Como proteger um PDF com senha

Alguns PDFs precisam de mais cuidado do que outros antes de saírem das suas mãos. Um laudo médico enviado para um novo especialista, um contracheque para um corretor de hipotecas, um contrato de aluguel com seus dados bancários na página quatro. Enviar o arquivo por e-mail como anexo significa que uma cópia fica indefinidamente em duas caixas de entrada, e qualquer pessoa que tenha acesso à mensagem pode abri-la.

Este guia aborda as formas mais comuns de proteger um PDF com senha, as desvantagens de cada uma delas e como adicionar uma senha a um PDF no Fabric e enviá-lo como um link que você pode alterar ou revogar mais tarde.

Como as pessoas costumam proteger um PDF com senha

O caminho tradicional é o Adobe Acrobat, que pode criptografar um PDF com uma senha armazenada no próprio arquivo. O PDF então solicita a senha em qualquer leitor que o abra, o que é útil quando o arquivo precisa circular como anexo. O problema é que a proteção fica embutida nessa cópia. Se quiser uma senha diferente ou impedir que alguém o abra, você precisa gerar um novo arquivo e enviá-lo novamente, e a cópia antiga continua funcionando com a senha antiga.

No Mac, o Pré-Visualização pode fazer algo semelhante por meio de Arquivo, Exportar, com uma opção de criptografia na caixa de diálogo de exportação. É gratuito e rápido para um único documento. Pessoas que não possuem nenhuma dessas ferramentas costumam recorrer a sites gratuitos de PDF online, o que significa enviar um documento confidencial para um serviço sobre o qual pouco sabem apenas para bloqueá-lo.

A outra abordagem comum dispensa totalmente senhas de arquivos e utiliza as configurações de compartilhamento do drive na nuvem, restringindo o link a contas específicas. Isso funciona bem quando o destinatário usa o mesmo tipo de conta. Quando não usa, ele se depara com uma barreira de login, e você acaba mudando o link para "qualquer pessoa com o link" para conseguir enviá-lo. O guia Como compartilhar arquivos grandes com segurança compara esses métodos mais detalhadamente.

Passo 1: Adicione o PDF ao Fabric

Arraste o PDF para o aplicativo web ou desktop do Fabric, cole-o ou clique em Carregar um arquivo. Se você trabalha a partir do Finder ou do Explorador de Arquivos, o aplicativo desktop do Fabric monta o Fabric como uma unidade no Mac, Windows e Linux, para que você possa arrastar o PDF para dentro dele como em qualquer outra pasta.

Depois de adicionado, o Fabric lê o texto para que você possa pesquisar dentro do documento mais tarde. Isso é importante para o tipo de PDF que as pessoas costumam proteger, como extratos e relatórios, onde você pode precisar encontrar um número de referência meses depois.

Passo 2: Adicione proteção por senha

Clique com o botão direito no PDF, ou abra-o e clique no menu de três pontos, e escolha Adicionar proteção por senha. Insira uma senha. A Proteção por senha está disponível nos planos Pro e Team.

Não há recuperação de senha, portanto, salve a senha em um gerenciador de senhas antes de fechar a caixa de diálogo. A partir desse momento, qualquer pessoa com acesso ao PDF deverá inserir a senha para abri-lo. O acesso dura 6 horas, após as quais a senha será solicitada novamente.

Se você estiver protegendo vários PDFs relacionados, como um ano de extratos bancários, poderá colocá-los em uma pasta e proteger a pasta. Uma senha em uma pasta também abrange os arquivos adicionados a ela posteriormente.

Passo 3: Compartilhe ou publique o PDF

Clique em Compartilhar para abrir a janela modal de compartilhamento. Você tem duas opções, e ambas funcionam com um PDF protegido por senha.

O compartilhamento é ideal para um PDF no qual alguém precisa trabalhar com você. Você escolhe uma função (visualizador, comentarista ou editor), e um comentarista pode destacar texto no PDF e adicionar um comentário, o que é prático para um contrato ou relatório que precisa de respostas. Pessoas fora do seu espaço de trabalho podem abrir um link compartilhado sem se cadastrar. A página de funções e permissões explica cada função.

A publicação é ideal para um PDF que você está entregando. Abra a aba Publicar, clique em Criar link e configure o link: dê um nome a ele, escolha se deseja coletar métricas de engajamento, se permite a indexação por mecanismos de busca, se os visitantes podem copiá-lo para o Fabric deles e se permite downloads. Para um documento privado, desative a indexação; o guia como impedir que mecanismos de busca indexem um arquivo compartilhado explica o motivo. Se preferir que o PDF permaneça apenas acessível pelo link protegido, desative os downloads também. Mais detalhes sobre as opções estão na página de publicação.

Passo 4: Envie a senha separadamente e mantenha o controle

Envie o link em uma mensagem e a senha em outra, de preferência por um canal diferente. Um link por e-mail e uma senha por mensagem de texto é uma combinação comum.

Se você ativou as análises para um link publicado, as análises de link mostram as visitas a esse link com datas, localização e dispositivo. As análises não identificam o nome do visitante, portanto, se você estiver enviando o PDF para mais de uma pessoa, crie um link nomeado separado para cada uma e poderá ver quais foram abertos.

Para alterar a senha, insira a antiga e escolha uma nova. Para remover a proteção, digite a senha para confirmar. De qualquer forma, o PDF permanece no mesmo link, sem necessidade de reenvio.

Perguntas frequentes

Como proteger um PDF com senha sem o Adobe Acrobat?

No Mac, o Pré-Visualização pode exportar um PDF criptografado. No Fabric, faça o upload do PDF, clique com o botão direito nele, escolha Adicionar proteção por senha e compartilhe ou publique o link. A proteção por senha no Fabric requer um plano Pro ou Team.

Proteger um PDF com senha no Fabric é gratuito?

Não. A proteção por senha está nos planos Pro e Team. O upload e a publicação de PDFs estão disponíveis no plano gratuito. Consulte os preços para obter detalhes dos planos.

O que acontece se eu esquecer a senha?

Não há redefinição de senha, portanto, uma senha esquecida não pode ser recuperada. Salve-a em um gerenciador de senhas ao defini-la.

Por quanto tempo alguém pode visualizar o PDF após digitar a senha?

O acesso dura 6 horas. Depois disso, será necessário digitar a senha novamente.

Posso alterar a senha depois de ter enviado o link?

Sim. Digite a senha antiga e, em seguida, escolha uma nova. O link permanece o mesmo, portanto, você só precisa enviar a nova senha.

Posso impedir que as pessoas façam o download de um PDF protegido por senha?

Em um link publicado, os downloads são uma configuração que você escolhe ao criar o link. Deixe a opção Permitir downloads desativada e os visitantes poderão visualizar o PDF sem salvar uma cópia a partir do link.

Consigo saber se alguém abriu o PDF?

Com as métricas ativadas para um link publicado, você visualiza as visitas com datas, localização e dispositivo. Dê a cada destinatário seu próprio link nomeado para ver quem abriu. As análises de link estão disponíveis nos planos Pro e Team.

Alguém pode comentar em um PDF protegido por senha?

Sim, se você compartilhá-lo como comentarista. A pessoa digita a senha e, em seguida, destaca o texto e adiciona comentários. Os links publicados são apenas para visualização.