Como encontrar a gravação de uma reunião descrevendo-a

Um cliente pergunta o que foi acordado sobre a data de lançamento, e você sabe que isso surgiu em uma chamada em algum momento da primavera. Houve alinhamentos semanais, dois workshops e uma série de reuniões pontuais, todas gravadas, todas chamadas algo como "Alinhamento semanal" ou "Reunião do Zoom 87412". A gravação de que você precisa é uma entre trinta, e a parte útil está em algum lugar no meio dela.

Esta página aborda onde as gravações de reuniões geralmente vão parar e como as pessoas costumam pesquisá-las, além de como capturá-las ou enviá-las para o Fabric para que você possa encontrar a gravação certa descrevendo o que foi discutido.

Onde as gravações de reuniões costumam ficar

Cada ferramenta de videochamada guarda suas próprias gravações. O Zoom armazena gravações na nuvem em seu portal web ou salva arquivos locais em uma pasta do Zoom no seu computador. O Microsoft Teams salva no OneDrive ou SharePoint, e o Google Meet salva no Google Drive do organizador. Cada lista é organizada por data e nome da reunião, e os nomes das reuniões geralmente são títulos recorrentes do calendário, de modo que uma dúzia de chamadas compartilha o mesmo nome.

Algumas dessas ferramentas também geram transcrições, e assistentes de anotações com IA, como o Otter, entram nas reuniões como um bot para transcrevê-las. Ambos tornam o conteúdo pesquisável dentro dessa ferramenta. A dificuldade surge quando as reuniões acontecem em ferramentas diferentes: uma chamada interna no Teams, uma chamada com cliente no Zoom, um workshop presencial gravado no celular. Cada um é pesquisado separadamente, e a transcrição fica isolada das anotações, apresentações e documentos sobre os quais tratava a reunião.

Sem transcrições, o método consiste em verificar o calendário em busca de datas prováveis, abrir cada gravação e ir avançando o vídeo. Talvez outra pessoa se lembre melhor, então envia-se uma mensagem perguntando: "em qual reunião falamos sobre o lançamento?". Essa abordagem até funciona, embora, para trinta chamadas, possa levar uma tarde inteira.

Passo 1: Capture chamadas com o aplicativo para desktop

Instale o aplicativo Fabric para desktop no Mac, Windows ou Linux. Quando você inicia uma chamada no Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, o Fabric detecta a reunião e se oferece para iniciar a transcrição. Nenhum bot entra na chamada, de modo que os outros participantes não veem um anotador na lista de participantes. Como fazer anotações de reuniões sem um bot ingressar na chamada aborda a configuração em mais detalhes.

A transcrição aparece em tempo real durante a chamada, e você pode pesquisar nela ou fazer perguntas à IA enquanto a reunião ainda está acontecendo. As anotações que você escreve antes ou durante a reunião ficam lado a lado com a transcrição. Quando a reunião termina, o Fabric analisa suas anotações e a transcrição em conjunto e gera um relatório resumido.

Para reuniões presenciais, inicie uma anotação de reunião manualmente em qualquer aplicativo do Fabric, inclusive no celular, e o mesmo relatório é gerado quando você finaliza. A gravação e a transcrição de reuniões exigem um plano pago.

Passo 2: Envie as gravações que você já tem

Gravações mais antigas podem ser adicionadas à mesma biblioteca. Baixe-as do Zoom, Teams ou Meet e, em seguida, arraste-as para o Fabric ou clique em Enviar um arquivo. O Fabric transcreve vídeos e áudios enviados em MP4, MOV, WebM, MP3, WAV e M4A, cobrindo os formatos exportados por essas ferramentas. As transcrições podem ser pesquisadas e editadas.

As gravações salvas no Google Drive pelo Meet também podem ser transferidas por meio de uma conexão com o Google Drive, que sincroniza arquivos em ambas as direções. As conexões exigem um plano pago.

