Como organizar e-mails automaticamente

A maioria das caixas de entrada contém dois tipos de e-mail. Há o fluxo diário de mensagens que você lê uma vez e arquiva, e há um conjunto menor que você precisará novamente: uma confirmação de voo, o e-mail em que um fornecedor concordou com um preço, um calendário do período escolar, uma edição de newsletter com um link que vale a pena guardar. Esse segundo conjunto fica enterrado sob o primeiro, e marcadores ou pastas só ajudam se alguém os aplicar na hora.

Este guia aborda as formas habituais de organizar e-mails, onde elas exigem mais atenção e como enviar as mensagens que você deseja guardar para o Fabric, para que cada uma seja descrita e agrupada pelo conteúdo que possui.

Como as pessoas costumam organizar e-mails

Usuários do Gmail recorrem a marcadores e filtros, e usuários do Outlook a pastas e regras. Um filtro que adiciona um marcador a tudo de uma determinada companhia aérea ou inclui a tag "fatura" nas mensagens com isso no assunto leva alguns minutos para ser configurado e é executado discretamente a partir de então. As regras correspondem às condições que você escreveu (um remetente, uma linha de assunto, uma palavra-chave), de modo que uma reserva de um endereço desconhecido ou uma mensagem com uma redação diferente da esperada passa despercebida por elas.

Outros marcam e-mails importantes com estrela ou sinalizador e dependem da busca da caixa de entrada. A busca funciona bem para mensagens recentes, quando você se lembra do nome do remetente ou de uma palavra exata. Fica mais difícil meses depois, quando tudo o que você lembra é mais ou menos sobre o que era o e-mail, e os anexos adicionam uma segunda camada para vasculhar.

Um terceiro hábito é copiar a parte útil de um e-mail para um aplicativo de notas ou salvar um anexo em uma unidade na nuvem. Isso coloca detalhes importantes ao lado do trabalho relacionado, ao custo de uma etapa manual a cada vez, e a mensagem original e seu anexo muitas vezes acabam em lugares diferentes.

Etapa 1: Prepare seu endereço de e-mail do Fabric

Cada conta do Fabric tem seu próprio endereço de e-mail para salvar coisas. Você pode encaminhar e-mails, anexos ou notas para ele a partir de qualquer cliente de e-mail, no computador ou no celular. Por segurança, ele só aceita mensagens do endereço verificado da sua conta do Fabric. Em uma equipe, você pode aprovar endereços de remetentes adicionais para que os colegas possam encaminhar para o mesmo espaço de trabalho. A página e-mail para o Fabric aborda o recurso com mais detalhes.

Adicione o endereço aos seus contatos para que ele seja completado automaticamente. O encaminhamento leva apenas alguns segundos, o que faz diferença quando você está fazendo isso pelo celular entre reuniões.

Etapa 2: Encaminhe os e-mails que você deseja guardar

Encaminhe mensagens à medida que elas chegam ou processe o acúmulo de uma só vez encaminhando as conversas que você marcou com estrela. O Fabric identifica o tipo de conteúdo, portanto, um e-mail é salvo como e-mail e um PDF anexado é salvo como um arquivo cujo texto pode ser pesquisado. Contas e recibos são um ponto de partida comum; como salvar contas e recibos de e-mail automaticamente detalha essa rotina.

Adicione uma linha própria acima da mensagem encaminhada se o motivo para guardá-la não for óbvio a partir do próprio e-mail, por exemplo, "preço acordado para a tiragem do 3º trimestre". Esse comentário acompanha o item salvo.

Etapa 3: Veja como o Fabric descreve cada e-mail

Cada e-mail encaminhado é processado assim que chega. O Fabric cria embeddings para que a busca possa encontrá-lo pelo significado, redige um breve resumo, extrai atributos como o tipo de conteúdo e os tópicos discutidos, e sugere tags. Uma longa conversa sobre a reserva de um local pode ser resumida em uma frase que abrange a data, o valor da entrada e quem a confirmou, o que é mais rápido de escanear visualmente do que a conversa inteira.

