Como proteger um arquivo do Excel com senha

As planilhas contêm os números com os quais as pessoas têm mais cuidado. Uma folha de pagamento para o contador, um orçamento doméstico com saldos de contas, uma lista de clientes com e-mails e números de telefone, um modelo financeiro compartilhado com um potencial comprador. Os arquivos do Excel são pequenos o suficiente para serem anexados a qualquer coisa, e é exatamente por isso que acabam em mais caixas de entrada do que o pretendido.

Este guia explica as opções de proteção dentro do Excel e onde elas terminam, mostrando em seguida como colocar uma senha em um arquivo do Excel no Fabric e compartilhá-lo como um link que você pode gerenciar após o envio.

Como as pessoas costumam proteger um arquivo do Excel com senha

A criptografia nativa do Excel costuma ser o primeiro passo. No Windows, o caminho é Arquivo, Informações, Proteger Pasta de Trabalho, Criptografar com Senha, e o Excel para Mac tem uma opção de senha semelhante para abrir o arquivo. A pasta de trabalho passa então a solicitar a senha sempre que for aberta, onde quer que a cópia vá parar. Isso é conveniente para um anexo pontual. Cópias enviadas anteriormente mantêm a senha antiga, e alterá-la significa enviar um novo arquivo para cada pessoa que ainda deve ter acesso.

O Excel também tem as opções Proteger Planilha e Proteger Estrutura da Pasta de Trabalho, e é fácil confundi-las com um bloqueio por senha. Essas configurações controlam o que as pessoas podem editar, como células bloqueadas ou planilhas ocultas. Elas não impedem ninguém de abrir o arquivo e ler os números, portanto, são mais adequadas para modelos compartilhados do que para dados confidenciais.

Outros hábitos incluem compactar a planilha em um arquivo ZIP criptografado ou movê-la para o Google Planilhas e compartilhá-la com contas específicas. O arquivo compactado protege o documento em trânsito e precisa ser descompactado antes do uso. O Google Planilhas mantém uma única cópia ativa, embora o destinatário precise de uma conta do Google, e fórmulas ou formatações podem ser alteradas na conversão. Como organizar faturas como freelancer mostra como as planilhas geralmente ficam ao lado dos documentos que elas resumem.

Passo 1: Envie a planilha

O Fabric é compatível com arquivos XLSX e CSV. Arraste o arquivo para dentro, cole-o ou clique em Fazer upload de um arquivo. Se você edita no Excel o dia todo, o aplicativo para desktop do Fabric mapeia o Fabric como uma unidade de disco, permitindo salvar a pasta de trabalho diretamente em uma pasta do Fabric a partir do Excel no Mac, Windows ou Linux.

Muitas planilhas chegam por e-mail, como uma exportação bancária, um relatório de vendas de um colega ou a tabela de preços de um fornecedor. Encaminhe o e-mail para o seu endereço de e-mail do Fabric e o anexo será salvo na sua biblioteca. O Fabric aceita apenas e-mails do endereço verificado da sua conta, e uma equipe pode aprovar remetentes adicionais.

Se a planilha fizer parte de um conjunto com outros arquivos, como recibos de um reembolso de despesas ou os PDFs por trás de um fechamento contábil, coloque todos em uma única pasta. Essa é a pasta que você protegerá e compartilhará nos passos seguintes.

Passo 2: Bloqueie o arquivo com uma senha

Clique com o botão direito na planilha, ou abra-a e clique no menu de três pontos, e escolha Adicionar proteção por senha. Digite uma senha. A proteção por senha está disponível nos planos Pro e Team.

O Fabric não possui redefinição de senha, portanto, adicione a senha a um gerenciador de senhas imediatamente. Uma vez definida, qualquer pessoa com acesso ao arquivo precisará da senha para abri-lo. O acesso dura 6 horas; após esse período, é necessário digitar a senha novamente.

