Como publicar um PDF como um link

Muitos PDFs são criados para serem distribuídos, e não editados: uma lista de preços para clientes, o cardápio de um restaurante, um relatório para a diretoria, instruções de participação em um evento. Enviar cada um como anexo significa ter uma cópia separada em cada caixa de entrada e, no instante em que a página 4 for alterada, haverá duas versões em circulação.

Este guia analisa as formas mais comuns de compartilhar um PDF por link e onde cada uma se torna complicada, mostrando em seguida o passo a passo para publicar um PDF a partir do Fabric: como fazer o upload, criar o link, escolher o que os visitantes podem fazer com ele e manter o conteúdo atualizado.

Como as pessoas costumam compartilhar um PDF por link

O e-mail é a opção padrão. Funciona bem para um ou dois destinatários, mas o arquivo é encaminhado, renomeado e salvo em locais que você não consegue ver, e fazer uma correção significa enviar um segundo e-mail que algumas pessoas não verão.

Um link de compartilhamento do Google Drive, Dropbox ou OneDrive costuma ser o próximo passo. Ele mantém uma única cópia em um só lugar. No entanto, as configurações de compartilhamento exigem atenção: restrinja o link e os destinatários podem se deparar com uma tela de login ou solicitação de acesso; libere o acesso e será fácil compartilhar a pasta pai por engano. Além disso, o leitor entra na interface do serviço de armazenamento, com seus menus e barras de ferramentas, o que pode parecer uma maneira estranha de receber um documento finalizado.

Serviços de transferência como o WeTransfer são rápidos para envios pontuais, mas seus links expiram após um determinado período, o que os inviabiliza para um cardápio ou uma política que precisa permanecer disponível. A outra opção é fazer o upload do PDF no seu próprio site. Isso o mantém disponível por tempo indeterminado, com o custo de ter que acessar o CMS do site toda vez que o arquivo for alterado.

Passo 1: Faça o upload do PDF no Fabric

Arraste o PDF para o aplicativo Web ou desktop do Fabric, cole-o ou clique em Fazer upload de um arquivo. Se o arquivo estiver em um e-mail ou conversa no seu celular, abra-o por lá, toque em Compartilhar e selecione o Fabric; os aplicativos móveis para iOS e Android oferecem suporte a isso.

Antes de publicar, abra o arquivo no modo de leitura do Fabric e faça uma última revisão. O link publicado exibe a cópia mantida no Fabric, portanto, esta é a versão que as pessoas verão.

Se o PDF for um documento que você substitui com frequência, como um cardápio semanal ou um relatório mensal, crie uma pasta para ele e faça o upload nela. O Passo 5 explica por que isso ajuda.

Passo 2: Crie um link de publicação

Selecione ou abra o PDF e clique em Compartilhar para abrir a janela de compartilhamento. Abra a aba Publicar e clique em Criar link. A publicação foi projetada para distribuição: os visitantes podem visualizar o PDF e baixá-lo, se você permitir, mas não podem editá-lo nem adicionar comentários.

Dê ao link um nome que indique o seu destino, como "Rodapé do site" ou "Apresentação da diretoria, março". Você pode criar quantos links de publicação desejar para o mesmo PDF, cada um com seu próprio nome e configurações, o que é útil quando uma cópia vai para uma página pública e outra para um grupo menor.

Passo 3: Escolha o que os visitantes podem fazer

"Permitir downloads" define se os visitantes podem salvar uma cópia do PDF. Essa opção está disponível em todos os planos, inclusive no gratuito. Deixe-a ativada para qualquer conteúdo que as pessoas precisem imprimir ou arquivar e desative-a se preferir que elas leiam o documento apenas pelo link.

"Permitir indexação por mecanismos de busca" controla se o Google e outros buscadores podem listar a página nos resultados. Ative para materiais públicos, como um guia de produtos, e mantenha desativada para conteúdos destinados apenas às pessoas para quem você os enviar. Há mais detalhes sobre essa escolha em como impedir que mecanismos de busca indexem um arquivo compartilhado. "Permitir que os visitantes copiem para o Fabric deles" possibilita que qualquer usuário do Fabric salve o PDF em sua própria biblioteca.

