Como organizar contratos automaticamente

Os contratos chegam de todas as direções. Um NDA volta assinado por meio de um serviço de assinatura eletrônica, um fornecedor envia seus termos como um anexo em PDF, o contrato de locação do escritório é uma digitalização de anos atrás e um contrato de freelancer foi redigido no Word e assinado no papel. Cada um fica onde quer que tenha chegado, e a pergunta que acaba surgindo (quais contratos são renovados automaticamente ou para quem prometemos exclusividade) significa abrir um por um.

Este guia explica como pequenas empresas e equipes costumam manter os contratos organizados, onde esses métodos exigem mais esforço e como configurar o Fabric para que cada contrato seja lido e agrupado por tipo, com todo o acervo disponível para perguntas.

Como as pessoas geralmente organizam contratos

A configuração mais comum é uma pasta compartilhada com uma subpasta por contraparte, além de uma regra de nomenclatura como data, parte e tipo de contrato. É barato e conhecido. Os contratos assinados por meio de uma plataforma de assinatura eletrônica geralmente permanecem no arquivo dessa plataforma, e os anexos ficam na caixa de entrada de quem os recebeu, portanto, a pasta contém alguns contratos e outros não.

Muitas equipes adicionam um registro de contratos: uma planilha listando cada contrato com suas partes, data de início, data de renovação e prazo de aviso prévio. Um registro torna as renovações visíveis, desde que alguém leia cada novo contrato e preencha a linha. Como acompanhar as datas de renovação aborda esse aspecto em mais detalhes.

Organizações maiores usam softwares de gestão do ciclo de vida de contratos com elaboração de minutas, fluxos de trabalho de aprovação e campos extraídos. Essas ferramentas atendem a equipes jurídicas internas que têm tempo para configurá-las. Para uma empresa menor, a configuração e o preço geralmente são excessivos para a real necessidade, e a planilha de registro continua em uso.

Passo 1: Reúna todos os contratos em uma única biblioteca

Arraste os contratos existentes para o Fabric ou clique em Enviar um arquivo; o upload suporta grandes volumes de arquivos de uma só vez, para que uma pasta de arquivos inteira possa ser transferida de uma só vez. O Fabric lê arquivos PDF e DOCX, e contratos digitalizados também funcionam, pois a pesquisa abrange textos em fotos.

Para contratos que chegam por e-mail, encaminhe a mensagem ou o anexo para o seu endereço de e-mail do Fabric. Ele aceita e-mails do endereço verificado da sua conta e, em uma equipe, você pode aprovar remetentes adicionais para que qualquer pessoa que lide com contratos possa encaminhá-los. Se a sua pasta de contratos já estiver no Google Drive, uma conexão a sincroniza com o Fabric em ambas as direções. As conexões exigem um plano pago.

Passo 2: Deixe o Fabric ler e resumir cada contrato

Cada contrato é processado no momento do envio. O Fabric cria embeddings para que a pesquisa possa encontrar o documento pelo significado, escreve um breve resumo, extrai atributos como tipo de conteúdo e os conceitos abordados, e sugere tags. Um contrato de prestação de serviços de doze páginas pode ser resumido como um contrato de retenção de design de um ano com mensalidade e prazo de aviso prévio de 60 dias, o que é suficiente para reconhecê-lo em uma lista.

Aplique as tags sugeridas que forem adequadas e adicione um comentário para qualquer detalhe que o documento não mencione por si só, como "substituído pela renovação de 2025" ou o responsável interno. Essas notas acompanham o arquivo.

Passo 3: Agrupe contratos por tipo com coleções inteligentes

Configure uma coleção inteligente para cada tipo de contrato com o qual você lida: NDAs, contratos de clientes, termos de fornecedores, contratos de trabalho e de prestadores de serviços, locações. As coleções inteligentes se preenchem sozinhas com base no conteúdo, de modo que um NDA recém-assinado entra na coleção de NDAs mesmo que o nome do arquivo seja apenas "Documento_assinado.pdf".

