Como ter seus documentos em qualquer dispositivo

Os documentos se multiplicam quando transitam entre computadores. Você começa uma proposta no laptop do trabalho, envia por e-mail para casa para terminar, edita no PC de casa e manda de volta. Na sexta-feira, há o arquivo proposta_v3_final.docx em uma máquina e proposta_v3_final_JS.docx na outra, e já não está claro qual deles tem as alterações mais recentes.

Este guia aborda como as pessoas costumam manter documentos disponíveis em vários dispositivos, onde a confusão de versões e o armazenamento disperso começam a aparecer, e como manter uma única cópia de cada documento no Fabric que abre em todos os computadores e celulares que você usa.

Como as pessoas costumam manter documentos disponíveis em qualquer lugar

O OneDrive com o Microsoft Word e o Google Drive com o Google Docs são as respostas padrão e funcionam bem dentro de seus próprios ecossistemas. Os documentos do Word são salvos automaticamente no OneDrive e abrem em qualquer dispositivo conectado à conta. Os documentos do Google Docs abrem em qualquer navegador. O atrito surge quando os dois se encontram: um arquivo do Word enviado para o Google Drive é convertido ou aberto em modo de visualização, e um arquivo do Google Docs baixado como DOCX se transforma em uma cópia separada.

Muitas pessoas também têm uma conta corporativa e uma conta pessoal em serviços diferentes, além de um Dropbox de um emprego antigo, de modo que os documentos ficam espalhados por vários drives. Enviar arquivos por e-mail para si mesmo e usar pen drives preenchem as lacunas, e cada uma dessas ações cria mais uma cópia.

Com o tempo, a dúvida deixa de ser onde o documento está e passa a ser qual cópia é a mais recente. Como saber qual versão de um arquivo é a mais recente aborda maneiras de desemaranhar isso, e Como consolidar o armazenamento em nuvem discute como reduzir o número de drives.

Passo 1: Coloque seus documentos no drive do Fabric

Instale o aplicativo do Fabric para desktop em cada computador que você usa. Disponível para Mac, Windows e Linux, ele adiciona o Fabric ao seu computador como um drive virtual. Mova a sua pasta de documentos para ele usando o Finder ou o Explorador de Arquivos, e todos os computadores com o aplicativo verão os mesmos arquivos.

Como o drive se comporta como qualquer outra pasta, você pode abrir um DOCX no Word, uma planilha no Excel ou uma apresentação no PowerPoint diretamente dele. Os arquivos no drive não ocupam espaço no seu computador e são transmitidos via streaming quando você os abre.

Sem o aplicativo para desktop, basta arrastar arquivos para o aplicativo web ou clicar em Fazer upload de um arquivo. O Fabric é compatível com documentos DOCX, TXT, Markdown, HTML e JSON, apresentações PPT e PPTX e planilhas CSV e XLSX.

Passo 2: Conecte o Google Drive se seus documentos estiverem lá

Você não precisa tirar tudo do Google Drive. No marketplace do Fabric, escolha o Google Drive, clique em Instalar, faça login e conceda as permissões. O Fabric confirma a conexão assim que você for redirecionado de volta. Uma conexão com o Google Drive é uma sincronização profunda e bidirecional: os arquivos são criados dentro do Fabric e as alterações são sincronizadas nos dois sentidos.

Google Docs, Planilhas e Apresentações também podem ser importados por meio de conexões. Seus arquivos do Word no drive do Fabric e seus arquivos do Google ficam então em uma única biblioteca e aparecem nas mesmas buscas. As conexões exigem um plano pago.

Passo 3: Abra documentos no seu celular

Instale o aplicativo móvel do Fabric no iOS ou Android. Ele abre a mesma biblioteca, de modo que o contrato salvo no laptop do trabalho estará disponível para consulta enquanto você estiver em uma chamada ou na sala de espera.