Para uma pasta de trabalho recorrente, como uma exportação mensal de folha de pagamento, proteger a pasta é mais simples do que proteger cada arquivo individualmente. Uma senha em uma pasta também abrange arquivos adicionados posteriormente, de modo que a exportação de abril fica protegida assim que você a salva ao lado da de março. Se você gerencia planilhas para vários clientes, atribua à pasta de cada cliente uma senha própria, mantendo os números de um cliente separados dos de outro.

Passo 3: Envie para as pessoas que precisam

Clique em Compartilhar. Para colaborar continuamente com alguém, como um contador que revisa a planilha todo mês, compartilhe-a e defina a função da pessoa: visualizador, comentarista ou editor. Pessoas externas podem usar links compartilhados sem precisar criar uma conta. A página de funções e permissões explica cada função.

Para entregar a planilha, abra a aba Publicar e clique em Criar link. Nomeie o link e decida se deseja coletar métricas de engajamento, permitir a indexação por mecanismos de busca, autorizar os visitantes a copiá-la para o próprio Fabric e permitir downloads. Um contador que precise trabalhar com os números vai preferir os downloads ativados. Alguém que só precise ver um resumo, talvez não. A página de publicação traz mais detalhes sobre cada configuração.

Envie a senha por um canal diferente do link. Se os dados analíticos estiverem ativados, as métricas do link exibirão as visitas com datas, localização e dispositivo, embora não revelem o nome do visitante; já um link nominal separado por pessoa mostra quem abriu. Como organizar seus recibos para o contador aborda uma versão comum desse tipo de entrega.

Passo 4: Faça perguntas sobre os números

A IA do Fabric pode ler arquivos XLSX e CSV. Abra a pasta que contém a planilha e faça uma pergunta ao assistente de IA, como qual mês teve o maior gasto ou como um total foi calculado. Ele responde com base nos arquivos daquela pasta e os referencia, e você pode salvar a resposta como uma nota para enviá-la junto com a planilha.

Quando a senha precisar ser alterada, talvez porque o trabalho de um prestador de serviços chegou ao fim, digite a senha antiga, escolha uma nova e compartilhe-a apenas com as pessoas que ainda precisam de acesso. Para remover a proteção, digite a senha para confirmar.

Perguntas frequentes

Como proteger um arquivo do Excel com senha para que ele não possa ser aberto?

No Excel, use Criptografar com Senha. No Fabric, faça o upload do arquivo, clique nele com o botão direito, escolha Adicionar proteção por senha e compartilhe ou publique o link. A opção Proteger Planilha apenas limita a edição.

Qual é a diferença entre Proteger Planilha e uma senha?

Proteger Planilha impede que as pessoas alterem células bloqueadas. Uma senha no arquivo impede que as pessoas o abram.

Posso compartilhar um arquivo do Excel sem permitir que as pessoas façam o download?

Sim. Ao publicar, desative a opção Permitir downloads. Os visitantes poderão visualizar o arquivo publicado sem a opção de download.

O Fabric também é compatível com arquivos CSV?

Sim. O Fabric é compatível com CSV e XLSX, e o assistente de IA pode ler ambos. As planilhas do Google Planilhas são importadas por meio de uma conexão com o Google Drive, o que requer um plano pago.

Quanto tempo dura o acesso após alguém digitar a senha?

Seis horas. Depois disso, a senha deve ser inserida novamente.

O que acontece se eu esquecer a senha?

Não há recuperação. Guarde a senha em um gerenciador de senhas.

Posso saber se meu contador abriu a planilha?

Sim, se você publicá-la com as métricas ativadas e fornecer a ele um link nominal personalizado. As visitas desse link aparecem com datas, localização e dispositivo. As métricas estão disponíveis nos planos Pro e Team.

A proteção por senha do Excel é gratuita no Fabric?

Não. Ela faz parte dos planos Pro e Team. O upload de arquivos está disponível no plano gratuito. Consulte os preços.