Mantenha pastas por contraparte se for assim que a sua equipe prefere se organizar; as coleções oferecem uma visualização secundária de todos eles. Um advogado que solicitar todos os NDAs assinados por você este ano estará a apenas uma coleção de distância, sem a necessidade de pesquisar na pasta de cada cliente.

Passo 4: Pesquise cláusulas e faça perguntas em todos os contratos

Pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) e descreva a cláusula. A pesquisa do Fabric lê o texto dentro de cada contrato e abre os resultados exatamente na página correspondente. Coloque uma frase entre aspas, como "limitação de responsabilidade", para buscar a correspondência exata.

Para perguntas sobre o conjunto de documentos, abra a pasta de contratos e pergunte ao assistente de IA algo como "quais destes contratos são renovados automaticamente e qual é o aviso prévio exigido por eles?". Ele responde com base nos contratos dessa pasta e cita cada um deles, para que você possa abrir a cláusula e lê-la por conta própria. Salve a resposta como uma nota para iniciar ou atualizar o seu registro.

O Fabric ajuda você a encontrar, ler e comparar o que dizem os seus contratos. Interpretar os termos e decidir o que fazer a respeito continua sendo uma tarefa sua e, quando for relevante, do seu advogado.

Durante a leitura, destaque uma cláusula e adicione um comentário para sinalizá-la para um colega ou para a sua próxima conversa de renovação. O comentário permanece anexado àquele trecho, de modo que a próxima pessoa a abrir o contrato verá por que ele foi sinalizado.

Passo 5: Controle quem pode ver cada contrato

Os contratos costumam conter preços e dados pessoais, portanto, limite o acesso deliberadamente. Compartilhe espaços ou arquivos com pessoas específicas usando as funções de visualizador, comentarista, editor ou administrador, para que o setor financeiro possa ler os termos do fornecedor sem visualizar os contratos de trabalho.

Para obter uma camada extra de segurança, clique com o botão direito do mouse em um arquivo ou pasta (ou abra-o e clique no menu de três pontos), escolha Adicionar proteção por senha e digite uma senha. A senha em uma pasta se aplica aos arquivos adicionados a ela posteriormente e não há opção de redefinição, portanto, guarde-a em um gerenciador de senhas. A proteção por senha está disponível nos planos Pro e Team.

Perguntas frequentes

O Fabric consegue ler contratos digitalizados?

Sim. A pesquisa abrange textos dentro de PDFs e imagens, incluindo textos fotografados, de modo que os contratos digitalizados podem ser encontrados pelo que dizem.

O Fabric organiza os contratos em pastas sozinho?

Não. Ele resume cada contrato, extrai atributos e sugere tags, e as coleções inteligentes configuradas por você se preenchem a partir disso. Suas pastas permanecem exatamente como você as organizou.

Como encontro uma cláusula específica em todos os meus contratos?

Pesquise-a por uma descrição ou entre aspas para encontrar a frase exata. Os resultados abrem na página onde a cláusula aparece.

A IA pode me dizer quais contratos estão para vencer ou renovar?

Você pode perguntar ao assistente de IA dentro da sua pasta de contratos e ele responderá com citações de cada contrato. Verifique as cláusulas citadas antes de tomar qualquer medida com base na resposta.

O Fabric é um sistema de gestão de contratos?

O Fabric é um espaço de trabalho com IA e um drive na nuvem. Para contratos, ele lê, resume e agrupa os documentos, e o assistente de IA responde a perguntas sobre eles com citações de cada contrato.

Posso proteger uma pasta de contratos com senha?

Sim, nos planos Pro e Team. Qualquer pessoa com acesso precisará inserir a senha, e o acesso dura seis horas antes de ser necessário digitá-la novamente.

Como salvo contratos que chegam por e-mail?

Encaminhe o e-mail ou anexo para o seu endereço de e-mail do Fabric a partir do endereço verificado da sua conta ou de um remetente aprovado.

É seguro armazenar contratos online?

No Fabric, você controla o acesso com permissões por espaço ou arquivo, além de proteção por senha no Pro e Team. Como armazenar documentos importantes com segurança online aborda o que deve ser observado. Confirme se a configuração atende aos seus próprios requisitos legais e de conformidade.