Como criar um portal do cliente

O relacionamento com um cliente gera um fluxo constante de materiais: o briefing, o contrato, pesquisas, rascunhos, rodadas de feedback, arquivos finais, faturas. Quando tudo isso transita por e-mail e diversos links compartilhados, o cliente acaba pedindo coisas que você já enviou, e você perde tempo vasculhando conversas para reenviá-las.

Esta página é um guia prático: como configurar um portal no Fabric para um cliente, passo a passo, e repetir o processo para o próximo. Para entender melhor o conceito geral sobre o que um portal deve conter e como gerenciá-lo, consulte Como configurar um portal do cliente.

Como freelancers e agências geralmente compartilham arquivos com clientes

A maioria começa com uma pasta compartilhada no Google Drive ou Dropbox para cada cliente. É um método familiar e de baixo custo. Ao longo de um projeto longo, a pasta fica cheia de rascunhos, arquivos duplicados e itens com nomes como final_v2, e as permissões viram uma bagunça quando arquivos de trabalho internos se misturam com o que o cliente deveria ver. Além disso, o feedback ainda acontece por e-mail, separado dos arquivos.

Algumas equipes usam uma ferramenta de projetos como o Notion para cada cliente, com páginas que contêm links e atualizações. O visual fica mais organizado, embora muitos clientes não usem a ferramenta, tornando o acesso e a edição complicados para eles, sem contar que os arquivos geralmente ficam hospedados em outro lugar.

Softwares dedicados a portais de clientes combinam compartilhamento de arquivos com faturamento, formulários e mensagens. Isso atende bem às agências que desejam tudo isso em um único produto. Para estúdios menores e freelancers, trata-se de mais uma assinatura e outro login para explicar a cada cliente, além de o portal ficar separado do local onde o trabalho é de fato realizado.

Passo 1: Crie um espaço para o cliente

No Fabric, crie um novo espaço exclusivo para este cliente e dê a ele o nome do cliente. O espaço mantém o material dele separado de seus outros clientes e do seu trabalho interno, e é exatamente isso que você compartilhará com ele no próximo passo.

Dentro do espaço, adicione uma estrutura simples de pastas. Uma organização comum é: Briefing e contratos, Em andamento, Para revisão e Entregáveis finais. Mantenha a estrutura simples; os clientes acham mais fácil navegar por poucas pastas claras do que por uma árvore profunda de diretórios.

Mova o que você já tem: arraste os arquivos para dentro, use Fazer upload de arquivo ou copie-os para o espaço por meio da unidade do Fabric para desktop. Se quiser acompanhar o progresso visualmente, mude a pasta de trabalho para a visualização em kanban e use colunas para cada etapa, com os próprios arquivos funcionando como os cartões.

Passo 2: Compartilhe o espaço com o cliente

Compartilhe o espaço com seus contatos no cliente. Eles verão apenas aquele espaço, e não o restante do seu Fabric, o que é a essência do portal. O artigo Como conceder a um cliente acesso apenas aos seus próprios arquivos aborda este passo em mais detalhes.

Escolha a função de cada pessoa: visualizador, comentarista, editor ou administrador. As funções podem ser definidas no nível do espaço e em arquivos individuais, permitindo que um cliente comente na pasta de revisão, mas apenas visualize os contratos. Pessoas externas podem usar links compartilhados sem precisar se cadastrar. A página Funções e permissões explica o que cada perfil permite fazer.

Se algum material for exclusivo da sua equipe, mantenha-o em um espaço interno separado. Dessa forma, nada confidencial ficará dentro do espaço do cliente por engano.

Passo 3: Colete feedback dentro do portal

Quando um rascunho estiver pronto, coloque-o na pasta de revisão. Um cliente com permissão de comentarista pode deixar comentários diretamente no trabalho: comentários com marcação de tempo em vídeos e áudios, com desenhos nos quadros de vídeo; desenhos acompanhados de comentários em imagens; e destaques com comentários em arquivos de texto.

