Como salvar gravações de reuniões em um só lugar

As gravações de reuniões se dispersam por padrão. O Zoom mantém algumas na nuvem e salva outras como arquivos MP4 em uma pasta Documentos. O Google Meet coloca as gravações no Google Drive do organizador. O Microsoft Teams as armazena no OneDrive ou no SharePoint, dependendo do tipo de reunião. Uma equipe que usa os três, ou trabalha com clientes que preferem ferramentas diferentes, acaba com gravações em quatro ou cinco lugares e nenhuma lista unificada delas.

Esta página aborda como as equipes costumam acompanhar as gravações, onde isso se torna complicado e como trazer gravações anteriores e reuniões futuras para o Fabric, para que cada chamada fique em uma única biblioteca com uma transcrição pesquisável.

Como as pessoas costumam armazenar gravações de reuniões

A maioria das pessoas deixa as gravações onde o aplicativo da reunião as salvou. Isso não exige nenhum esforço no momento. Mais tarde, encontrar uma chamada significa lembrar em qual aplicativo ela aconteceu, quem a organizou e aproximadamente quando, para depois rolar por uma lista de gravações nomeadas por data e título da reunião.

Algumas equipes baixam as gravações para uma pasta em um drive compartilhado, uma por projeto ou cliente. Isso oferece um único local para elas. Os arquivos são grandes e, em um drive em nuvem padrão, são tratados apenas como arquivos de vídeo, portanto não há como pesquisar pelo que alguém disse.

Ferramentas de transcrição como o Otter costumam ser o passo seguinte. Elas produzem texto, o que ajuda. No entanto, as pessoas frequentemente percebem que a transcrição fica em um aplicativo separado do restante das notas, slides e documentos do projeto, de modo que conectar o que foi dito a todo o resto ainda é um processo manual. Como encontrar algo que alguém disse em uma reunião analisa esse problema de recuperação pelo outro lado.

Passo 1: Traga suas gravações existentes

Baixe as gravações do Zoom, Teams ou de onde quer que estejam armazenadas e, em seguida, arraste-as para o Fabric, cole-as ou clique em Enviar um arquivo. O upload suporta grandes volumes de arquivos de uma só vez. O Fabric funciona com formatos comuns de vídeo e áudio, incluindo MP4, MOV, WebM, MP3, WAV e M4A.

Os arquivos de vídeo são grandes, por isso o aplicativo desktop do Fabric costuma ser o caminho mais fácil. Ele monta o Fabric como uma unidade virtual no Mac, Windows e Linux. Mova as gravações para ele como faria com qualquer outra pasta; elas não ocuparão espaço no seu computador e serão transmitidas via streaming quando você as abrir.

As gravações do Google Meet salvas no Google Drive podem ser transferidas por meio de uma conexão. O Google Drive usa uma sincronização bidirecional profunda, portanto os arquivos são criados dentro do Fabric e mantidos atualizados. As conexões exigem um plano pago.

Passo 2: Transcreva-as

O Fabric pode transcrever áudio e vídeo enviados, o que transforma cada chamada em texto que você pode ler e pesquisar. As transcrições podem ser editadas, permitindo corrigir nomes ou termos de produtos. A transcrição exige um plano pago.

Depois de transcrita, a gravação se torna pesquisável junto com documentos e notas, e perguntas sobre ela podem ser respondidas com marcações de tempo.

Passo 3: Grave reuniões futuras diretamente no Fabric

Com o aplicativo desktop instalado, inicie uma chamada no Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. O Fabric detecta a reunião e oferece a opção de iniciar a transcrição. Nenhum bot entra na chamada, portanto os outros participantes não veem um participante extra.

Durante a chamada, a transcrição aparece em tempo real, e você pode pesquisar nela ou fazer perguntas à IA enquanto a reunião ainda estiver em andamento. As notas que você escreve antes ou durante a reunião ficam disponíveis para consulta e edição enquanto ela acontece.