Conforme cada gravação é adicionada, o Fabric cria embeddings para que a busca possa encontrar correspondências por significado, gera um resumo, extrai tópicos e sugere tags. Coleções inteligentes podem então agrupar as gravações para você, como todas as chamadas em que se discutiu preços, sem que você precise renomear um único arquivo. O resumo também oferece uma visão rápida sobre o que cada chamada abordou.

Passo 3: Pesquise pelo que foi discutido

Clique em Pesquisar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) e descreva a conversa. A pesquisa do Fabric encontra correspondências por significado em todas as transcrições, portanto, "quando concordamos em adiar o lançamento" pode encontrar a chamada em que alguém disse "vamos adiar o go-live para a segunda semana de junho".

Abra o resultado e ele irá direto para o momento exato correspondente, para que você possa conferir o diálogo no contexto em vez de começar do início de uma chamada de uma hora.

Descreva decisões, objeções ou tópicos em vez da reunião em si: "resistência do cliente quanto à taxa de onboarding" ou "discussão sobre a contratação de um segundo designer". Coloque o nome de um cliente ou código de projeto entre aspas para uma correspondência exata. Filtre por local se as gravações do cliente estiverem em uma pasta ou espaço próprio, ou por tipo de item para ver apenas gravações.

Passo 4: Pergunte ao assistente de IA sobre suas reuniões

Para perguntas que abrangem várias chamadas, o assistente de IA é mais rápido do que ler os resultados um por um. Abra a pasta de um cliente, inicie o assistente ali para limitá-lo àquela pasta e pergunte: "Quando discutimos a data de lançamento pela primeira vez e o que mudou depois disso?". A resposta cita as gravações com carimbos de data/hora clicáveis.

Perguntas de acompanhamento funcionam perfeitamente, e você pode salvar a resposta como uma anotação para enviar ou guardar. Se a dúvida for sobre uma fala específica de alguém, Como encontrar algo que alguém disse em uma reunião aborda isso em detalhes.

Perguntas frequentes

Como encontro a gravação de uma reunião quando não sei a data?

Transcreva suas gravações no Fabric e pesquise pelo que foi discutido. Os resultados abrem no momento exato correspondente, dispensando a necessidade de saber a data.

O Fabric grava chamadas do Zoom, Teams e Google Meet?

Com o aplicativo para desktop instalado, o Fabric detecta reuniões no Zoom, Microsoft Teams e Google Meet e oferece a opção de transcrevê-las. Nenhum bot entra na chamada.

Posso enviar gravações antigas do Zoom para o Fabric?

Sim. Baixe-as do Zoom e envie os arquivos. O Fabric transcreve MP4 e M4A, juntamente com outros formatos comuns.

Posso gravar uma reunião presencial?

Sim. Inicie uma anotação de reunião manualmente em qualquer aplicativo do Fabric, inclusive no seu celular, e o Fabric gerará um relatório ao finalizar.

O que o Fabric produz após uma reunião?

Ele analisa a transcrição em conjunto com as anotações feitas por você e gera um resumo detalhado da reunião.

Posso pesquisar em uma reunião enquanto ela ainda está acontecendo?

Sim. A transcrição aparece em tempo real, e você pode pesquisar nela ou fazer perguntas à IA durante a chamada.

A IA pode me dizer em qual reunião uma decisão foi tomada?

Sim. Pergunte ao assistente de IA e ele responderá com referências clicáveis para as gravações, incluindo os momentos exatos.

Posso manter as gravações de cada cliente separadas?

Sim. Crie um espaço ou pasta para cada cliente e guarde as gravações dele lá. A pesquisa pode ser filtrada para esse local, e o assistente de IA pode ser limitado à pasta correspondente quando você perguntar sobre as chamadas do cliente.

Preciso de um plano pago para a transcrição de reuniões?

Sim. A gravação e transcrição de reuniões exigem um plano pago. Consulte a página de preços para ver os planos atuais.