Cada comentário pode ser marcado como concluído, de modo que o feedback de uma rodada funciona como uma lista de tarefas. Tanto você quanto o cliente conseguem ver o que já foi resolvido e o que ainda está pendente, reduzindo a troca de e-mails de acompanhamento. Outros recursos de colaboração, como conversas em tópicos e histórico de atividades, ajudam bastante quando várias pessoas do lado do cliente estão envolvidas.

Passo 4: Entregue os arquivos finais com um link publicado

Para a entrega formal, publique a pasta Entregáveis finais. Clique em Compartilhar, abra a aba Publicar e clique em Criar link. Dê um nome ao link, escolha se deseja permitir downloads (disponível em todos os planos) e decida se os mecanismos de busca podem indexá-lo. A pasta é publicada como uma página da web, e a edição dos arquivos no Fabric atualiza automaticamente a versão publicada.

Nos planos Pro e Team, você pode adicionar proteção por senha à pasta. Qualquer pessoa que abri-la precisará digitar a senha, o acesso dura seis horas e não há recuperação de senha, portanto, guarde-a em um gerenciador de senhas. Ative os dados analíticos de links ao criar o link para acompanhar as visitas ao longo do tempo, com datas, localização e dispositivo de cada visita. O plano Pro também permite publicar no seu próprio domínio.

Passo 5: Mantenha o histórico do cliente pesquisável para a sua equipe

Como o briefing, os rascunhos, os feedbacks e os arquivos finais ficam no mesmo espaço, o assistente de IA pode responder a perguntas sobre a conta. Abra uma pasta no espaço e pergunte, por exemplo, o que o cliente disse sobre a paleta de cores na rodada dois. Ele se limita àquela pasta e cita suas fontes. Gravações de reuniões com o cliente também podem ficar no mesmo espaço. A página Fabric para trabalhos com clientes mostra como as equipes aproveitam essa funcionalidade.

Quando o próximo cliente fechar contrato, crie um novo espaço com a mesma estrutura de pastas e compartilhe com ele. Cada portal permanece totalmente separado.

Perguntas frequentes

O que é um portal do cliente?

Uma área privada onde o cliente pode ver os arquivos, atualizações e entregáveis do seu projeto e, geralmente, fornecer feedback, sem ver o trabalho de nenhum outro cliente.

Os clientes podem usar o portal sem uma conta no Fabric?

Sim. Pessoas externas podem acessar links compartilhados sem precisar se cadastrar.

Como garantir que um cliente veja apenas os seus próprios arquivos?

Crie um espaço para aquele cliente e compartilhe apenas esse espaço com ele. Ele verá esse espaço e nada mais no seu workspace.

Os clientes podem comentar nos arquivos do portal?

Sim, se você conceder a eles permissão de comentarista ou editor. Eles podem comentar em vídeos, áudios, imagens e textos, e os comentários podem ser marcados como concluídos.

Posso proteger as entregas do cliente com senha?

Sim, nos planos Pro e Team. Basta clicar com o botão direito na pasta ou abrir o menu de três pontos e escolher Adicionar proteção por senha.

Consigo saber quando um cliente abre os arquivos finais?

Com os dados analíticos de link em um link publicado (Pro e Team), você pode ver as visitas com datas, localização e dispositivo. Os relatórios não identificam o nome do visitante, portanto, forneça a cada contato seu próprio link personalizado se precisar diferenciá-los.

O portal pode usar o meu próprio domínio?

Links publicados podem usar um domínio personalizado no plano Pro, configurado a partir do seletor de domínios na tela de publicação.

Quanto custa para manter um portal do cliente no Fabric?

A publicação, com opção de download, está incluída no plano gratuito; a proteção por senha, os dados analíticos e os domínios personalizados exigem um plano pago. O preço do plano Team não é cobrado por usuário. Veja os preços para equipes.