Quando a reunião termina, o Fabric analisa suas notas e a transcrição em conjunto e produz um resumo. Para reuniões presenciais, inicie uma nota de reunião manualmente em qualquer aplicativo do Fabric e o mesmo resumo é gerado quando você parar. As notas de reunião com IA exigem um plano pago. Como fazer anotações de reunião sem um bot ingressar na chamada detalha a configuração.

Passo 4: Organize as gravações para que uma equipe possa usá-las

Uma estrutura simples ajuda quando várias pessoas precisam acessar as mesmas chamadas. Uma pasta por cliente ou projeto funciona bem, reunindo gravações, resumos e documentos relacionados no mesmo lugar. O Fabric cria embeddings, gera um resumo e extrai os tópicos de cada item à medida que ele chega, e coleções inteligentes podem agrupar chamadas sobre um assunto recorrente, como discussões de preços ou entrevistas de contratação, sem que ninguém precise mover arquivos.

Para conceder acesso aos colegas, compartilhe a pasta ou o espaço com eles e escolha uma função: visualizador, comentarista, editor ou administrador. As funções e permissões podem ser definidas no nível do espaço e do arquivo. Um comentarista pode deixar comentários com marcação de tempo em uma gravação, o que é útil quando alguém precisa apontar um momento específico.

Passo 5: Pesquise e faça perguntas em todas as chamadas

Pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) e descreva o que você está procurando. A pesquisa abrange áudio e vídeo transcritos, encontra correspondências por significado e palavra-chave e leva você diretamente à marcação de tempo. Use aspas para uma frase exata, como o nome de um produto ou um número mencionado por alguém.

Para perguntas que abrangem várias chamadas, abra a pasta e pergunte ao assistente de IA. "O que o cliente disse sobre a data de lançamento nas últimas três chamadas?" retorna uma resposta citando cada gravação com marcações de tempo clicáveis. Você pode salvar a resposta como uma nota na mesma pasta.

Perguntas frequentes

Onde devo armazenar as gravações do Zoom?

Baixe-as do Zoom e envie-as para o Fabric, ou mova-as para a unidade desktop do Fabric. Lá, elas não ocupam espaço no seu computador e podem ser transcritas e pesquisadas.

Posso manter as gravações do Zoom, Teams e Google Meet juntas?

Sim. Envie as gravações de cada aplicativo para a mesma biblioteca do Fabric e use o aplicativo desktop para capturar reuniões futuras nos três.

Posso pesquisar o que foi dito em uma reunião gravada?

Sim, depois que ela for transcrita. A pesquisa abrange a transcrição e abre a gravação na marcação de tempo correta. A transcrição exige um plano pago.

O Fabric adiciona um bot às minhas reuniões?

Não. O aplicativo desktop detecta chamadas do Zoom, Teams e Google Meet e as transcreve sem que um bot ingresse na reunião.

Armazenar gravações de reuniões vai lotar o meu notebook?

Os arquivos na unidade desktop do Fabric não ocupam espaço no seu computador e são transmitidos via streaming quando você os abre.

Posso compartilhar gravações de reuniões com a minha equipe?

Sim. Compartilhe a pasta ou o espaço e atribua uma função a cada pessoa. Comentaristas podem deixar comentários com marcação de tempo na gravação.

Posso fazer perguntas à IA sobre reuniões anteriores?

Sim. Abra a pasta que contém as gravações e pergunte ao assistente de IA. Ele responde com base nas transcrições e cita cada fonte com uma marcação de tempo clicável, permitindo que você ouça o momento original.

Posso gravar reuniões presenciais?

Sim. Inicie uma nota de reunião manualmente em qualquer aplicativo do Fabric. Quando você parar, o Fabric produzirá um resumo a partir da gravação e das suas anotações.

A transcrição de reuniões está incluída no plano gratuito?

Não. A transcrição e a gravação de reuniões exigem um plano pago. O envio de arquivos faz parte do plano gratuito, que possui limites de armazenamento e de tamanho de arquivo. Consulte os preços.