"Coletar análises de engajamento" registra cada visita ao link, com data, localização e dispositivo, e gera um gráfico do tráfego ao longo do tempo. As análises de links estão disponíveis nos planos Pro e Team. Elas não identificam o nome do visitante; portanto, se você precisar saber se uma pessoa específica abriu o PDF, forneça a ela um link individual.

Passo 4: Adicione uma senha se o PDF for privado

A proteção por senha está disponível nos planos Pro e Team. Clique com o botão direito no PDF dentro do Fabric ou abra-o e clique no menu de três pontos; em seguida, escolha Adicionar proteção por senha e digite uma senha. Qualquer pessoa que abrir o arquivo terá que digitar a senha primeiro, e o acesso dura seis horas antes que ela seja solicitada novamente. A página sobre proteção por senha detalha esse funcionamento.

Não há redefinição de senha, portanto, salve-a em um gerenciador de senhas antes de enviar o link. Para alterá-la mais tarde, digite a senha antiga e defina uma nova. Se o PDF contiver dados financeiros ou pessoais, o artigo sobre como compartilhar arquivos grandes com segurança aborda um conjunto mais amplo de precauções que vale a pena tomar.

Passo 5: Envie o link e mantenha-o atualizado

Copie o link e envie-o para onde for necessário: por e-mail, em uma mensagem de equipe, em um botão no seu site ou em um código QR impresso em um cartão de mesa. Cada local pode ter seu próprio link personalizado se você quiser ver qual deles gera mais visitas.

Quando o conteúdo for alterado, editar o arquivo de origem no Fabric atualizará a versão publicada, de modo que a URL já divulgada continuará funcionando. É aqui que a pasta do Passo 1 ajuda. Uma pasta publicada aparece como uma página da Web; portanto, se você publicar a pasta em vez do arquivo individual, poderá substituir pelo PDF da semana seguinte e o mesmo link o exibirá. O artigo Como transformar uma pasta em um site se aprofunda nessa abordagem.

Se preferir que o link use seu próprio endereço em vez de fabric.so, os domínios personalizados estão disponíveis no plano Pro. O guia sobre como compartilhar arquivos em seu próprio domínio explica o passo a passo da configuração de DNS.

Perguntas frequentes

Posso publicar um PDF como um link gratuitamente?

Sim. A publicação, incluindo a opção de permitir downloads, faz parte do plano gratuito. A proteção por senha e as análises de links exigem um plano Pro ou Team; a página de preços lista o que cada plano inclui.

As pessoas precisam de uma conta no Fabric para abrir um PDF publicado?

Não. Qualquer pessoa com o link pode abri-lo em um navegador. Se ela usar o Fabric e você tiver permitido, ela também poderá copiar o PDF para sua própria biblioteca.

Como faço para impedir que as pessoas baixem meu PDF?

Desative a opção "Permitir downloads" ao criar o link de publicação. Os visitantes ainda poderão visualizar o PDF pelo link.

Meu PDF publicado aparecerá nos resultados de busca do Google?

Apenas se você ativar a opção "Permitir indexação por mecanismos de busca" para esse link. Deixe-a desativada para qualquer conteúdo que queira restringir às pessoas para quem você o enviar.

Posso ver quantas pessoas abriram o link do meu PDF?

Nos planos Pro e Team, sim. Ative as análises de engajamento e você verá as visitas ao longo do tempo, com a data, a localização e o dispositivo de cada acesso. Os visitantes não são identificados por nome; portanto, use um link separado por pessoa quando isso for importante.

Posso atualizar um PDF publicado sem enviar um novo link?

Sim. Editar o arquivo de origem no Fabric atualiza a versão publicada. Para um PDF que você substitui com frequência, publique a pasta onde ele se encontra e, em seguida, troque o arquivo dentro da pasta.

As pessoas podem deixar comentários em um PDF publicado?

Não. Os links publicados são apenas para visualização e download. Para receber comentários, compartilhe o PDF com permissão de comentar; assim, as pessoas poderão destacar e comentar no texto.

Posso proteger um link de PDF com senha?

Sim, nos planos Pro e Team. Adicione a proteção por senha ao PDF no Fabric, e qualquer pessoa que abrir o link precisará inserir a senha, que permanece válida por seis horas a cada acesso.

Posso publicar vários PDFs em um único link?

Sim. Coloque-os em uma pasta e publique a pasta. Ela será exibida como uma única página da Web contendo todos os PDFs dentro dela.