Como encontrar um documento descrevendo-o

Um colega pede “aquela proposta que fizemos para o museu, aquela com o cronograma em fases”. Você sabe que ela existe. Pode ser um arquivo do Word no drive compartilhado, um Google Doc que alguém começou, uma página do Notion ou uma apresentação de slides que acabou se tornando a versão definitiva. Pode se chamar Proposta_v3_final, ou Rascunho museu, ou algo totalmente não relacionado a museus, porque foi reaproveitada de um pitch anterior.

Esta página aborda as maneiras comuns como as pessoas procuram um documento que conseguem descrever, mas não lembram o nome, e como encontrar um no Fabric descrevendo-o, entre os arquivos salvos e os aplicativos conectados.

Como as pessoas costumam procurar um documento

A maioria das pessoas começa no lugar onde acha que o documento está. O Google Drive, o OneDrive e o Dropbox pesquisam o conteúdo dos arquivos, e o Notion e o Confluence pesquisam suas próprias páginas. Cada um funciona bem dentro de seus próprios limites. Quando os documentos de uma equipe estão divididos entre três ou quatro ferramentas, encontrar um significa repetir a mesma pesquisa em cada uma, com resultados e sintaxes ligeiramente diferentes a cada vez.

No computador, o Spotlight ou a pesquisa do Windows localizam arquivos locais pelo nome e por parte do conteúdo. As listas de arquivos recentes ajudam se o documento tiver sido aberto recentemente. Nenhuma dessas opções ajuda muito com um arquivo do ano passado do qual você só se lembra pelo assunto.

O último recurso é perguntar a alguém, geralmente no Slack: “Alguém tem o documento em que detalhamos o cronograma em fases?” Isso funciona quando a pessoa certa está por perto e se lembra. Para consultorias, agências e equipes de pesquisa, o conhecimento em documentos antigos geralmente depende exatamente desse tipo de memória, e ela se perde à medida que as pessoas mudam de equipe ou emprego.

Passo 1: Reúna documentos e aplicativos em uma única pesquisa

O Fabric lida com arquivos DOCX, TXT, Markdown, HTML e JSON, apresentações de PowerPoint em PPT e PPTX, além de planilhas CSV e XLSX, juntamente com PDFs. Arraste os arquivos para dentro, cole-os ou clique em Fazer upload de um arquivo, que processa grandes lotes de uma só vez. As notas que você escreve no Fabric também são documentos.

Para trabalhar a partir do Finder ou do Explorador de Arquivos, instale o aplicativo do Fabric para desktop. Ele monta o Fabric como uma unidade no Mac, Windows e Linux, e uma equipe pode compartilhar uma unidade dessa forma, para que a proposta que toda a equipe edita fique em um só lugar.

Os documentos que estão em outras ferramentas podem permanecer lá. Por meio de conexões, os Google Docs, Slides e Planilhas e as páginas do Notion tornam-se pesquisáveis a partir do Fabric, e a conexão com o Google Drive sincroniza arquivos em ambas as direções. Para configurar uma, acesse o marketplace do Fabric, escolha o aplicativo, clique em Instalar, faça login e conceda as permissões. As conexões exigem um plano pago.

Passo 2: Deixe o Fabric compreender cada documento

Conforme um documento é adicionado, o Fabric cria embeddings para que a pesquisa possa encontrá-lo pelo significado, redige um resumo, extrai o tipo de conteúdo e os tópicos e sugere tags. Isso é a organização inteligente, e significa que a pesquisa pode associar um arquivo chamado Proposta_v3_final pelo que ele aborda: uma proposta de implementação em fases para um museu.

As coleções inteligentes podem então reunir documentos pelo conteúdo, como todas as propostas ou todas as atualizações da diretoria, sem que ninguém precise arquivá-los. Pastas, espaços e tags são opcionais, e a pesquisa funciona da mesma forma com ou sem eles. Como organizar arquivos digitais aborda estruturas leves que se integram muito bem.

