Como gravar e transcrever reuniões

Uma semana de trabalho típica pode incluir vários tipos de reunião. Há a chamada de vídeo com um cliente, a reunião diária no Teams, o café com um fornecedor e a conversa no corredor que se transformou em uma decisão. Cada uma delas produz algo que vale a pena guardar, e cada uma costuma ser registrada de forma diferente, quando chega a ser registrada.

Este guia aborda as formas usuais de gravar e transcrever reuniões, as compensações com as quais as pessoas se deparam e como usar o Fabric tanto para chamadas online quanto para reuniões presenciais, de modo que cada transcrição vá para um único lugar pesquisável.

Como as pessoas costumam gravar e transcrever reuniões

As plataformas de vídeo têm suas próprias ferramentas de gravação. O Zoom, o Microsoft Teams e o Google Meet podem gravar chamadas e, em alguns planos, geram uma transcrição. O que você recebe depende do seu tipo de conta e das configurações da sua organização, e as gravações permanecem dentro de cada plataforma — assim, uma equipe que usa as três acaba com transcrições em três lugares diferentes.

Serviços de anotações como Otter ou Fireflies enviam um bot para a chamada para gravar e transcrever. Eles funcionam em várias plataformas e produzem resumos organizados. O bot aparece na lista de participantes, o que alguns clientes e convidados externos acham desconfortável, e algumas empresas simplesmente bloqueiam a entrada de bots desconhecidos.

Para reuniões presenciais, o aplicativo de gravação de voz do celular costuma ser a solução padrão. Ele grava de forma confiável, mas um arquivo de áudio de quarenta minutos é demorado para revisar, e a transcrição precisa ser obtida por outro meio.

Depois, há as anotações feitas à mão ou digitadas. Elas capturam o que a pessoa que estava anotando achou importante e deixam o resto de fora, além de serem difíceis de fazer enquanto você também participa da conversa.

Etapa 1: Instale o aplicativo para desktop

A transcrição de reuniões no Fabric funciona por meio do aplicativo para desktop para Mac, Windows e Linux. Instale-o e faça login. Gravar e transcrever reuniões requer um plano pago; a página de planos individuais mostra quais planos incluem esse recurso.

Antes de gravar qualquer pessoa, avise os outros participantes e verifique as regras locais. Os requisitos de consentimento para gravação variam de acordo com o país, estado e local de trabalho.

Etapa 2: Transcreva chamadas online sem um bot

Inicie uma chamada no Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet normalmente. O Fabric detecta a reunião e oferece a opção de iniciar a transcrição. Aceite, e a transcrição aparecerá em tempo real. Nenhum bot entra na chamada, portanto não há nenhum participante extra visível para ninguém. A página de notas de voz e reuniões com IA tem mais detalhes sobre como isso funciona.

Enquanto a reunião acontece, você pode pesquisar na transcrição e fazer perguntas à IA sobre ela. Isso ajuda quando alguém menciona novamente um número de dez minutos atrás, ou quando você entra atrasado e quer saber o que já foi discutido.

Você também pode fazer anotações antes ou durante a chamada. Tópicos da pauta, nomes e perguntas que você deseja levantar ficam logo ao lado da transcrição em tempo real e podem ser complementados à medida que a conversa avança.

Etapa 3: Grave reuniões presenciais e notas de voz

Para uma reunião em torno de uma mesa, uma visita ao local de trabalho ou uma entrevista, inicie uma nota de voz ou de reunião manualmente em qualquer aplicativo do Fabric. O aplicativo móvel é a escolha prática quando você está longe da sua mesa. Coloque o telefone onde ele possa captar toda a mesa e encerre a nota quando terminar.

A mesma abordagem funciona para pensar em voz alta durante uma caminhada ou gravar ideias após o término de uma reunião. O artigo Como gravar e transcrever uma reunião presencial aborda a organização do ambiente e o posicionamento do dispositivo em mais detalhes.

