Como proteger uma pasta com senha

Proteger arquivos um por um deixa de funcionar quando há mais do que um punhado deles. Uma pasta com declarações de imposto de renda dos últimos sete anos, os arquivos de projeto de um cliente, uma pasta do RH com registros de funcionários, as digitalizações em uma pasta de emergência familiar. O que as pessoas querem é uma única senha na pasta, cobrindo tudo o que está dentro dela, incluindo arquivos que ainda nem foram criados.

Este guia aborda as maneiras comuns pelas quais as pessoas tentam proteger uma pasta em um computador ou na nuvem, e como definir uma única senha em uma pasta no Fabric e compartilhá-la com quem precisa.

Como as pessoas costumam proteger uma pasta com senha

No Mac, o método comum é uma imagem de disco criptografada criada no Utilitário de Disco. Isso cria um volume protegido por senha que se comporta como uma pasta depois de aberto. Funciona bem para uma pessoa em uma única máquina. Compartilhá-la significa enviar um arquivo de imagem grande e a senha, e qualquer coisa adicionada posteriormente só chegará à outra pessoa se você enviar a imagem novamente.

Usuários do Windows costumam descobrir que as propriedades de uma pasta oferecem criptografia vinculada à sua própria conta de usuário, ou que o BitLocker criptografa uma unidade inteira. Ambos protegem os arquivos contra outra pessoa usando o mesmo computador. Nenhum deles foi projetado para fornecer uma senha a um colega ou cliente, então as pessoas recorrem a um arquivo zip protegido por senha criado com uma ferramenta como o 7-Zip. Isso é uma cópia estática e precisa ser recriada sempre que a pasta mudar.

As unidades em nuvem resolvem a parte do compartilhamento. O Google Drive e o Dropbox permitem compartilhar uma pasta com pessoas específicas, e alguns planos adicionam links protegidos por senha. O acesso geralmente é baseado em contas, o que é confiável dentro de uma equipe e menos com clientes externos. Como configurar um portal do cliente aborda a questão mais ampla de oferecer aos clientes um local para reunir seus arquivos.

Passo 1: Crie a pasta e adicione conteúdo

Crie uma pasta no Fabric e adicione arquivos arrastando-os ou clicando em Fazer upload de um arquivo, que lida com grandes volumes de arquivos de uma só vez. Para mover uma pasta existente do seu computador, o aplicativo para desktop monta o Fabric como uma unidade no Finder ou no Explorador de Arquivos, para que você possa arrastar a pasta inteira. Os arquivos na unidade não ocupam espaço no seu computador e são transmitidos sob demanda quando abertos.

Tudo na pasta é processado na chegada: o Fabric lê o texto dentro de documentos e imagens, cria um resumo de cada item e sugere tags. Uma pasta grande permanece pesquisável sem qualquer triagem adicional, o que é fundamental quando a pasta está bloqueada e você deseja encontrar um arquivo rapidamente assim que entrar.

Passo 2: Adicione a senha à pasta

Clique com o botão direito na pasta ou abra-a, clique no menu de três pontos e escolha Adicionar proteção por senha. Digite uma senha. A proteção por senha está disponível nos planos Pro e Team.

A senha se aplica a toda a pasta. Os arquivos adicionados posteriormente são protegidos automaticamente, de modo que uma digitalização salva no mês seguinte ou um novo arquivo entregue por um colega já fica protegido pela mesma senha desde o início.

O Fabric não possui redefinição de senha, portanto guarde a senha em um gerenciador de senhas. Qualquer pessoa com acesso à pasta precisará inseri-la, e o acesso dura 6 horas. Arquivos individuais dentro dela também podem ter senhas próprias caso um documento precise de um público mais restrito do que o restante da pasta.

Passo 3: Compartilhe a pasta com as pessoas certas

Clique em Compartilhar e convide pessoas atribuindo uma função: leitor, comentador, editor ou administrador. As funções podem ser definidas no nível de espaço e de arquivo, conforme explicado em funções e permissões. Pessoas externas podem usar links compartilhados sem precisar criar uma conta no Fabric.

As funções e a senha funcionam juntas. Considere uma pasta de impostos da família: seu parceiro ou parceira pode ser editor, adicionando documentos, e seu contador um leitor, que apenas os visualiza. Ambos inserem a mesma senha da pasta, e a função de cada um define o que podem fazer após o acesso. Se alguém precisar deixar comentários em documentos específicos, a função de comentador permite destacar textos e comentar.

Quando a pasta pertence a um único cliente, coloque-a em um espaço exclusivo para ele e compartilhe o espaço; ele verá apenas esse espaço. Como limitar membros da equipe a pastas específicas de clientes aborda a mesma ideia para a sua própria equipe.

Passo 4: Publique a pasta como uma página protegida

Se a pasta for para entrega e não para colaboração, publique-a. Clique em Compartilhar, abra a guia Publicar e clique em Criar link. Uma pasta é publicada como uma página da web, e editar a pasta no Fabric atualiza a versão publicada. Como transformar uma pasta em um site explica como essa página funciona.

Configure o link ao criá-lo: um nome, se deseja coletar métricas de engajamento, se permite a indexação por mecanismos de busca, se os visitantes podem copiá-la para o Fabric deles e se deseja permitir downloads. A página de publicação descreve cada opção. Com as métricas ativadas, as métricas de links mostram visitas com datas, localização e dispositivo para cada link.

Passo 5: Altere ou remova a senha

Pessoas e projetos mudam. Para alterar a senha da pasta, digite a antiga, escolha uma nova e forneça-a apenas a quem ainda precisa de acesso. Para remover a proteção completamente, por exemplo, depois que um projeto for arquivado, digite a senha para confirmar. A pasta e seus links permanecem onde estão durante todo o processo.

Perguntas frequentes

Como coloco uma senha em uma pasta?

No Fabric, clique com o botão direito na pasta ou use o menu de três pontos, escolha Adicionar proteção por senha e digite uma senha. É necessário um plano Pro ou Team.

Posso proteger uma pasta com senha no Windows sem software adicional?

As opções nativas do Windows, como a criptografia de pastas vinculada à sua conta de usuário e o BitLocker para unidades inteiras, foram feitas para proteger arquivos no seu próprio computador. Para uma pasta que você deseja compartilhar protegida por senha, o Fabric permite definir uma pelo aplicativo web ou desktop.

Os arquivos que eu adicionar depois também ficam protegidos?

Sim. A senha na pasta também abrange os arquivos adicionados a ela posteriormente.

Um arquivo dentro de uma pasta protegida pode ter sua própria senha?

Sim. Cada arquivo ou pasta pode ter uma senha própria.

Posso compartilhar uma pasta protegida por senha com alguém de fora da minha equipe?

Sim. Pessoas externas podem abrir links compartilhados e publicados sem precisar se cadastrar. Elas inserem a senha para visualizar o conteúdo.

Quanto tempo dura o acesso?

Seis horas após a inserção da senha. Depois disso, será necessário digitá-la novamente.

E se eu esquecer a senha da pasta?

Não há redefinição. Guarde-a em um gerenciador de senhas, de preferência compartilhado, se a sua equipe precisar dele.

Qual plano inclui proteção de pastas por senha?

Pro e Team. Os planos Team não são cobrados por usuário. Veja os preços para equipes.