Aplique as tags sugeridas que correspondam à forma como você pensa sobre a mensagem. As tags funcionam em várias pastas, portanto, um e-mail pode ser marcado com o nome de um cliente e com "contratos" sem ser armazenado duas vezes.

Etapa 4: Deixe as coleções inteligentes agruparem e-mails relacionados

Configure coleções inteligentes para os tipos de e-mail que você guarda: reservas de viagem, confirmações de pedidos, avisos escolares, contratos com fornecedores. Cada coleção se preenche sozinha com base no conteúdo, de modo que uma confirmação de um hotel que você nunca usou antes ainda vá parar em reservas de viagem. Pais que lidam com uma enxurrada de e-mails da escola podem achar como evitar que os e-mails da escola se percam na sua caixa de entrada útil junto com isso.

Como os e-mails salvos ficam na mesma biblioteca que seus arquivos e notas, uma coleção pode misturá-los. Uma coleção de projeto pode conter o briefing do cliente em PDF, suas notas de reunião e a conversa de e-mail em que o escopo mudou. Você também pode adicionar pastas e espaços se gostar de uma estrutura fixa, embora nada disso seja obrigatório.

Etapa 5: Pesquise e faça perguntas sobre seus e-mails

Pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) e descreva a mensagem. A busca do Fabric lê e-mails encaminhados e seus anexos, de modo que "o e-mail em que o proprietário concordou em consertar o aquecedor" pode localizá-lo sem o nome do proprietário. O uso de aspas fornece uma correspondência exata para números de pedidos ou códigos de referência. O artigo Como encontrar um anexo de e-mail antigo rapidamente traz mais detalhes sobre anexos.

Para acessar o restante da sua caixa de entrada, conecte o Gmail ou o Outlook a partir do marketplace do Fabric. Uma conexão permite que a busca e o assistente de IA incluam sua caixa de correio junto com o que está salvo no Fabric. Clique dentro do painel de busca de conhecimento na tela de pesquisa para buscar no Fabric e nos aplicativos conectados ao mesmo tempo e fazer perguntas de acompanhamento. As conexões exigem um plano pago.

Perguntas frequentes

Como faço para salvar um e-mail no Fabric?

Encaminhe-o para o seu endereço de e-mail do Fabric a partir do endereço verificado da sua conta. Anexos e notas podem ser enviados da mesma maneira.

Outras pessoas podem encaminhar e-mails para o meu Fabric?

Apenas a partir de endereços que você aprovar. O Fabric aceita mensagens do endereço verificado da sua conta e, em uma equipe, você pode adicionar remetentes extras.

É possível pesquisar os anexos de e-mail no Fabric?

Sim. Os anexos são salvos como arquivos, e a busca abrange o texto dentro de PDFs, documentos e imagens, incluindo textos fotografados.

O Fabric organiza meus e-mails em pastas?

Não. Ele resume cada e-mail, extrai atributos e sugere tags, e as coleções inteligentes que você configurar são preenchidas sozinhas a partir disso. As pastas continuam sob o seu controle.

O Fabric pode se conectar ao Gmail ou ao Outlook?

Sim. Ambos estão disponíveis como conexões no marketplace do Fabric. As conexões exigem um plano pago.

Isso substitui os marcadores do Gmail ou as regras do Outlook?

Ele funciona em conjunto com eles. As regras continuam organizando sua caixa de entrada, enquanto os e-mails que você encaminha para o Fabric são agrupados por conteúdo com seus arquivos e notas.

Posso encaminhar e-mails do meu celular?

Sim. O encaminhamento funciona a partir de qualquer cliente de e-mail em qualquer dispositivo, e você também pode usar o menu de compartilhamento no iOS ou Android para enviar conteúdo para o Fabric.

De qual plano do Fabric preciso para conectar o Gmail ou o Outlook?

As conexões com outros aplicativos, incluindo Gmail e Outlook, não estão disponíveis no plano gratuito. A página de planos e preços lista as opções pagas.