Se você já tiver gravações anteriores ao uso do Fabric, basta carregá-las. A transcrição de áudio e vídeo funciona com arquivos MP3, WAV, M4A, MP4, MOV e WebM, permitindo que um arquivo de reuniões passadas seja transcrito e pesquisado juntamente com as novas.

Etapa 4: Revise o resumo e pesquise reuniões passadas

Quando uma reunião termina, o Fabric analisa suas anotações e a transcrição em conjunto e gera um resumo detalhado da reunião. Leia-o enquanto a conversa ainda está fresca na memória e corrija o que for necessário; as transcrições podem ser editadas.

Todas as transcrições são pesquisáveis. Pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) e descreva o que você lembra, como “quando a Priya disse que o lançamento atrasaria”. A busca do Fabric faz a correspondência pelo significado e pula direto para o registro de tempo. Consulte como encontrar algo que alguém disse em uma reunião para saber mais sobre isso.

Para pesquisar em várias reuniões ao mesmo tempo, mantenha-as em uma pasta, abra-a e faça uma pergunta ao assistente de IA, como “o que o cliente pediu em nossas últimas quatro chamadas?”. Ele responderá com base nessa pasta e citará os momentos consultados, com registros de data e hora.

Resumos e transcrições são documentos do Fabric, portanto podem ser compartilhados como qualquer outro item. Compartilhe uma nota de reunião com um colega como leitor, comentarista ou editor, e ele poderá abri-la a partir de um link sem precisar se cadastrar, caso esteja fora do seu espaço de trabalho. O artigo de Colaboração aborda comentários e edição em tempo real em notas compartilhadas.

Também ajuda dar um local definido para reuniões recorrentes. Uma pasta por cliente ou projeto mantém as transcrições relacionadas juntas, o que torna as respostas do assistente mais precisas quando você limita o escopo a essa pasta. As pastas são opcionais, no entanto; a pesquisa encontra uma transcrição onde quer que ela esteja.

Perguntas frequentes

Como transcrevo uma reunião sem a entrada de um bot?

Instale o aplicativo Fabric para desktop e inicie sua chamada no Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet. O Fabric detectará a reunião e oferecerá a transcrição, sem a entrada de nenhum bot.

Posso gravar uma reunião presencial com meu celular?

Sim. Inicie uma nota de voz ou de reunião manualmente no aplicativo móvel do Fabric. Ao encerrá-la, o Fabric gera um resumo a partir da transcrição e de quaisquer anotações feitas.

A transcrição de reuniões é gratuita?

Não. Gravar e transcrever reuniões requer um plano pago do Fabric. O plano gratuito inclui anotações e upload de arquivos, mas não transcrição.

Posso ver a transcrição durante a reunião?

Sim. A transcrição aparece em tempo real, e você pode pesquisá-la e fazer perguntas à IA sobre ela enquanto a chamada ainda está em andamento.

Com quais aplicativos de reunião o Fabric funciona?

O aplicativo para desktop detecta reuniões no Zoom, Microsoft Teams e Google Meet. Para qualquer outro caso, inicie uma nota de voz ou de reunião manualmente.

Posso transcrever gravações de reuniões antigas?

Sim. Carregue o arquivo de áudio ou vídeo e o Fabric fará a transcrição. Os formatos suportados incluem MP3, WAV, M4A, MP4, MOV e WebM.

Posso pesquisar em todas as transcrições das minhas reuniões?

Sim. A pesquisa do Fabric abrange todas as transcrições e pula direto para o momento exato do registro de tempo. O artigo Reuniões na base de conhecimento de IA descreve como as equipes utilizam isso.

Preciso avisar as pessoas de que estou transcrevendo a reunião?

É uma boa prática avisar os participantes e, em muitos lugares, é uma exigência legal. Verifique as regras aplicáveis onde você e os demais participantes estiverem.