Passo 3: Descreva o documento na pesquisa

Clique em Pesquisar ou pressione Cmd+F (Mac) / Ctrl+F (Windows) e descreva sobre o que era o documento. A pesquisa do Fabric é híbrida, combinando significado e palavras-chave simultaneamente. “Proposta para um museu com cronograma em fases” pode encontrar uma apresentação cujos slides mencionam “Fase 1: galeria piloto” e nunca usam a palavra “museu” no nome do arquivo.

Boas descrições mencionam o objetivo e o conteúdo: “checklist de integração para novos prestadores de serviço”, “planilha comparando orçamentos de três espaços”, “guia de estilo com regras para títulos e maiúsculas”. Coloque o nome de um cliente, código de projeto ou frase exata entre aspas para uma correspondência estrita. Filtre por tipo de item para ver apenas documentos, ou por local para permanecer dentro do espaço de um cliente. Se os primeiros resultados forem próximos, mas não os corretos, adicione mais um detalhe de que você se lembra, como o setor do cliente ou um valor do orçamento, e pesquise novamente.

Ao encontrar uma correspondência próxima, como uma versão anterior da proposta, selecione-a e execute a pesquisa por similaridade para exibir documentos relacionados. Isso pode trazer uma versão posterior ou a apresentação criada a partir da proposta escrita.

Passo 4: Pesquise nos aplicativos conectados e pergunte à IA

Para incluir seus aplicativos conectados, clique dentro do painel de pesquisa de conhecimento, no lado direito da tela de pesquisa na web e desktop ou no painel inferior no celular. Ele executa uma pesquisa agêntica no Fabric e nos aplicativos que você conectou, permitindo que você faça perguntas complementares por lá. Como pesquisar em todos os seus aplicativos de uma só vez aborda essa configuração.

O assistente de IA executa a mesma pesquisa. Pergunte “Onde está a proposta do museu com o cronograma em fases e quais eram as fases?” e ele responderá com referências clicáveis para os documentos encontrados. Para limitá-lo a uma área, abra uma pasta e inicie o assistente a partir dela, ou clique com o botão direito em uma pasta e adicione-a ao contexto do assistente.

Perguntas frequentes

Como encontro um documento quando não consigo lembrar o nome dele?

Descreva sobre o que ele tratava. A pesquisa do Fabric faz a correspondência dos documentos tanto pelo significado quanto por palavras-chave, de modo que o nome do arquivo não precisa ser idêntico.

Quais tipos de documento o Fabric consegue pesquisar?

DOCX, TXT, Markdown, HTML, JSON, PPT e PPTX, CSV e XLSX, PDFs e notas do Fabric. Google Docs, Slides, Planilhas e páginas do Notion são incluídos por meio de conexões.

Posso pesquisar no Google Docs e no Notion ao mesmo tempo?

Sim, depois que ambos estiverem conectados. O painel de pesquisa de conhecimento e o assistente de IA pesquisam no Fabric e nos seus aplicativos conectados juntos. As conexões exigem um plano pago.

Posso pesquisar dentro de planilhas?

O Fabric oferece suporte a arquivos CSV e XLSX, e o assistente de IA consegue lê-los, permitindo que você faça perguntas sobre o conteúdo de uma planilha.

Como encontro a versão mais recente de um documento?

Encontre uma versão e execute a pesquisa por similaridade para exibir os arquivos relacionados. Como pesquisar no Google Drive pelo conteúdo dos arquivos também ajuda quando as versões estão no Drive.

Posso limitar a pesquisa aos documentos de um único cliente?

Sim. Filtre por local ou abra a pasta do cliente e faça a pergunta ao assistente de IA, que se limitará àquela pasta.

Preciso adicionar tags aos documentos para que a pesquisa funcione?

Não. O Fabric resume cada documento e extrai tópicos assim que ele é adicionado, portanto, a pesquisa funciona sem a necessidade de tags ou pastas.

Minha equipe pode pesquisar os mesmos documentos?

Sim. Compartilhe um espaço com sua equipe e defina a função de cada pessoa como visualizador, comentarista, editor ou administrador. Consulte os preços para equipes para conhecer os planos.