Como proteger contratos compartilhados com senha

Os contratos circulam entre pessoas com mais frequência do que a maioria dos documentos. Um contrato de freelancer vai para um cliente para revisão, um contrato de locação vai e volta com o proprietário, um contrato de trabalho passa pelo RH, por um gestor e pelo novo contratado, e um contrato de fornecedor é enviado a um contador no final do ano. Cada cópia contém valores, dados bancários, endereços pessoais e termos que nenhuma das partes quer ver circulando.

Este guia aborda como as pessoas costumam enviar contratos com algum nível de proteção e como manter contratos em uma pasta protegida por senha no Fabric, compartilhar rascunhos para comentários e entregar cópias finais como links protegidos. Ele trata do armazenamento e compartilhamento de documentos; a assinatura é uma etapa separada.

Como as pessoas costumam compartilhar contratos com segurança

Os anexos de e-mail ainda são o padrão. Um PDF ou DOCX é enviado, volta com edições e é enviado novamente. Algumas pessoas adicionam uma senha com a criptografia do Acrobat ou do Word antes de enviar, o que protege aquela cópia. Após algumas rodadas, no entanto, há várias versões em diversas caixas de entrada, cada uma com sua própria senha ou nenhuma, e encontrar a versão final exige fazer buscas nos e-mails enviados.

Plataformas de assinatura eletrônica, como o DocuSign, lidam bem com a etapa de assinatura, e muitas podem exigir um código de acesso antes que o signatário abra o envelope. Elas foram projetadas com foco na obtenção da assinatura, portanto, os rascunhos, termos aditivos e a correspondência prévia geralmente ficam em outro lugar.

Os discos na nuvem são onde os contratos assinados costumam ir parar, em uma pasta chamada Contratos com nomes de arquivos de qualidade variável. O compartilhamento a partir dali depende de a outra parte ter uma conta compatível. Como manter documentos importantes seguros e fáceis de encontrar aborda a parte de armazenamento com mais detalhes.

Passo 1: Mantenha os contratos em uma pasta dedicada

Crie uma pasta para contratos, ou uma para cada cliente ou contraparte se você lida com muitos. Arraste arquivos PDF e DOCX para dentro dela, clique em Fazer upload de um arquivo ou encaminhe um e-mail com o contrato anexado para o seu endereço de e-mail do Fabric. O Fabric aceita e-mails do endereço verificado da sua conta e, em uma equipe, você pode aprovar remetentes adicionais. Ao salvar cada contrato, você pode adicionar um comentário ou tags, como o nome da contraparte ou o mês em que ele deve ser renovado, facilitando a visualização rápida da pasta no futuro.

O Fabric lê o texto dentro de cada contrato, escreve um breve resumo e torna o conteúdo pesquisável por significado e palavras-chave. Coloque uma frase entre aspas para uma busca exata, como “limitação de responsabilidade”, e os resultados abrirão na página onde ela aparece. Para responder a uma pergunta em vários contratos, abra a pasta e pergunte ao assistente de IA, que se limita àquela pasta e cita os contratos utilizados. Ele indica a cláusula; interpretar o que a cláusula significa para você ainda é uma tarefa para você ou para o seu advogado.

Passo 2: Bloqueie a pasta de contratos

Clique com o botão direito na pasta de contratos ou abra-a e clique no menu de três pontos, escolha Adicionar proteção por senha e digite uma senha. A proteção por senha está disponível nos planos Pro e Team.

A senha em uma pasta também abrange os arquivos adicionados posteriormente, garantindo que as renovações do próximo trimestre fiquem protegidas no momento em que forem salvas. Se um contrato precisar de um público diferente, como um contrato de trabalho individual, proteja esse arquivo separadamente com sua própria senha.

Salve a senha em um gerenciador de senhas, pois não há redefinição. Qualquer pessoa com acesso à pasta, incluindo colegas de trabalho, deve inseri-la, e o acesso dura 6 horas antes que seja solicitada novamente. Para uma visão mais ampla de como o Fabric lida com dados privados, consulte privado e seguro. Cabe à sua equipe jurídica ou de conformidade decidir se essa configuração atende às suas obrigações de confidencialidade.

Passo 3: Compartilhe rascunhos com a outra parte para comentários

Quando um rascunho precisar de revisão, clique em Compartilhar e convide a outra parte como comentador. A pessoa insere a senha, destaca o texto que deseja discutir e adiciona um comentário. Você pode marcar cada comentário como concluído conforme for resolvido, o que oferece a ambas as partes uma lista atualizada de pontos pendentes. A página de anotações explica os destaques e comentários.

Para um cliente com quem você trabalha regularmente, crie um espaço exclusivo para ele e compartilhe o espaço, para que ele veja apenas os seus próprios acordos. O artigo Como dar a um cliente acesso apenas aos seus arquivos explica essa configuração passo a passo. Pessoas externas podem abrir links compartilhados sem precisar criar uma conta.

Passo 4: Entregue o contrato final como um link protegido

Assim que o contrato estiver finalizado ou assinado, publique-o em vez de anexá-lo. Clique em Compartilhar, abra a guia Publicar e clique em Criar link. Dê um nome ao link, mantenha desativada a indexação por mecanismos de busca, decida se os visitantes podem copiá-lo para o Fabric deles e ative a opção Permitir downloads se a outra parte precisar de uma cópia para seus próprios registros. A página de publicação descreve cada configuração.

Ative as análises de engajamento para ver quando o link for acessado. As análises de links mostram datas, localização e dispositivo de cada link, mas não o nome do visitante; portanto, forneça a cada destinatário seu próprio link nominal se precisar saber quem o abriu.

Envie a senha por telefone ou mensagem de texto, e não no mesmo e-mail do link. Se precisar alterá-la, digite a senha antiga e escolha uma nova.

Perguntas frequentes

Como envio um contrato com segurança por e-mail?

Em vez de anexar o arquivo, publique-o a partir de uma pasta do Fabric protegida por senha e envie o link por e-mail. Envie a senha separadamente, por exemplo, por mensagem de texto.

A outra parte pode comentar em um contrato protegido?

Sim, se você compartilhá-lo com permissão de comentador. Depois de inserir a senha, a pessoa pode destacar uma cláusula e comentá-la. Links publicados são apenas para visualização.

Posso pesquisar por uma cláusula em todos os meus contratos?

Sim. A pesquisa lê o texto dentro de PDFs e documentos. Use aspas para buscar uma frase exata, e os resultados abrirão na página correspondente.

A IA pode me informar quando um contrato é renovado?

Abra a pasta de contratos e pergunte ao assistente de IA; ele responde com base nesses contratos e cita a fonte para que você possa conferir. O artigo Como acompanhar datas de renovação aborda isso em mais detalhes.

A outra parte precisa de uma conta no Fabric para ler o contrato?

Não. Pessoas externas podem abrir links compartilhados e publicados sem precisar criar uma conta. Elas só precisam do link e da senha, que você envia separadamente.

Quanto tempo dura o acesso depois que alguém insere a senha?

Seis horas. Depois disso, a senha deve ser inserida novamente.

E se eu perder a senha da minha pasta de contratos?

Não há redefinição de senha. Guarde-a em um gerenciador de senhas e considere usar um cofre compartilhado da equipe se os colegas também precisarem dela.

A proteção por senha exige um plano pago?

Sim, o plano Pro ou Team. Consulte a página de preços para obter detalhes sobre os planos.