números da IA?

Use-os como ponto de partida. Cada resposta inclui links para os arquivos de onde foi extraída, portanto, confira o número na planilha de origem antes de confiar nele.

O ChatGPT ou o Claude podem pesquisar minhas planilhas?

Sim, por meio do servidor MCP do Fabric, que permite que eles pesquisem no Fabric e leiam o conteúdo dos arquivos. Como usar o ChatGPT com seus próprios arquivos aborda a configuração.

Isso está disponível no plano gratuito?

O upload de planilhas e o uso limitado de IA estão no plano gratuito. Conexões como o Google Sheets exigem um plano pago; consulte os preços.