Documentos que chegam primeiro ao seu celular podem fazer o caminho inverso. Toque em Compartilhar em um aplicativo de e-mail ou mensagens e escolha o Fabric, ou encaminhe um e-mail com o anexo para o seu endereço de e-mail do Fabric. De qualquer forma, ele estará nos seus computadores quando você se sentar para trabalhar.

Você pode destacar e comentar em documentos de texto no Fabric, e essas anotações permanecem com o arquivo, de modo que um comentário adicionado no celular estará lá quando você abrir o documento no desktop.

Passo 4: Encontre um documento pelo seu conteúdo

Em qualquer dispositivo, clique em Pesquisar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) e descreva o documento. A busca do Fabric lê o texto dentro dos documentos e faz a correspondência por significado, além de palavras-chave; assim, “a cláusula de aviso prévio no contrato de consultoria” leva você ao arquivo e à página corretos.

O Fabric também gera um breve resumo de cada documento assim que ele chega e extrai os seus tópicos, o que ajuda muito no celular, onde abrir vários arquivos longos para descobrir qual deles você procura é demorado. O resumo mostra o conteúdo de um arquivo antes de você abri-lo, e as tags sugeridas oferecem uma maneira de agrupar documentos relacionados, se você desejar.

Use aspas para termos exatos, como o nome de um cliente ou o número de uma cláusula, e use filtros para limitar os resultados a uma pasta, a uma tag ou a um tipo de item.

Passo 5: Trabalhe em documentos com outras pessoas

Para que outra pessoa revise um documento, compartilhe-o com ela com permissão de visualizador, comentarista ou editor. Comentaristas podem destacar textos e adicionar comentários, além de marcar cada comentário como concluído à medida que forem resolvidos. Pessoas externas podem abrir links compartilhados sem precisar criar uma conta. A seção de Colaboração traz todos os detalhes.

Quando você precisar de uma resposta rápida a partir de um conjunto de documentos, abra a pasta e pergunte ao assistente de IA. Ele trabalha apenas com o conteúdo daquela pasta, cita os documentos utilizados e pode ler planilhas além de textos.

Perguntas frequentes

Como acesso meus documentos de trabalho a partir do meu computador de casa?

Instale o aplicativo do Fabric para desktop em ambos os computadores e mantenha os documentos no drive do Fabric. Ambas as máquinas abrirão os mesmos arquivos. Antes de tudo, verifique as regras do seu empregador sobre onde os arquivos de trabalho podem ser armazenados.

Posso abrir documentos do Word a partir do Fabric no Microsoft Word?

Sim. Com o aplicativo para desktop, o drive do Fabric funciona como qualquer outra pasta, permitindo abrir um DOCX no Word diretamente dele.

Vou acabar com cópias duplicadas em cada dispositivo?

Não, se você trabalhar a partir do Fabric. Cada dispositivo abre o mesmo arquivo em vez de manter sua própria cópia, e os arquivos no drive do desktop não ocupam espaço no seu computador.

Posso usar o Fabric com o Google Docs?

Sim. Google Docs, Planilhas e Apresentações entram no Fabric por meio de conexões, e a conexão com o Google Drive sincroniza arquivos em ambas as direções. As conexões exigem um plano pago.

Quais formatos de documento o Fabric suporta?

Documentos DOCX, TXT, Markdown, HTML e JSON, apresentações PPT e PPTX, planilhas CSV e XLSX, PDFs e e-books no formato EPUB.

Posso ler meus documentos no meu celular?

Sim. Os aplicativos do Fabric para iOS e Android abrem a mesma biblioteca que os aplicativos para desktop e web.

Posso pesquisar dentro de documentos pelo meu celular?

Sim. A busca lê o texto dentro dos documentos em todos os aplicativos do Fabric.

Existe um plano gratuito?

Sim. O plano gratuito inclui upload de arquivos e notas, com limites de armazenamento e de tamanho de arquivo. A conexão com o Google Drive ou outros aplicativos requer um plano pago. Consulte os preços.